In dit artikel lees je hoe je de juiste relatie-gegevens toont aan iedere gebruiker van het Procurios Platform. Iedere gebruiker kijkt vanuit een andere context naar relatie-gegevens. Daaruit ontstaan verschillende gebruikers-behoeften. We leggen je graag uit hoe je in die verschillende behoeften kunt voorzien.
Het is belangrijk allereerst een totaalbeeld te hebben van het CRM. Lees daar meer over in Opbouw van Procurios CRM
De context van een Relatie
Een relatie in je CRM is een bepaalde entiteit, zoals een persoon, bedrijf, school, famile, etc. Voor deze uitleg gebruiken we het relatietype Persoon.
Relaties bevatten allerlei data, zoals adresgegevens, interesses, contactmomenten, financiële gegevens, etc. Binnen jouw organisatie kan een bepaald kenmerk uit deze data een context creëren, bijvoorbeeld:
- Relaties die deelnemen aan een panel om je organisatie van feedback te voorzien
- Relaties die lid zijn van je organisatie en waar de servicedesk medewerkers administratieve werkzaamheden op uitvoeren
- Relaties die je wilt nabellen vanwege een openstaande factuur
- Relaties die vrijwilligerswerk voor jou organisatie doen
Zie je ook dat een context niet om gescheiden groepen gaat? Een relatie kan namelijk in meerdere contexten passen.
Binnen elke context vinden verschillende soorten werkzaamheden plaats die vragen om een andere kijk op de data.
- In de context van een panellid wil je wellicht informatie overzichtelijk weergeven over zijn beroep, zijn gezinssituatie en interesses.
- In de context van administratieve werkzaamheden zijn het aan kunnen passen van NAW-gegevens, inzicht in abonnementen en facturen van belang.
- In de context van de belactie is naam, telefoonnummer en de financiële geschiedenis van belang. Dat kan de toon van het gesprek bepalen.
- In de context van een vrijwilliger wil je zien wat zijn skills en voorkeuren zijn, welke ervaring hij heeft en voor welke acties/taken hij is ingepland.
Zo zie je dat elke context om een andere benadering vraagt. Deze context kun je in je CRM creëren door middel van een Weergave en Relatieformulieren.
Voor ieder type gebruiker een eigen Weergave
Een Weergave is als het ware een venster waardoor je een beperkte hoeveelheid Relaties zichtbaar maakt. Het is niet een groep waarin je Relaties afzondert. Relaties die je via een Weergave ziet, kun je via een andere Weergave namelijk ook zien.
Binnen een weergave is een gespecificeerde set van relaties beschikbaar en worden de acties bepaald die een gebruiker binnen die weergave kan uitvoeren.
Voornaamste functionaliteiten:
- Een set van relaties toegankelijk maken
- Toegang beperken tot bepaalde gebruikers, groepen of rollen
- Bepalen hoe de relatiekaart er uit ziet en welke velden er beschikbaar zijn
- Beschikbare acties (wijzigen, printen, exporteren, ...) beperken
- Relaties binnen deze set doorzoeken / segmenteren
- Zoekmogelijkheden beperken van gekoppelde data uit andere modules (facturen, bijeenkomsten, ...)
In de afbeelding hieronder zie je twee Weergaven (1): Backend Gebruikers en CRM. Binnen een Weergave kun je gesegmenteerde groepen relaties tonen. Dit noemen we Relatielijsten. In de afbeelding zie je binnen de Weergave CRM de standaard Relatielijst Alle relaties en een custom Relatielijst Nieuwsbrief ontvangers (2).
Lees meer over Relatielijst maken.
Weergaven kun je inrichten onder CRM > Instellingen > Weergaven.
Met relatieformulieren bepaal je wat de gebruiker ziet
Een weergave maakt gebruik van één of meer relatieformulieren. Door middel van een relatieformulier bepaal je welke gegevens worden getoond op de Relatiekaart en hoe worden ze weergegeven. Een relatiekaart kent 4 gebruikersfuncties:
- Bekijken
- Toevoegen
- Bewerken
- Verwijderen
Het is mogelijk om bij elke gebruikersfunctie in een Weergave een ander Relatieformulier te kiezen. Op die manier kun je bijvoorbeeld:
- het invoeren van een nieuwe Relatie eenvoudig houden, door alleen de basis-gegevens uit te vragen voor de functie Toevoegen
- er voor kiezen om de meest relevante gegevens bovenaan en in het eerste tabblad te plaatsen voor de functie Bekijken.
- velden die gebruikers niet mogen wijzigen uit het formulier halen voor de functie Bewerken.
De afbeelding hieronder is niet representatief voor een Superuser, maar toont wel een mogelijke toepassing van verschillende Relatieformulieren.
Een Superuser ziet alleen de Weergave 'CRM' en eigen gemaakte Weergaven.
Lees hier hoe je een Relatieformulier kunt inrichten.
Welke bewerkings-mogelijkheden geef je aan de gebruiker?
Binnen een weergave geef je tot slot ook aan van welke functionaliteiten iemand gebruik mag maken. Deze functionaliteiten zijn verdeeld in de volgende 3 secties:
- Acties op de relatiekaart
- Acties bij de relatielijst
- Velden uit andere modules
Acties op de relatiekaart
Onder deze optie geef je aan welke handelingen er uitgevoerd kunnen worden op een individuele relatiekaart. Denk bijvoorbeeld aan 'relatie bewerken', 'relatie printen' of 'samenvoegen met een andere relatie'.
Acties bij de relatielijst
Onder deze optie geef je aan welke handelingen er uitgevoerd mogen worden op een hele relatielijst. Denk dan aan 'exporteren', 'selectie maken' of 'relatie toevoegen'.
Velden uit andere modules
Hier geef je aan welke velden de gebruiker mag gebruiken bij:
- het maken van relatiefilters
- het tonen van gegevens in kolommen van een relatielijst
Bedenk bij al de bovenstaande instellingen goed wie je welke toegang of mogelijkheden geeft. Zorg dat je de inrichting kunt verantwoorden binnen onder andere de richtlijnen van de AVG.