Library is de centrale bibliotheek van je vereniging of goed doel. Hier bewaar je alle belangrijke documenten en foto's op n plek: van jaarverslagen en notulen tot foto's van je laatste evenement.
Denk aan Library als de digitale archiefkast van je organisatie - netjes georganiseerd in mappen, met duidelijke rechten wie wat mag zien.
Praktische voorbeelden van wat je in Library bewaart
- 🎨 Website-materiaal: logo's, banners, afbeeldingen voor je website
- 📋 Bestuursstukken: notulen, jaarverslagen, beleidsplannen
- 📸 Evenementenfoto's: verenigingsfeesten, bijeenkomsten, activiteiten
- 💼 Administratie: financiële stukken, contracten, offertes
- 🏆 Historie: oude foto's, krantenknipsels, jubileumboeken
Met dit artikel krijg je een algehele indruk van Library en leer je hoe je documenten veilig organiseert en deelt binnen je vereniging.
Je eerste stappen in Library
Net zoals je thuis verschillende laden hebt (voor bestek, kleding, paperassen), heeft Library Workspaces - denk aan digitale laden voor verschillende doeleinden.
Typische indeling voor non profit organisaties:
-
Algemene Workspace:
Voor publieke documenten (jaarverslagen, nieuwsbrieven) -
Bestuur Workspace (Kluis):
Voor vertrouwelijke stukken (financiën, persoonlijke gegevens) -
Communities Workspace:
Voor bestanden die worden geüpload in de online community -
Contactmomenten Workspace:
Voor bijlagen bij e-mails en correspondentie -
Evenementen Workspace:
Voor foto's en documenten per activiteit -
Fondsenwerving Workspace:
Voor documenten rondom donaties (overeenkomsten voor periodieke gift in geld of fysiek ondertekende incassomachtigingen) -
Website Workspace:
Voor logo's, afbeeldingen en andere website-materialen
Overzicht van de Library-interface
We beginnen met dit overzicht van de schermindeling. In de lijst onder de afbeelding lees je wat ieder onderdeel voorstelt en wat je er mee kunt doen.
De belangrijkste onderdelen:
- Workspaces: Verschillende 'laden' voor verschillende doeleinden
- Workspace beheer: Hier maak je nieuwe workspaces aan en regel je wie toegang heeft
- Zoek documenten: Zoek binnen de actieve workspace of alle workspaces tegelijk
- Categorieën: Organiseer je documenten in mappen (rechterklik voor opties)
- Voeg documenten toe: Upload nieuwe bestanden met n klik
- Weergave-opties: Kies tussen tegels of lijst om je documenten te zien
- Detailinformatie: Klik op een document om meer info te zien
-
Bewerkingsacties: Kies een van de bewerkingsacties voor een document
Zoals downloaden, nieuwe versie uploaden, labels toevoegen en meer. In tegelweergave klik je met de rechtermuisknop op het document om dit menu te zien.
Wie mag wat? - Toegangsrechten uitgelegd
Simpel gezegd: niet iedereen hoeft alles te zien.
Voorbeelden:
- Jaarverslagen en beleidsplannen
- Nieuwsbrieven en informatiemateriaal
- Foto's van openbare evenementen
- Logo's en website-afbeeldingen
Toegang: Via de website kunnen bezoekers deze documenten bekijken en downloaden.
Lees meer over het publiceren van documenten en het delen van de link naar documenten.
Voorbeelden:
- Notulen van bestuursvergaderingen
- Werkdocumenten
- Interne communicatie
- Plannen en strategieën
Toegang: Alleen mensen met een account en de juiste rechten kunnen deze bekijken.
Voorbeelden:
- Kasboeken en bankgegevens
- Contracten en juridische stukken
- Persoonlijke informatie van leden
Toegang: Alleen specifiek aangewezen personen met extra beveiligde toegang.
Toegang regelen
Voor elke workspace kun je per persoon of rol instellen wat ze mogen:
Documenten bekijken
- Kan documenten zien en downloaden
- Praktisch: Bestuurslid kan notulen lezen voor vergadering
- Gebruikersrol: View documents
Documenten en categorieën bewerken
- Kan documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen
- Kan mappen (categorieën) aanmaken en hernoemen
- Praktisch: Secretaris kan notulen uploaden en oude versies vervangen
- Gebruikersrol: View/Edit documents & categories
Workspace beheren
- Kan al het bovenstaande plus leden toevoegen/verwijderen
- Kan workspace-instellingen wijzigen (kluis, tijdelijke bestanden)
- Praktisch: Voorzitter bepaalt wie toegang krijgt tot bestuursstukken
- Gebruikersrol: Manage Workspace
Om gebruikers toegang te geven tot documenten moet je hen als lid toevoegen aan de Workspace. Dit doe je via 'Workspace beheer'-icoon (tandwiel) rechtsboven, dan 'Bewerk leden'.
