In dit artikel lees je hoe je een incasso-proces opzet en maandelijks uitvoert.
In het kort
Voor we starten zetten we even op een rijtje wat we nu precies voor elkaar willen krijgen:
- Jouw relaties hebben je een toezeggingen gedaan voor een donatie of hebben een lidmaatschap of abonnement bij jouw organisatie lopen en hebben daarbij een machtiging tot automatische incasso afgegeven.
- Voor die toezegging, lidmaatschap of abonnement willen we de afgesproken hoeveelheid geld incasseren.
- Achteraf willen we weten of dat gelukt is of niet, zodat we weten of alle inspanningen niet voor niks zijn geweest.
Vooraf regelen
Voordat je kunt incasseren moet je twee dingen regelen:
- Een contract met een bank, zodat zij de incasso’s voor je regelen. Als je dit contract hebt, krijg je een Incassant ID.
- Met dit Incassant ID kun je een Incassanten toevoegen in het Procurios Platform.
Het proces van de maandelijkse incassobatch maken
Vanaf nu wordt het vrij eenvoudige routineklus die je maandelijks kunt doen, bestaande uit een aantal taken:
- Alle benodigde facturen aanmaken
- Voor openstaande facturen automatische-incasso opdrachten genereren
- De incassobatch maken
- De incassobatch naar je bank sturen
Benodigde facturen aanmaken
Om facturen te kunnen incasseren, moeten ze wel aangemaakt zijn. De eerste stap van het proces is dus om de benodigde facturen te maken.
Als je daar hulp bij nodig hebt, kun je de volgende artikelen lezen:
Voor openstaande facturen automatische-incasso opdrachten genereren
Als je alle facturen hebt gemaakt waarvan je wilt incasseren, is het tijd om voor deze openstaande facturen automatische incasso opdrachten te maken.
In dit artikel leggen we je uit hoe je dat doet: Openstaande abonnements-factuur incasseren (how to)
Een incassobatch aanmaken
Nu is het eindelijk tijd voor het maken van de incassobatch!
- Open Finance > Direct Debet > Te incasseren
- Vul rechts in het filter de instructiedatum (1) in (tot maximaal 1 jaar vooruit) en klik op 'Filter'.
- Alle Toezeggingen of Facturen die op basis van de instructiedatum te incasseren zijn, worden getoond in het overzicht
In het scherm met Te Incasseren opdrachten staat een Uiterste Vervaldatum (2). Je moet je incassobatch uiterlijk die datum aanleveren bij de bank.
- Klik op ‘Maak batch van selectie’ (3)
- Na het aanmaken van de batch kun je hem direct downloaden. Je hebt nu een bestand met incasso-opdrachten die de bank kan verwerken.
Wat is de definitie van al die data?
| Instructiedatum | Uiterste vervaldatum | Incassodatum |
|---|---|---|
| Filter: Alle Toezeggingen die tot deze datum geïncasseerd kunnen worden. Doorgaans kort voor de Uiterste vervaldatum. |
Uiterlijke datum waarvóór incassobatch moet worden aangeleverd aan de bank om op tijd geïncasseerd te kunnen worden. | Datum waarop incasso's zullen worden uitgevoerd door de bank. |
Lees meer over Wanneer wordt de incasso voor een donatie uitgevoerd?
Incassobestand naar de bank sturen
- Stuur het gedownloade bestand naar de bank. Volg daarvoor de beschrijving die zij je daarvoor geven.
- De bank zal nu op de incasso-datum die in de incasso-opdrachten staat het geld afschrijven van de rekening van je relaties.
De volgende stap: incasso-transactieregel verwerken
Je sluit het proces helemaal af door met regelmaat, bijvoorbeeld 1 keer per maand, de banktransacties te importeren in je CRM-omgeving.
De incasso-bedragen die succesvol door de bank zijn geïnd worden als één transactieregel teruggeleverd. Je ziet dit dan ook terug als één totaalregel in het transactieregel-overzicht in Procurios. Procurios koppelt deze transactie direct aan de juiste Toezeggingen en maakt de bijhorende Donaties aan. De transactieregel staat dan op 'verwerkt' en behoeft geen verdere actie meer.
Lees hier over Transacties importeren.
Niet gelukte incasso?
Het kan zo zijn dat een incasso niet is gelukt. Dat kan komen door te weinig saldo, stornering door de donateur, een technische probleem, etc. Controleer daarom ook periodiek of een toezegging is voldaan en zorg voor een gepaste navolging hierop, zoals een belletje, e-mail of brief.
Lees hier over Controle op openstaande Toezeggingen