Korte samenvatting:
Gebruik het inhoudstype 'Documentlijst' op je webpagina. Selecteer de categorie uit Library waaruit je documenten wilt tonen. Vink 'Inclusief sub-categorien' aan als je ook documenten uit onderliggende mappen wilt tonen.
Wil je jaarverslagen, notulen of andere documenten beschikbaar maken voor websitebezoekers? Dan is het handig als ze deze zelf kunnen downloaden vanaf je website. Zo hoef je deze bestanden niet steeds per e-mail te versturen en kunnen leden of donateurs op elk moment bij de informatie.
In Procurios bewaar je documenten in Library. Library werkt als een online bestandsbeheer waar je al je documenten op n plek bewaart en ordent in categorien (mappen). Denk hierbij aan categorien zoals 'Jaarverslagen', 'Notulen' of 'Nieuwsbrieven'.
Je kunt deze documenten vervolgens tonen op je website, zodat bezoekers ze kunnen downloaden. Per webpagina kies je welke categorie je wilt tonen.
Documenten plaatsen op je website
Stap 1: Documentlijst toevoegen
- Ga naar de webpagina waarop je downloads wilt aanbieden
- Klik op 'Voeg een nieuw artikel toe'
- Selecteer 'Documentenlijst' (onder Media)
Stap 2: Categorie selecteren
Selecteer bij Categorie welke map uit Library je wilt tonen. Alle documenten in deze map verschijnen straks op je website.
Subcategorieën meenemen? Bevat je gekozen categorie ook submappen? Dan kun je kiezen:
- Uitgevinkt: Alleen documenten uit de hoofdmap worden getoond
- Aangevinkt: Ook documenten uit alle submappen worden getoond
De submappen zelf verschijnen niet op je website. Je ziet alleen een lijst met alle documenten.
Voorbeeld: Je hebt een categorie 'Jaarverslagen' met daarin submappen per jaar (2023, 2024, 2025). Als je 'Inclusief sub-categorieën' aanvinkt, verschijnen alle jaarverslagen van alle jaren in n lijst op je website.
Stap 3: Filteren met labels (optioneel)
Labels zijn tags die je in Library aan documenten kunt toekennen. Hiermee kun je documenten extra sorteren, naast de categorie-indeling.
Wanneer gebruik je labels? Je hebt n grote categorie 'Publicaties' met daarin verschillende soorten documenten. Sommige documenten hebben het label 'Jaarverslag', andere hebben het label 'Nieuwsbrief' of 'Beleidsstuk'.
Door bij Labels één of meerdere labels te selecteren, toon je alleen documenten met die labels. Zo kun je uit een grote categorie specifieke documenten filteren.
Voorbeeld 1: Filteren op documenttype
- Je hebt een categorie 'Alle documenten' met 50 verschillende bestanden
- Je geeft jaarverslagen het label 'Jaarverslag'
- Je geeft nieuwsbrieven het label 'Nieuwsbrief'
- Op je webpagina 'Jaarverslagen' selecteer je alleen het label 'Jaarverslag'
- Nu verschijnen alleen de jaarverslagen, niet alle 50 documenten
Voorbeeld 2: Meertalige website
- Je hebt een categorie 'Jaarverslagen' met zowel Nederlandse als Engelstalige versies
- Je geeft Nederlandse documenten het label 'Nederlands'
- Je geeft Engelse documenten het label 'Engels'
- Op je Nederlandstalige pagina selecteer je het label 'Nederlands'
- Op je Engelstalige pagina selecteer je het label 'Engels'
- Zo zien bezoekers automatisch documenten in hun eigen taal
Labels toekennen aan documenten - Je kunt labels toekennen in Library bij het uploaden of bewerken van een document. Meer informatie vind je in het artikel: 'Labels toekennen aan een document'.
Stap 4: Weergave instellen
Bij 'Weergave type' kies je hoe de documenten worden getoond. De beschikbare opties hangen af van je website template.
Compacte lijst Toont de documenten onder elkaar met weinig witruimte ertussen. Dit is compact en overzichtelijk. Geschikt voor langere lijsten met veel documenten, zoals een archief van notulen of nieuwsbrieven.
Lijst Toont de documenten onder elkaar met meer witruimte tussen de items. Dit oogt rustiger en geeft elk document meer aandacht. Geschikt voor belangrijke documenten zoals beleidsplannen of jaarverslagen.
De precieze vormgeving (kleur, lettertype, afstand) hangt af van je website template. In Sapphire betekent het bijvoorbeeld meer of minder witruimte tussen de items.
