Kortgezegd is Library dé plek om al je bestanden binnen het Procurios Platform op te slaan. Of het nu om afbeeldingen gaat die op je website worden gebruikt, profielfoto's voor Communities, documenten die gekoppeld zijn aan een relatiekaart, je organisatielogo dat je op de website en in e-mails gebruikt; het wordt allemaal opgeslagen binnen Library!
Met dit artikel krijg je een algehele indruk van het product Library
Overview
We beginnen met dit overzicht van de schermindeling. In de lijst onder de afbeelding lees je wat ieder onderdeel voorstelt en wat je er mee kunt doen.
- Workspaces: Je kunt meerdere omgevingen inrichten binnen Library
- Workspace beheer: Hier maak je nieuwe Workspaces aan en regel je de toegang tot een Workspace.
- Zoek documenten: Je kunt zoeken binnen de actieve Workspace of binnen alle Workspaces
- Categorieën: Organiseer je documenten door middel van Categoriën (Klik met je rechtermuisknop op een Categorie voor bewerkingsopties)
- Voeg nieuwe documenten toe
- Voorkeurs-weergave: Kies jouw tegel- of lijst-weergave om je documenten te zien
- Detailinformatie: Selecteer een document om de detailinformatie weer te geven
- Bewerkingsacties: Kies een van de bewerkingsacties voor een document. Zoals downloaden, nieuwes versie uploaden, labels toevoegen en meer. In tegelweergave klik je met de rechtermuisknop op het document om dit menu te zien.
Een beveiligde workspace (Kluis) is te herkennen aan een het icoon van een hangslot
Toegangsbeheer
Om het beheer op toegang van documenten goed te regelen is begrip van de niveau's van toegangsrechten van belang:
Als persoon kun je documenten...
- zien: Een persoon kan een document zien via de frontend (website) van het Platform
- gebruiken: Een persoon kan, ingelogd op de backend van het Platform, een document zoeken in Library en toepassen op bijv. een Relatiekaart, Mailing, webpagina, etc. (Workspace Rol: View documents)
- toevoegen/bewerken: Een persoon kan, ingelogd op de backend van het Platform, documenten toevoegen en bewerken (Workspace rol: View/Edit documents & categories)
- workspace beheren: Een persoon kan de Workspace leden toevoegen of verwijderen en toegangsrechten wijzigen.
Om je toegang tot documenten te beheren maak je gebruik van één of meerdere Workspaces. Op iedere Workspace kun je afzonderlijk instellen wie documenten mag zien, mag gebruiken of mag toevoegen of bewerken.
Gebruiken, toevoegen en bewerken
Om gebruikers toegang te geven tot documenten moet je hen als lid toevoegen aan de Workspace. Dit doe je via 'Workspace beheer'-icoon rechtsboven, dan 'Bewerk leden'.
Alhoewel het mogelijk is om toegangsrechten te geven aan individuele personen raden wij aan de toegang zoveel mogelijk in te stellen per gebruikersrol: Superuser, Digital Mailings Manager, etc. Op die manier zorg je dat het beheer bij personele wijzigingen zo overzichtelijk mogelijk blijft.
De toegangsrechten betreft enkel het gebruik, toevoegen en/of bewerken in de backend van het platform. Een gebruiker die een document mag gebruiken, kan deze bijvoorbeeld op een pagina in CMS plaatsen. Via die pagina is het document dan voor iedereen zichtbaar. (zie hieronder bij Kluis hoe om te gaan met documenten met gevoelige informatie)
Kluis
Voor documenten met gevoelige informatie kun je een Kluis gebruiken. Documenten in een kluis kunnen in tegenstelling tot overige documenten alléén benaderd worden door gebruiker die is ingelogd. Dit kan zowel een frontend- als een backendgebruiker zijn, mits hij als lid is toegevoegd aan de Workspace. Een document dat bijvoorbeeld via CMS wordt gepubliceerd kan dus niet zondermeer door elke sitebezoeker gezien worden. Daarvoor moet hij ingelogd zijn en de juiste toegangsrechten hebben.
Via 'Workspace beheer' > 'Wijzig Workspace' kun je van de Workspace een extra beveiligde Kluis maken.
