In dit artikel lees je hoe je gesegmenteerde groep Relaties kunt vastleggen in een Relatielijst.
1. Toepassingen van Relatielijsten
Er zijn verschillende toepassingen voor een relatielijst. Enkele voorbeelden:
- Je hebt de resultaten van een bepaalde zoekopdracht regelmatig nodig, bijvoorbeeld iedereen met een openstaande factuur
- Je wilt een lijst Relaties delen met een collega
- Je wilt een lijst met specifieke kolommen zodat je de relevante informatie meteen op je scherm hebt staan zonder dat je telkens moet doorklikken naar de relatiekaart
- Je wilt Relaties weergeven op de website, zoals de leden van een werkgroep
- Je wilt een gedeelte van de website afschermen voor bepaalde Relaties
2. Hoe maak ik een relatielijst?
- Ga in het CRM naar Relaties
- Geef d.m.v. een zoekfilter aan waar de relaties aan moeten voldoen.
- Klik op Lijst-eigenschappen
- Selecteer Deze lijst als nieuwe lijst opslaan
Je kan ook een nieuwe lijst maken van een bestaande lijst, als je bijvoorbeeld een lijst wil van alle relaties maar deze wilt weergeven met aangepaste kolommen of andere informatie op de Relatiekaart.
- Geef de lijst een duidelijke naam
- Geef aan of je de lijst publiek wilt maken (zodat alle andere gebruikers die toegang hebben tot de weergave deze kunnen zien)
- Klik op Opslaan
2.1. Instellingen van een relatielijst
Voor iedere relatielijst kun je eigenschappen individueel instellen.
Klik in een geopende relatielijst op Lijst-eigenschappen. Je ziet dan een dropdown-menu met onder andere de volgende opties.
- Je kunt de lijst publiek (of privé) maken - hiermee deel je de lijst wel/niet met iedereen die toegang heeft tot de weergave in het CRM waar de lijst onder is aangemaakt
- Via Lijst-eigenschappen kun je de naam en sortering van de lijst aanpassen
- Via Kolombeheer pas je de kolommen aan van de lijst. Hoe je dat doet, kun je hier vinden.
- En met Beheer snelzoeken selecteer je de velden waarop in het snelzoekveld, bovenaan het venster, gezocht moet worden.
- Je kunt ook de bestaande relatielijst wijzigen. Hoe je dat doet, lees je hieronder.
2.1.1. Beheer Snelzoeken
Standaard wordt via de zoekbalk (snelzoeken) gezocht op de velden e-mailadres, volledige naam en woonplaats. Via beheer snelzoeken kun je instellen dat er ook op andere velden gezocht moet worden. Dit stel je in per relatielijst afzonderlijk.
Let op: Hoe meer velden je selecteert, hoe meer data er moet worden doorzocht, hoe langer het zoeken duurt. Ga hier dus wijs mee om en selecteer alleen de velden die je daadwerkelijk nodig hebt bij het zoeken.
3. Bestaande relatielijst wijzigen
Het kan zijn dat je merkt dat je relatielijst toch niet helemaal de juiste Relaties laat zien. Dan kun je het oorspronkelijke zoekfilter van een bestaande relatielijst als volgt wijzigen:
- Klik in een geopende relatielijst op het tandwiel met Lijst-eigenschappen
- Kies de optie Laad oorspronkelijke definitie (zie A in onderstaande afbeelding)
- Pas het zoekfilter aan tot je de gewenste uitkomst hebt
- Klik op Opslaan naar deze lijst via Lijst-eigenschappen (zie B in onderstaande afbeelding)
Meer uitleg over het aanpassen van een bestaand filter, kun je hier vinden.
4. Kolommen van een relatielijst aanpassen
Om de kolommen aan te passen, ga je via Lijsteigenschappen naar Kolombeheer.
Een kolom toevoegen
In de linkerkolom zie je alle kolommen die beschikbaar zijn om te gebruiken. Via de zoekbalk (zie (1) in de afbeelding hieronder) kun je zoeken op een veld, bijvoorbeeld provincie. Sleep het gewenste resultaat naar de rechterkolom om deze kolom zichtbaar te maken.
Een kolom verwijderen
Om een kolom te verwijderen, klik je in de rechterkolom met je rechtermuisknop op de kolom die je wilt verwijderen. Er verschijnt een extra menu (zie (2) in afbeelding hieronder). Kies hier 'Verwijderen'. Je verwijdert hiermee niet het veld zelf, alleen de zichtbaarheid als kolom.
Mocht je de kolom weer toe willen voegen, dan kun je de kolom vanuit het linkerveld met beschikbare kolommen naar rechts slepen.
Een kolom wijzigen
Om de naam of eigenschappen van een kolom te wijzigen, klik je in de rechterkolom met je rechtermuiskop op de kolom die je wilt wijzigen. Er verschijnt een extra menu (zie (2) in afbeelding hieronder). Kies hier 'Wijzigen'. Je kunt hier een alternatieve titel geven aan de kolom, of de decoratie en formattering aanpassen.
5. Bulkbewerking vanuit een Relatielijst
Boven een relatielijst wordt een menubalk getoond waarin je o.a. de knop Bulkbewerking vindt. Door op deze knop te klikken wordt een scherm met Wijzigingsopties getoond.
Een van de mogelijkheden die hier wordt geboden, is om bepaalde eigenschappen in te stellen of te wijzigen voor alle relaties uit de lijst waarop je dit toepast (bijvoorbeeld een zoekfilter). Wanneer je deze optie kiest, opent het scherm dat hieronder wordt getoond.
In dit scherm worden verschillende in principe alle velden getoond die door een gebruiker aan te passen zijn. Deze velden worden per categorie getoond.
Om de eigenschappen uit de categorieen 'Relatie-eigenschappen' en 'Vrijveld eigenschappen' aan te kunnen passen, moet eerst het vinkveld in de rechterkolom (gemarkeerd met 1) worden aangevinkt. Pas daarna kun je het betreffende veld de waarde geven die je wil.