Alle documenten (incl. afbeeldingen) binnen het Procurios Platform worden opgeslagen in Library. Als je een document met een ander wilt delen, dan kun je dat onder andere doen door de link naar dit document te kopiëren en deze door te sturen. Via deze link kan het document door de ander eenvoudig worden bekeken/gedownload.
Wie mag het document via de link bekijken?
De toegang tot je gedeelde document hangt af van hoe je Library is ingericht:
Algemene workspaces (voor iedereen)
Wanneer: Voor documenten die iedereen mag zien, zoals:
- Nieuwsbrieven en jaarverslagen
- Foto's van openbare evenementen
- Aanmeldformulieren en informatiefolders
- Afbeeldingen voor op je website
Toegang: Iedereen die de link heeft kan het document bekijken, ook mensen zonder Procurios-account.
Perfect voor: Delen op sociale media, in publieke nieuwsbrieven, of op je website.
🔒 Beveiligde workspace (kluis)
Wanneer: Voor vertrouwelijke documenten zoals:
- Notulen met persoonlijke informatie
- Financiële overzichten en kasboeken
- Ledenlijsten en contactgegevens
- Interne bestuursstukken
Toegang: Alleen mensen met de juiste toegangsrechten kunnen het document openen, zelfs als ze de link hebben.
Perfect voor: Interne communicatie binnen bestuur en commissies.
Tip: Twijfel je welke workspace het beste is? Kies voor beveiliging en plaats gevoelige documenten altijd in een kluis. Lees meer in het artikel 'Veilig bestanden delen'.
Hoe ziet de link eruit?
Afhankelijk van de instellingen van je workspace, kun je een 'volledige' url kopiëren of alleen het gedeelte dat na de domeinnaam komt:
Volledige link (met domeinnaam)
Als je workspace een website heeft ingesteld voor sleutellinks, krijg je een complete URL:
https://www.zoolion.org/l/library/download/urn:uuid:c252c080-1c6ef-4c14-8795-edb0a72ce0d4/afbeelding.jpg
Voordelen:
- ✅ Direct klikbaar in e-mails en berichten
- ✅ Professionele uitstraling met je eigen domeinnaam
- ✅ Werkt overal zonder aanpassingen
Relatieve link (zonder domeinnaam)
Als er geen website is ingesteld, krijg je alleen het pad:
/l/library/download/urn:uuid:c252c080-1c6ef-4c14-8795-edb0a72ce0d4/afbeelding.jpg
Wanneer gebruik je dit:
- Voor gebruik in e-mailtemplates binnen Procurios
- Als je de link handmatig wilt aanpassen
- Voor technische implementaties
Hoe kom ik aan de link?
Stap 1: Vind je document
- Open Library in je Procurios omgeving
- Navigeer naar de workspace en categorie waar je document staat
Tip: Gebruik de zoekfunctie als je veel documenten hebt
Stap 2: Selecteer het document
- Klik op het document dat je wilt delen
- Je ziet nu een preview van het document aan de rechterkant
Stap 3: Kopieer de link
- Klik rechts onder de preview op 'Link kopiëren'
- De link is nu gekopieerd naar je klembord
- Je kunt de link nu plakken waar je hem nodig hebt
🎉 Klaar! Je hebt de link gekopieerd en kunt deze nu gebruiken in:
- E-mails en nieuwsbrieven
- WhatsApp-berichten
- Social media posts
- Je verenigingswebsite
- Mailing templates binnen Procurios
Praktische tips voor het delen van links
Voor nieuwsbrieven en mailings
- Test de link voordat je de mailing verstuurt
- Gebruik beschrijvende linktekst zoals 'Download het jaarverslag 2024' in plaats van 'Klik hier'
- Let op bestandsformaat - SVG-bestanden kunnen vaak niet geladen worden in mailprogramma's
- Houd rekening met bestandsgrootte - grote bestanden kunnen lang laden op mobiele verbindingen
Voor sociale media:
- Afbeeldingen delen vaak beter dan documentlinks
- Voeg context toe: 'Bekijk alle foto's van ons Sinterklaasfeest [link]'
-
Maak korte links via CMS > Manage > Redirects (voor SuperUsers) - bijvoorbeeld
www.jouwvereniging.nl/jaarverslagin plaats van een lange Library-link
Voor interne communicatie:
- Gebruik duidelijke onderwerpen in e-mails met documentlinks
- Vermeld de deadline als het document tijdsgevoelig is
- Geef context: 'Voor de vergadering van morgen: [link naar agenda]'
Voor je website
- Let op bestandsgrootte - grote bestanden zorgen voor langere laadtijden
- Update links regelmatig als je nieuwe versies uploadt
- Gebruik duidelijke omschrijvingen die duidelijk maken wat er gedownload wordt
- Test broken links met CMS > Manage > Dead link verification of handmatig