Best practice: Geef toegang per rol in plaats van per persoon.
Bijvoorbeeld:
- SuperUser: Toegang tot alles (algemeen secretaris, directeur, functioneel beheerder, voorzitter)
- Finance Manager: Toegang tot financiële workspaces (penningmeester)
- Relations Manager: Toegang tot ledendocumenten (ledenadministratie)
- Website Content Manager: Toegang tot publieke content (PR-commissie)
Hiervoor kun je lijsten aanmaken vanuit de weergave 'Backend Gebruikers' in het CRM.
Beveiligde Kluis - Extra beveiliging voor gevoelige informatie
Voor documenten met gevoelige informatie kun je een Kluis gebruiken. Documenten in een kluis kunnen in tegenstelling tot overige documenten alléén benaderd worden door gebruikers die zijn ingelogd. Dit kan zowel een frontend- als een backendgebruiker zijn, mits hij als lid is toegevoegd aan de Workspace. Een document dat bijvoorbeeld via CMS wordt gepubliceerd kan dus niet zonder meer door elke sitebezoeker gezien worden. Daarvoor moet hij ingelogd zijn en de juiste toegangsrechten hebben.
Via 'Workspace beheer' > 'Wijzig Workspace' kun je van de Workspace een extra beveiligde Kluis maken.
- 💰 Financiële documenten (kasboek, bankafschriften)
- 👥 Persoonlijke gegevens van leden
- 📋 Vertrouwelijke bestuursstukken
- 🔐 Alles wat niet 'per ongeluk' publiek mag worden
Praktisch voorbeeld:
Je vereniging heeft foto's van het zomerfeest (publiek) n vertrouwelijke contracten met leveranciers (priv). De foto's kunnen in een gewone workspace, maar de contracten horen in een beveiligde kluis.
Kluizen hebben een hangslot-icoon 🔒 en documenten erin kunnen alleen bekeken worden door ingelogde gebruikers met de juiste toegangsrechten.
- Klik op het tandwiel rechtsboven in je workspace
- Selecteer 'Wijzig workspace'
- Vink aan: 'Deze workspace is een kluis (extra beveiligd)'
- Klik 'Opslaan'
Je workspace heeft nu extra beveiliging
Let op: Documenten in een kluis kunnen niet zomaar op je website geplaatst worden - bezoekers moeten dan eerst inloggen.
Automatisch opruimen - Voor tijdelijke documenten
Soms komt het voor dat je bestanden slechts tijdelijk wilt bewaren. Bijvoorbeeld als deelnemers van een bijeenkomst een intakeformulier moeten invullen of sollicitanten hun cv uploaden. Dan mag je de persoonsgegevens maar voor een beperkte termijn bewaren. Hiervoor kun je workspaces aanmaken waarbij bestanden automatisch worden opgeruimd na het aangegeven altijd dagen.
- ⚖️ Privacy-wetgeving: Je mag persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan nodig
- 💾 Opslagruimte: Voorkomt dat je systeem vol raakt met oude bestanden
- 🧹 Automatisch opruimen: Je hoeft er niet meer aan te denken
Praktische voorbeelden:
- Curriculum vitae van een sollicitant → bijvoorbeeld 90 dagen na sollicitatieprocedure
- Intakeformulieren nieuwe vrijwilligers → bijvoorbeeld 6 maanden na aanmelding
- Overeenkomsten periodieke giften → bijvoorbeeld 5,5 jaar na ondertekening (5 jaar looptijd + een half jaar voor opvolgacties en verslaglegging)
Klik op het tandwiel aan de rechterzijde van het scherm en klik vervolgens op 'Wijzig workspace'. Er verschijnt nu een venster om de instellingen van de workspace te bewerken.
- Klik op 'Deze workspace bevat uitsluitend tijdelijke bestanden (automatisch opschonen)'
- Vul het aantal dagen in dat een bestand bewaard moet blijven, bijvoorbeeld 90.
- Klik op 'Opslaan'
Alle bestanden die vanaf nu in deze workspace worden geüpload blijven maximaal 90 dagen bestaan.
