Bepaal wie toegang heeft tot welke documenten in je Library. Niet alle informatie is voor iedereen bedoeld - van vertrouwelijke bestuursstukken tot persoonlijke gegevens van leden. Met toegangsrechten zorg je ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten, en dat gevoelige informatie veilig blijft.
- 🔒 Privacy-bescherming: Persoonlijke gegevens blijven bij de juiste mensen
- ⚖️ Compliance: Voldoe aan AVG/GDPR-vereisten voor gegevensbescherming
- 👥 Professionele organisatie: Bestuurders zien bestuursstukken, leden zien relevante info
- 🛡️ Veiligheid: Voorkom dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt
- 🎯 Efficiency: Mensen zien alleen wat voor hen relevant is
- Financiële stukken: Alleen penningmeester en voorzitter
- Ledenoverzichten: Alleen ledenadministratie en bestuur
- Evenementenfoto's: Alle leden mogen bekijken
- Werkdocumenten commissie: Alleen commissieleden en bestuur
- Publieke content: Iedereen met toegang tot platform
De drie toegangsniveaus uitgelegd
View documents - Alleen bekijken
Wat kun je met deze rol?
- Documenten bekijken en downloaden
- Door mappen navigeren
- Zoeken in documenten
Wat kun je niet met deze rol
- Documenten toevoegen of uploaden
- Bestaande documenten wijzigen of verwijderen
- Mappen aanmaken of hernoemen
View/Edit documents & categories - Bewerken
Wat kun je met deze rol?
- Alles van 'View documents' +
- Documenten toevoegen en uploaden
- Bestaande documenten wijzigen en verwijderen
- Mappen (categorieën) aanmaken en hernoemen
- Labels toekennen aan documenten
Wat kun je niet met deze rol?
- Workspace-instellingen wijzigen
- Andere leden toevoegen of verwijderen
- Toegangsrechten aanpassen
Manage workspace - Volledig beheer
Wat kun je met deze rol?
- Alles van 'View/Edit' +
- Workspace-instellingen wijzigen
- Leden toevoegen en verwijderen
- Toegangsrechten van anderen aanpassen
- Workspace-type wijzigen (naar kluis bijvoorbeeld)
Wie geef je deze rol?
Bijvoorbeeld:
- SuperUsers (functioneel beheerder, directeur, voorzitter, secretaris)
- Projectleider voor tijdelijke workspaces
Toegangsrechten instellen: stap voor stap
Door Leden aan een workspace toe te kennen bepaal je wie er toegangsrechten heeft tot de workspace.
Stap 1: Open workspace-instellingen
- Selecteer de workspace waarvan je toegangsrechten wilt aanpassen
- Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon
- Selecteer 'Bewerk leden' uit het menu (of selecteer direct: 'Voeg gebruiker toe aan workspace')
Stap 2: Bekijk huidige rechten
Je ziet nu een overzicht van alle gebruikers die toegang hebben, met hun huidige rol:
- Manage workspace: Volledige beheerders
- View/Edit documents & categories: Kunnen documenten bewerken
- View documents: Kunnen alleen bekijken
Stap 3: Nieuwe gebruikers toevoegen
Klik op 'Voeg gebruiker toe aan workspace'
Stap 4: Kies toegangsniveau
- Selecteer bij 'Rol' het gewenste toegangsniveau:
- 'View documents' (alleen bekijken)
- 'View/Edit documents & categories' (bewerken)
- 'Manage workspace' (volledig beheer)
Stap 5: Selecteer gebruikers
Je hebt twee opties:
Optie A: Per gebruikersrol (aanbevolen)
- Selecteer bij 'Groepen en lijsten' een gebruikersrol
- Voorbeelden: 'SuperUser', 'Finance Manager', 'Relations Manager'
Maak hiervoor eventueel eerst relatielijsten aan met backendgebruikers die deze rollen hebben. - Voordeel: Automatisch toegang voor nieuwe gebruikers met deze rol
Optie B: Individuele gebruikers
- Zoek en selecteer specifieke personen uit je CRM
- Gebruik: Voor uitzonderingen of tijdelijke toegang
Stap 6: Opslaan
- Klik 'Opslaan' om de wijzigingen door te voeren
- Test de toegang door in te loggen als een gebruiker met de nieuwe rechten
Als de url van een document ergens is gepubliceerd, dan is het document voor iedereen met die link te bekijken. Wil je dit afschermen achter een log-in, maak dan een Kluis. Lees hier meer over het gebruik van de url naar een document.