Korte samenvatting:
Elk abonnement heeft zes datums: de aanmaakdatum (wanneer aangemaakt), de ingangsdatum (wanneer het start), de vervaldatum (wanneer de periode afloopt), de factuurdatum (tot wanneer gefactureerd is), de opzegdatum (wanneer opgezegd is) en de einddatum (wanneer het definitief stopt). Deze datums bepalen samen wanneer je moet factureren en verlengen.
Werk je met lidmaatschappen of abonnementen? Dan zie je op elk abonnement verschillende datums staan. In het begin kan dat verwarrend zijn. Wanneer loopt een abonnement af? Wanneer moet ik factureren? En wat gebeurt er bij een opzegging?
In dit artikel leggen we uit wat elke datum betekent. Zo weet je precies waar je naar kijkt.
Overzicht van alle datums
| Datum | Wat betekent dit? |
|---|---|
| Aanmaakdatum (Aangemaakt op) | De datum waarop het abonnement is aangemaakt in Procurios |
| Ingangsdatum (Start op) | De startdatum van het abonnement |
| Vervaldatum (Vervalt op) | De datum waarop de huidige periode afloopt |
| Gefactureerd tot-datum (Gefactureerd tot) | Tot wanneer er al een factuur is verstuurd |
| Opzegdatum (Opgezegd) | De datum waarop je de opzegging hebt ontvangen |
| Einddatum (Eindigt op) | De datum waarop het abonnement definitief stopt |
Hieronder lees je per datum wat deze precies doet.
Aanmaakdatum
De aanmaakdatum is het moment waarop het abonnement in het systeem is aangemaakt. Bij een online aanmelding via een registratieformulier is dit meestal gelijk aan de ingangsdatum. Bij handmatige invoer door een medewerker kunnen deze verschillen, bijvoorbeeld als je een abonnement alvast klaarzet met een toekomstige ingangsdatum.
Ingangsdatum
De ingangsdatum is de startdatum van het abonnement. Vanaf deze datum is de relatie officieel abonnee of lid.
Voorbeeld: Een lid meldt zich aan op 15 maart. De ingangsdatum is dan 15 maart. Werk je liever met hele maanden? Dan kun je de ingangsdatum ook 1 april zetten.
De ingangsdatum is belangrijk voor het berekenen van de eerste vervaldatum. Hoe dat precies werkt, lees je hieronder bij Vervaldatum.
Vervaldatum
De vervaldatum is de datum waarop de huidige periode van het abonnement afloopt. Dit is een belangrijke datum voor het verlengen en factureren.
Hoe de vervaldatum wordt berekend, hangt af van hoe jouw organisatie de abonnementen heeft ingericht. Er zijn twee veelvoorkomende manieren:
Variabele datum (rollend lidmaatschap): De vervaldatum is de ingangsdatum plus één periode. Elk lid heeft dus een eigen verloopdatum. Dit heet ook wel een rollend lidmaatschap of doorlopend abonnement.
Voorbeeld: Iemand start op 15 maart 2026 met een jaarabonnement. De vervaldatum wordt 15 maart 2027. De eerste periode is altijd een volledige periode.
Vaste datum (vast contributiejaar) De vervaldatum is een vaste einddatum die voor alle leden gelijk is. Dit werkt goed als je vereniging een vast contributiejaar of boekjaar hanteert.
Voorbeeld: Je vereniging werkt met een contributiejaar van 1 januari tot 31 december. Een lid dat start op 15 maart 2026 krijgt als vervaldatum 1 januari 2027. De eerste periode is dan korter dan een jaar.
Bij een vaste datum kan het ook zo zijn ingericht dat nieuwe leden die laat in het jaar starten direct voor de resterende periode én de volgende volledige periode betalen. Zo krijgen ze niet kort na elkaar twee facturen.
Voorbeeld: Het contributiejaar loopt van 1 januari tot 31 december. Een lid start in november 2026. Dit lid krijgt direct een factuur voor november-december 2026 én heel 2027. De vervaldatum wordt dan 1 januari 2028.
Een abonnement wordt automatisch verlengd als aan twee voorwaarden is voldaan:
- Het abonnement is niet opgezegd (de opzegdatum is leeg)
- De huidige datum valt binnen de opzegtermijn (het aantal dagen voor de vervaldatum)
Voorbeeld: De vervaldatum is 1 januari. De opzegtermijn is 30 dagen. Vanaf 2 december kan het systeem het abonnement verlengen naar de volgende periode.
→ Lees meer: Hoe verleng ik abonnementen?
Gefactureerd tot-datum
De 'gefactureerd tot'-datum laat zien tot wanneer er al een factuur is aangemaakt voor dit abonnement.
Voorbeeld: De gefactureerd-tot-datum staat op 1 januari 2026. De vervaldatum is 1 januari 2027. Dit betekent dat de periode van 1 januari 2026 tot 1 januari 2027 nog gefactureerd moet worden.