Let op: Niet elk weergave-type werkt op elke website. Als een weergave-type niet goed werkt op jouw website, probeer dan een andere optie of neem contact op met je accountmanager.
Stap 5: Volgorde bepalen
Bij 'Volgorde' bepaal je in welke volgorde de documenten verschijnen:
Alfabetisch (A-Z) Documenten worden gesorteerd op naam, van A naar Z. Handig voor documenten met duidelijke namen zoals 'Jaarverslag 2024' of 'Notulen januari'.
Alfabetisch (Z-A) Documenten worden gesorteerd op naam, van Z naar A. Zelden gebruikt, maar kan handig zijn als je de nieuwste items bovenaan wilt (als de namen chronologisch zijn, zoals een jaartal aan het begin van de titel).
Datum (nieuw-oud) Documenten worden gesorteerd op uploaddatum. Het nieuwste document staat bovenaan. Dit is de meest gebruikte instelling voor documenten die regelmatig worden toegevoegd, zoals notulen of nieuwsbrieven.
Datum (oud-nieuw) Documenten worden gesorteerd op uploaddatum. Het oudste document staat bovenaan. Handig als je een chronologisch archief wilt tonen.
Aangepaste volgorde Je kunt in Library zelf de volgorde van documenten instellen. Deze volgorde wordt dan gebruikt op je website. Handig als je bepaalde documenten belangrijker vindt dan andere.
Stap 6: Maximum instellen (optioneel)
Bij 'Maximaal aantal' kun je aangeven hoeveel documenten er maximaal worden getoond. Laat dit leeg om alle documenten te tonen.
Wanneer gebruik je dit?
- Je hebt een grote collectie documenten maar wilt er maximaal 5 tonen op een pagina
- Je wilt alleen de nieuwste 10 items tonen
- Je maakt een 'recente downloads' sectie
Let op: Als je een maximum instelt, zorg dan dat je volgorde logisch is. Bijvoorbeeld 'Datum (nieuw-oud)' als je alleen de nieuwste items wilt tonen.
Stap 7: Opslaan en controleren
- Klik op 'Opslaan'
- Klik op 'Bekijk in website' om het resultaat te bekijken
- Test of de downloads werken door op een document te klikken
Voordat je begint: documenten klaarzetten
Heb je de documenten al in Library staan? Zo niet, voeg ze dan eerst toe:
- Ga naar Library in het hoofdmenu
- Maak een nieuwe categorie aan (bijvoorbeeld 'Downloads website')
- Upload je documenten naar deze categorie
- Geef elk document een duidelijke naam (deze verschijnt op je website)
Meer informatie vind je in het artikel: 'Documenten toevoegen aan Library'
Tips voor overzichtelijke downloads
Geef documenten namen waar bezoekers direct begrijpen wat het is. Bijvoorbeeld 'Jaarverslag 2024' in plaats van 'JV_2024_final_v3'.
Maak voor verschillende soorten documenten aparte categorieën in Library. Zo kun je per webpagina precies de juiste documenten tonen.
Labels zijn handig voor meertalige content of wanneer je uit één grote categorie specifieke documenten wilt tonen. Zo hoef je niet voor elk type document een aparte categorie aan te maken.
Toon niet te veel documenten op n pagina. Meer dan 20 documenten wordt al snel onoverzichtelijk. Gebruik eventueel meerdere pagina's of het 'Maximaal aantal' veld.
PDF-bestanden werken het beste voor downloads. Word-documenten kunnen eruit zien anders op andere computers.
Verwijder oude of verouderde documenten uit je Library. Zo blijft je website actueel.
Problemen oplossen
Dit is niet mogelijk. Je ziet alleen de documenten zelf, niet de mappenstructuur. Wil je onderscheid maken? Maak dan meerdere documentlijsten op je pagina, één per categorie.
Check je instelling bij 'Volgorde'. Kies bijvoorbeeld 'Datum (nieuw-oud)' als je nieuwste items bovenaan wilt.
Controleer of het document in de juiste categorie in Library staat. Kijk ook of je 'Inclusief sub-categorieën' hebt aangevinkt als het in een submap staat. Controleer ook of er gefilterd wordt op labels en of het document het juiste label bevat.
De vormgeving hangt af van je website template. Probeer een ander 'Weergave type'. Als het nog steeds niet goed is, neem dan contact op met je accountmanager om de mogelijkheden door te spreken.