Vanuit verschillende onderdelen van het Procurios Platform kunnen e-mails worden verstuurd. Denk aan bevestigingsmails, notificatiemails, mails met een activatielink, etc. Dit soort e-mails noemen we systeem e-mails.
De layout van deze e-mails kun je opmaken onder Mailings > Instellingen > Systeem templates. Met de Template Generator kun je deze templates gemakkelijk instellen. Eventueel kun je het template ook zelf met HTML en CSS verder bewerken.
Een systeem template is iets anders dan een e-mail template voor bijvoorbeeld uitgebreide Mailings & e-mails via Marketing Automation. Daarin heb je uitgebreide opmaakmogelijkheden met diverse inhoudstypen. Je kunt systeem templates zien als de basis voor eenvoudige notificatiemails.
Stap 1: Systeem template toevoegen
- Ga naar Mailings > Instellingen > Systeem templates
- Klik op 'Systeem template toevoegen'
Stap 2: Instellingen
Je kunt verschillende instellingen doen die bepalen hoe het template werkt en waarvoor het gebruikt wordt.
Basis template-instellingen
Template naam
Geef je template een herkenbare naam die duidelijk maakt hoe de template eruit ziet. Bijvoorbeeld: je maakt verschillende templates in verschillende huisstijlkleuren, maak dit dan duidelijk in de titel.
Te selecteren
Bepaal of dit template beschikbaar moet zijn voor andere modules:
- Ja, deze template is te selecteren voor andere modules: Het template wordt beschikbaar gesteld voor gebruik in andere onderdelen van het platform
- Nee, dit is een niet te selecteren systeem template: Het template blijft alleen beschikbaar binnen de huidige context
Zo kun je een template voorbereiden, zonder dat andere gebruikers al met het template kunnen werken. Ook kun je op deze manier een bestaand template uit gebruik nemen, zonder het ook direct te verwijderen.
Afzender instellingen
Verzender
Kies hoe het afzenderadres wordt bepaald:
- Gebruik de systeemstandaard: Gebruikt het standaard e-mailadres dat is ingesteld voor het platform
- Gebruik een afwijkende afzender voor deze template: Stelt een specifiek afzenderadres in voor alleen dit template
In geval van afwijkende afzender: afzender e-mail
Het e-mailadres dat wordt gebruikt als afzender (From-adres).
Belangrijk: Zorg dat dit adres correct is ingesteld om bounces te voorkomen. Als ontvangers antwoorden op de e-mail, komt het antwoord op dit adres binnen.
In geval van afwijkende afzender: afzender naam
De naam die ontvangers zien als afzender van het e-mailbericht.
Bijvoorbeeld: 'Stichting Natuurbehoud', 'Zoo Lion Foundation', 'Hartpatiëntenvereniging', 'Het bestuur'
Extra ontvangers
Selecteer aanvullende ontvangers die altijd een kopie van e-mails uit dit template moeten ontvangen.
- Gebruik: Handig voor monitoring, archivering of informatiedoeleinden
- Voorbeeld: Secretaris krijgt kopie van alle bevestigingsmails
Site
Kies welke website wordt gebruikt voor het bepalen van domeinnaam, links en afbeeldingen in het template.
- Functie: Zorgt ervoor dat links in de e-mail naar de juiste website verwijzen
- Gebruik: Belangrijk bij organisaties met meerdere websites
Vertaling instellingen
Taal
Als je platform meertalig is, kun je per taal verschillende versies van het template maken. Dit veld bepaalt in welke taal het template wordt getoond.
Vertaling van
Indien je meerdere taalversies hebt, geef je hier aan van welk basis-template dit een vertaling is.
- Gebruik: Helpt bij het organiseren van meertalige templates
- Voordeel: Zorgt voor consistentie tussen verschillende taalversies
Stap 3: Open de Template Generator
- Ga in een nieuw venster naar generator.procurios.com
- Vul alle velden in, zoals uitgelegd in dit artikel
- Klik op 'Systeemtemplate' om de variant van de systeemtemplate te bekijken
- Klik op 'Kopieer mailing code'
Stap 4: Plak de code
- Klik terug naar de instellingenpagina van het Systeem template
- Plak de zojuist gekopieerde code in het vlak Template HTML
Stap 5: Opslaan en controleren
Klik op 'Opslaan' om het template te activeren. Als je gekozen hebt voor 'Ja, deze template is te selecteren voor andere modules' kun je het template nu gaan testen.
- Open bijvoorbeeld een registratieformulier via CRM > Profiel & Registratie
- Stel onder Berichten en opties > E-mailinstellingen het zojuist aangemaakte sjabloon in en klik op 'Opslaan'
- Doe zelf een testregistratie met dit formulier via je website om te zien hoe de verificatie- en bevestigingsmails eruit zien.