Wanneer je een donatiebrief verstuurt, is het slim om daarin zowel een gepersonaliseerd betalingskenmerk als een gepersonaliseerde QR-code op te nemen. Ontvangers kunnen dan zelf kiezen hoe ze geld overmaken en bij het verwerken van een binnenkomende betaling zijn het Fonds, de (campagne-)Actie en de Relatie dan al bekend.
Dit artikel beschrijft de meest voorkomende variant, namelijk waarbij de samenvoeging van de donatiebrief en het databestand wordt verzorgd door een externe partij, zoals een drukkerij of verzendhuis. Hiervoor stel je een Donatiebrief op, bijvoorbeeld in MS-Word, waarna je met de externe partij afstemt welke gegevens d.m.v. samenvoegvelden ingevoegd moeten worden vanuit het databestand dat je genereert vanuit het platform.
Wanneer je m.b.v. Mailmerge de mailing zelf wilt gaan printen en/of een kopie van elke gepersonaliseerde brief apart wilt vastleggen als contactmoment bij de betreffende relatie, verloopt het proces iets anders. Dit is beschreven in het artikel Direct Mail Campagne met gepersonaliseerde QR-code voor online donatie.
Doorloop in het Procurios platform de volgende stappen om het databestand met een gepersonaliseerd betalingskenmerk en QR-url te genereren.
Stap 1: Donatieformulier
In CMS moet een apart donatieformulier (donatie via QR / doneer via betalingskenmerk) zijn ingericht om gepersonaliseerde online donaties te ontvangen. Meer informatie hierover lees je in het artikel: Online donatieformulier maken.
Stap 2: Selectie(s)
In CRM moeten Selecties aangemaakt worden voor elk segment van je doelgroep die je een specifieke donatiebrief wilt sturen. Lees meer hierover in het artikel Selectie maken
Stap 3: Actie(s)
Hoewel dit niet verplicht is, is het zeer aan te bevelen om in Engagement unieke Acties in te stellen voor elke donatiebrief apart c.q. voor elk doelgroep-segment waarop je een brief richt. Hiermee kun je wanneer donaties binnenkomen in een oogopslag zien hoe een actie rendeert. In het artikel Acties: handelingen en gevolgen lees je hoe je een nieuwe Acties instelt.
Stap 4: Databestand genereren
Wanneer alle bovenstaande stappen afgerond zijn, kan het databestand aangemaakt worden:
- Ga naar Donations > Fondsen en selecteer (door er op te klikken) het specifieke Fonds waar je de te ontvangen donaties op wilt gaan boeken.
- Selecteer 'Betalingskenmerken' in het submenu en klik op de knop 'Voeg betalingskenmerk-batch toe' die boven het hoofdscherm staat.
- Selecteer in het pop-up scherm 'Betalingskenmerk-batch' de Relatieselectie en de betreffende Actie (niet verplicht) die je bij bovengaande stappen 2 en 3 had aangemaakt.
- Kies als Type betalingskenmerk voor 'acceptgirokaart met herkenningspunten'.
- Selecteer de juiste 'Online donatiepagina' , dus het formulier dat je bij Stap 1 hierboven hebt ingesteld.
- Vergeet niet om op 'Opslaan' te klikken!
Op basis van de ingevoerde gegevens wordt er nu een .csv-bestand samengesteld dat je kunt downloaden door op het groene pijltje (helemaal rechts op de regel) te klikken.
In dit databestand staan alle relaties uit de selectie, inclusief een url t.b.v de QR-code en een betalingskenmerk. Afhankelijk van hetgeen je hebt afgesproken met het verzendhuis kun je eventueel nog bepaalde kolommen verwijderen. Hierna kun je het bestand aanleveren aan het verzendhuis.
Donaties ontvangen na het verzenden van het magazine
Wanneer een donateur een donatie overmaakt (giraal, via telebankieren) en daarbij het betalingskenmerk opneemt in de omschrijving, zal deze donatie door het systeem herkend worden bij het inlezen van banktransacties. Deze donatie wordt dan direct gekoppeld aan het fonds en aan de betreffende relatie.
Wanneer een donateur gebruik maakt van de QR-code - en dus gebruikt maakt van de gerpersonaliseerde url en het ingestelde online donatieformulier, wordt de donatie ook direct gekoppeld aan het fonds en aan de betreffende relatie.