Een van je relaties, meneer Janssen, belt je op om een adreswijziging door te geven. Terwijl je de relatie aan de telefoon hebt, wil je hem graag snel opzoeken. Later op de dag wil je een uitgebreidere zoekopdracht uitvoeren. Dit keer gaat het niet om die ene relatie die je aan de telefoon hebt, maar wil je een lijst maken van alle leden die voldoen aan specifieke criteria. De uitgebreide zoek- en filterfunctie van het Procurios CRM maakt dit mogelijk.
Het Procurios CRM kent twee manieren voor het zoeken naar relaties: een zoekbalk en een filterfunctie om je zoekopdracht te verfijnen. In dit artikel beginnen we met het uitleggen van de eenvoudige zoekopdracht en maken we het filter steeds een beetje uitgebreider.
Eenvoudig zoeken
Om eenvoudig te zoeken doorloop je de volgende stappen:
- Ga naar CRM vanuit het hoofdmenu. Vervolgens kom je terecht op het Dashboard.
- Klik op het veld van het zoekfilter en typ in wat je zoekt. Je kunt zoeken op de eigenschappen die je onder het zoekveld ziet staan.
- Klik op enter of op het vergrootglas-icoon om te zoeken.
Je kunt de zoekbalk ook vinden bij de relatielijsten onder CRM > Relaties.
- Selecteer een lijst waarin je wil zoeken.
- Typ je zoekterm in de zoekbalk.
Door te klikken op het uitroepteken kun je bekijken voor welke eigenschappen je het snelzoeken kunt gebruiken. - Klik op het vergrootglas-icoon om de zoekopdracht uit te voeren.
Wil je de velden waarop je snel kunt zoeken wijzingen? Klik dan onder het uitroepteken in de zoekbalk op 'wijzig' en kies de modus 'Selecteer de velden die gebruikt mogen worden voor snelzoeken'. Selecteer de gewenste velden en kies 'opslaan'.
In principe zoekt het filter exact naar de tekens die jij opgeeft. Dus wanneer je zoekt op 'Jansen' zul je geen resultaten krijgen met 'Janssen'. Wanneer je echter zoekt op 'jans', zullen namen als 'Jansma', 'Jansen', 'Janssen' allemaal in de lijst met resultaten verschijnen. Overigens is het zoekfilter dus niet hoofdlettergevoelig.
Bij het zoeken op basis van een postcode mag de spatie tussen de 4 cijfers en de 2 letters weggelaten worden. Dus '3992 LX' geeft hetzelfde resultaat als '3992lx'.
Geavanceerd zoeken met zoekfilter
- Ga naar CRM in hoofdmenu
- Zorg dat je in het linkermenu het tabblad Relaties heb geselecteerd.
- Klik op Toon zoekfilter in het zoekveld.
In het zoekfilter dat nu opent, kan je verschillende regels aanmaken waarop je wilt zoeken. (Zie onderstaande afbeelding voor het zoekfilter.)
Je kunt kiezen tussen twee opties: Alle en Tenminste één (gevolgd door de zin van de volgende regels is waar).
- Bij de optie Alle moeten relaties aan alle regels van de zoekopdracht voldoen om in het resultatenoverzicht te komen. Je wilt bijvoorbeeld de relaties hebben die als woonplaats Utrecht hebben én die aangemaakt zijn na 1-1-2013. Een relatie die in Utrecht woont, maar die is aangemaakt in 2012 komt dus niet in je resultatenoverzicht.
- Bij de optie Tenminste één moeten relaties aan tenminste één van de regels voldoen om in het resultatenoverzicht te komen. In het vorige voorbeeld zijn dit relaties die in Utrecht wonen en/of zijn aangemaakt na 1-1-2013.
- Klik op 'Maak een nieuwe...' Er komt nu een menu tevoorschijn.
- Zoek op het onderwerp waarover de regel moet gaan. Wil je bijvoorbeeld zoeken op naam, typ dan 'Naam' om het veld snel in beeld te krijgen. Zelf scrollen tussen alle filteropties kan ook, je vindt de het veld onder het kopje Standaardvelden.
- Klik op het betreffende veld in het uitgeklapte menu.
- Er verschijnt nu een nieuwe regel waar je de details van de regel kunt aanpassen. In ons voorbeeld willen we zoeken op een relatie waarvan de naam begint met 'Jans'.
- Klik op 'Zoek' om de zoekopdracht te starten.
- Na het zoeken verdwijnt het zoekfilter. Om deze weer tevoorschijn te halen kan je klikken op 'Filtering actief' in de (inmiddels gele) zoekbalk.
Verwijderen van (delen van) het zoekfilter
- Verwijderen van één regel: klik op het menu-icoontje achter de regel en vervolgens op 'Verwijder deze regel'. (Zie 1 in onderstaande afbeelding.)
- Verwijderen van het hele zoekfilter: klik op 'Wis zoekfilter'. (Zie 2 in onderstaande afbeelding.)
Combineren van 'Alle' en 'Tenminste één'
Er kunnen situaties optreden waarin je de voorwaarden Alle en Tenminste één ('volgende regels zijn waar') wilt combineren. Hieronder staat een voorbeeld van zo'n situatie.
Je wilt alle relaties die:
- In de woonplaats Utrecht wonen;
- Ouder zijn dan 15 jaar;
- En geǐnteresseerd is één van de volgende thema's: Leefgebieden wereldwijd, Verblijven Europa
In onderstaande afbeelding is te zien hoe het zoekfilter in deze situatie kan worden ingesteld. Het blok met Tenminste één is nu blauw gekleurd waarmee aangegeven wordt dat de regels die daarbinnen staan vallen onder de Tenminste één conditie.
Gemaakte zoekopdracht in een andere lijstweergave gebruiken
Het komt wel eens voor dat je een selectie maakt met heel veel verschillende regels en op het einde kom je er achter dat je de zoekopdracht in de verkeerde weergave hebt opgebouwd. Mocht dit gebeuren dan heb je de mogelijkheid om de zoekopdracht te verplaatsen naar een andere lijst.
- Klik op 'Filtering actief'
- Nadat het filter is uitgeklapt, klik je op de zojuist verschenen optie 'Verplaats filter'.
Een nieuw scherm wordt geopend.
- Selecteer de lijst waar je het zoekfilter op wilt toepassen: bijvoorbeeld de lijst waarin alleen leden voorkomen.
- Klik op 'Verplaats'.
Als je een bepaald zoekfilter vaak gebruikt, kun je dit filter opslaan in een Relatielijst. Hier lees je hoe je een Relatielijst kunt maken.