In beginsel gebruik je een betalingskenmerk om de donateur te identificeren. Maar stel dat je de beoogde donateur nog niet kent, en de acceptgiro's bijvoorbeeld verspreidt als bijlage in je magazine? Ook in dat geval kan een betalingskenmerk nuttig zijn, omdat je het kunt koppelen aan een bepaald fonds en een bepaalde campagne.
In dit artikel lees je hoe je dat éne betalingskenmerk voor een complete campagne kunt inzetten. De volgende doelen houden we hierbij voor ogen:
- Je wilt inzicht in de donateurs (wie zijn het, wanneer doneerden zij, hoeveel doneerden zijn. etc.)
- Je wilt dat de giften gekoppeld worden aan een bepaald fonds, en daarmee aan een bepaalde grootboekrekening
- Je wilt kunnen meten hoe effectief de betreffende campagne is geweest
Eén betalingskenmerk voor álle acceptgiro's
Anders dan beschreven in het artikel Betalingskenmerken aanmaken (how_to) genereer je in dit geval het betalingskenmerk niet in het Procurios platform. Je wilt het kenmerk namelijk niet verbinden aan één specifieke relatie in het CRM.
Vraag daarom het verzendhuis om één betalingskenmerk te genereren, en dat op alle acceptgiro's af te drukken. Zorg dat je het betalingskenmerk weet, want in de volgende stappen heb je het nodig.
Een fonds verbinden aan het betalingskenmerk
Bij het verwerken van de transacties, wil je natuurlijk dat alle donaties met dit betalingskenmerk automatisch gekoppeld worden aan het gewenste fonds. Doe hiervoor het volgende.
- Ga naar Donations (url
/fundraising) en klik op het wijzig-icoontje van het gewenste fonds - In het veld 'Inkomende banktransactie match' plaats je het betalingskenmerk op een aparte regel
- Klik op 'Opslaan'
De banktransacties waarvan de omschrijving matcht met deze regel, zal het systeem automatisch aan dit fonds koppelen.
Een campagne verbinden aan het betalingskenmerk
Bij het verwerken van de banktransacties wil je waarschijnlijk ook dat alle donaties met dit kenmerk automatisch gekoppeld worden aan een specifieke campagne. Op die manier kun je later meten hoe effectief je campagne is geweest.
Je hebt hiervoor een Engagement Campagne, en een Engagement Actie nodig. Je kunt de campagne bijvoorbeeld 'Speelgoedactie november 2019' noemen, en de actie bijvoorbeeld 'Donaties via betalingskenmerk xxxxx'
Lees hier meer over de Engagement
Net als bij het fonds, vul je ook bij de actie het betalingskenmerk op een aparte regel in in het veld 'Inkomende bank transactie match'
De transacties waarvan de omschrijving matcht met deze regel, zal het systeem automatisch aan deze actie koppelen (en daarmee ook aan de gerelateerde campagne)
Bij het verwerken van de banktransacties (lees meer in Banktransacties), kan het platform aan de hand van o.a. het bankrekeningnummer een donateur in het CRM herkennen, en die relatie automatisch koppelen aan de transactie/donatie.
Als een bankrekeningnummer nog niet voorkomt in het CRM, kun je ervoor kiezen om de donateur in het CRM toe te voegen. In het vervolg zal het systeem elke transactie van datzelfde bankrekeningnummer automatisch aan die donateur koppelen. Je hoeft bovenstaande dus maar één keer te doen.
Tot slot
De donaties die vanuit de transactieverwerking gegenereerd worden, zullen nu:
- altijd gekoppeld worden aan de donateur die hoort bij het betreffende rekeningnummer
- altijd gekoppeld worden aan de juiste Engagement Actie en daarmee ook aan de Campagne
- altijd gekoppeld worden aan het juiste Fonds