Hoe berekent het systeem de factuur?
Bij het factureren kijkt het systeem naar het verschil tussen:
- De gefactureerd-tot-datum (vanaf wanneer)
- De vervaldatum (tot wanneer)
Het bedrag voor die periode wordt automatisch berekend. Eventuele kortingen of toeslagen worden hierbij meegenomen.
→ Lees meer: Hoe factureer ik abonnementen?
Opzegdatum
De opzegdatum geeft aan op welk moment de opzegging is gedaan. Dit is dus niet de datum waarop het abonnement stopt, maar de datum waarop je de opzegging hebt ontvangen.
Voorbeeld: Een lid belt op 15 september om te zeggen dat hij wil stoppen. Je verwerkt dit diezelfde dag. De opzegdatum wordt 15 september.
Zodra de opzegdatum is ingevuld:
- Kun je de einddatum invullen
- Wordt het abonnement niet meer verlengd na de einddatum
- Loopt het abonnement door tot de einddatum
- Blijft de relatie actief lid tot die einddatum
→ Lees meer: Hoe verwerk ik een opzegging van een abonnement?
Einddatum
De einddatum is de datum waarop het abonnement definitief afloopt. Vanaf deze datum is de relatie geen actief lid of abonnee meer.
Er zijn twee situaties waarin een abonnement een einddatum heeft:
- Het lid heeft opgezegd - Je vult dan zowel een opzegdatum als een einddatum in. Het systeem stelt als einddatum automatisch de huidige vervaldatum voor. Zo loopt het abonnement nog tot het einde van de betaalde periode.
- Het abonnement heeft een vaste maximale looptijd - Bijvoorbeeld bij een proefabonnement of cadeauabonnement. Het systeem vult dan automatisch een einddatum in op basis van de ingestelde looptijd.
Hoe werken de datums samen?
De datums op een abonnement hangen met elkaar samen. Hier zie je hoe een abonnement zich ontwikkelt in de tijd:
Een lid meldt zich aan op 1 maart 2026. Het contributiejaar loopt tot 1 januari.
| Datum | Waarde |
|---|---|
| Aanmaakdatum (Aangemaakt) | 28 februari 2026 |
| Ingangsdatum (Gestart) | 1 maart 2026 |
| Vervaldatum (Vervalt op) | 1 januari 2027 |
| Factuurdatum (Gefactureerd tot) | - |
| Opzegdatum (Opgezegd) | Nee |
| Einddatum (Eindigt op) | - |
Bij abonnementen die worden aangemaakt en betaald via een registratieformulier voor abonnementen, is de aanmaakdatum en de ingangsdatum gelijk. Ook de factuurdatum is direct ingevuld, omdat er direct een factuur wordt aangemaakt.
De factuur voor de periode tot 1 januari 2027 is verstuurd.
| Datum | Waarde |
|---|---|
| Aanmaakdatum (Aangemaakt) | 28 februari 2026 |
| Ingangsdatum (Gestart) | 1 maart 2026 |
| Vervaldatum (Vervalt op) | 1 januari 2027 |
| Factuurdatum (Gefactureerd tot) | 1 januari 2027 |
| Opzegdatum (Opgezegd) | Nee |
| Einddatum (Eindigt op) | - |
Het abonnement is verlengd naar de volgende periode.
| Datum | Waarde |
|---|---|
| Aanmaakdatum (Aangemaakt) | Divers |
| Ingangsdatum (Gestart) | Divers |
| Vervaldatum (Vervalt op) | 1 januari 2027 |
| Factuurdatum (Gefactureerd tot) | 1 januari 2026 (de nieuwe periode moet nog gefactureerd worden) |
| Opzegdatum (Opgezegd) | Nee |
| Einddatum (Eindigt op) | - |
Het lid zegt op 15 oktober 2026 zijn lidmaatschap op per einde jaar.
| Datum | Waarde |
|---|---|
| Aanmaakdatum (Aangemaakt) | Divers |
| Ingangsdatum (Gestart) | Divers |
| Vervaldatum (Vervalt op) | 1 januari 2027 |
| Factuurdatum (Gefactureerd tot) | 1 januari 2027 |
| Opzegdatum (Opgezegd) | Ja, op 1 februari 2026 |
| Einddatum (Eindigt op) | 1 januari 2027 |
Het abonnement wordt niet meer verlengd. Vanaf 1 januari 2027 is deze relatie geen lid meer.
Meer lezen
- Getting started met Memberships - Overzicht van alle basisbegrippen
- Hoe verleng ik abonnementen? - Stapsgewijze uitleg over verlengen
- Hoe factureer ik abonnementen? - Instructies voor het facturatieproces
- Hoe verwerk ik een opzegging van een abonnement? - Een opzegging correct vastleggen
- Abonnementstype toevoegen - Instellingen voor looptijd en vervaldatum (voor SuperUsers)