Dit artikel beschrijft de eigenschappen van de facturatie-module op hoofdlijnen.
Administraties
De facturatie-module is een centrale module die instaat voor het genereren van opdrachten en eventueel daaruit volgende facturen. De module kan overweg met één of meerdere administraties. Een administratie is een entiteit met specifieke eigenschappen:
- Algemene kenmerken zoals het standaard aantal 'vervaldagen'
- Kostenplaatsen
- Factuurreeksen
- Pdf-sjablonen voor facturen en herinneringen
- Sjablonen voor e-invoices en -herinneringen
Voorbeeld: bij Procurios gebruiken we het concept 'administraties' om onderscheid te maken in facturen van onze Nederlandse en Belgische vestiging.
Workflow
De workflow van Finance ziet er zo uit:
- Opdracht aanmaken: manueel of automatisch (door een ander Product, zoals Abonnementen)
- Opdracht omzetten naar een factuur
- Opvolging van de betaalstatus van een factuur
Boekhouding is géén onderdeel van deze module.
Lees meer over Van banktransactie naar boekhouding
Pdf-sjablonen voor facturen en herinneringen
Onder pdf-sjablonen kun je zowel factuur-pdf-sjablonen als herinnnering-pdf-sjablonen creëeren.
Met de opties die je bij de sjablonen ziet, kun je het sjabloon naar eigen wens inrichten. Je kunt je eigen logo toevoegen, een begeleidende tekst en een voettekst. Bij factuursjablonen kun je opties of kolommen aan of uit zetten.
Eén factuursjabloon kun je zowel voor incasseerbare als niet-incasseerbare facturen gebruiken. In de begeleidende tekst beschrijf je hoe de betaling verloopt. Voor incasseerbare facturen maak je gebruik van de optie voor een 'alternatieve tekst voor incasseerbare facturen'.
Voor verzending per post kun je hetzelfde factuursjabloon gebruiken. Je kunt eventueel logo en voettekst verbergen als dit al op je briefpapier aanwezig is.
Als je meerdere factuursjablonen gebruikt kun je, op het moment dat je facturen aanmaakt, kiezen welke factuursjabloon je wilt toepassen op de betreffende facturen.
E-invoicing / e-mailsjablonen
Nadat je factuursjabloon is ingericht, kun je ook e-mailsjablonen inrichten t.b.v. e-invoicing. Deze sjablonen bepalen hoe de mails eruit zien die gestuurd worden naar je relaties als er een nieuwe factuur is gemaakt of als een relatie herinnerd wordt aan een verlopen factuur.
Over het inrichten van e-mailsjablonen lees je meer in dit artikel: Factuur e-mailsjablonen
Rapportage
Voor een boekhouder is van belang dat de financiële stromen inzichtelijk is. Dit kun je doen door middel van grootboekrekeningen. Als je dit hebt ingericht, krijg je maandelijks een overzicht van de omzet per grootboekrekening.
Lees meer over: Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform