Wil je dat bezoekers van je website direct een abonnement kunnen afsluiten zonder handmatige verwerking? Met deze functionaliteit start het abonnement automatisch zodra iemand zich registreert en de betaling voltooit.
Deze handleiding laat zien hoe je een volledig geautomatiseerd registratieproces inricht waarbij:
- Nieuwe leden zich direct kunnen aanmelden via een online formulier
- Het abonnement onmiddellijk actief wordt na succesvolle betaling
- Facturen automatisch worden aangemaakt en verstuurd
- Periodieke verlengingen indien gewenst worden ingesteld
Je gaat in drie stappen aan de slag: eerst richt je de abonnementsconfiguratie in, vervolgens maak je het registratieformulier en tot slot publiceer je dit op je website.
Let op: Deze stappen gelden voor individuele abonnementen waarbij de persoon zelf betaalt. Voor complexere situaties met organisatiekoppelingen of bedrijfsfacturatie raden we aan om contact op te nemen met een consultant via Mijn Procurios.
Inrichten op 3 plekken in het platform
Om 'Abonnement bij registreren' te laten werken, moet je op drie plekken in het platform zaken inrichten:
- Begin bij Abonnementen (Memberships)
- Richt een formulier in waarmee het abonnement kan worden geregistreerd (CRM > Profiel & registratie)
- Publiceer het formulier op een pagina in het CMS
Stap 1: Configuratieset inrichten (Memberships)
Ga naar Memberships en open de Administratie waarbinnen het abonnement staat dat je automatisch wilt laten ingaan bij registratie.
Klik op het tandwieltje in het blauwe vlak voor de administratie-instellingen.
Selecteer in het nu uitgeklapte menu 'Abonnement via registratieformulier'.
Zie je 'Abonnement via registratieformulier' niet verschijnen tussen de menu-opties?. Dan is de bijbehorende module nog niet geactiveerd in jouw Procurios-omgeving. Neem contact op met je accountmanager of consultant om de module te activeren.
Klik op 'Voeg configuratieset toe' om onder andere betaalmogelijkheden en e-mailcommunicatie te configureren.
Basisinstellingen
- Geef de configuratieset een titel
- Kies voor registratie voor persoonlijke abonnementen of voor bedrijven (wanneer je beide typen nodig hebt, moet je voor elk een configuratieset maken)
- Geef bij Abonnementstype(s) de verschillende abonnementstypen aan die via het registratieformulier aangevraagd moeten kunnen worden.
Instellingen voor Periodieke betalingen
Omdat een abonnement automatisch verlengd kan worden is het mogelijk om een lid een incasso af te laten geven voor periodieke betalingen. Hierbij zijn verschillende mogelijkheden voor een gespreide betaling.
- Via 'Sta toe dat het bedrijf als debiteur kan worden aangemerkt' kan het abonnement worden gefactureerd naar het bedrijf waar het nieuwe lid werkzaam is
- Kies de betaalmethoden voor het terugkerende abonnement: automatische incasso of overschrijving.
- Bepaal hoe de betaalmethoden genoemd moeten worden in het registratieformulier
- Selecteer welke opties voor gespreid betalen je wilt aanbieden
- Selecteer de Incassant
Instellingen voor Eerste betaling
Soms stappen nieuwe leden halverwege het jaar in. Je hebt je facturatie- en incassorun op dat moment al afgerond. Het is dan wel zo makkelijk dat het nieuwe lid het abonnement voor de eerste abonnementsperiode direct betaalt. Dit kan door middel van de instellingen voor een Eerste betaling.
- Kies de beschikbare (online) betaalmethoden, bijvoorbeeld iDeal of Bancontact
- Geef eventueel een eigen omschrijving van de transactie mee (te zien op de bankafschriften van de debiteur)
- Geef aan of er direct een factuur aangemaakt moet worden
- Zo ja, kies een factuursjabloon dat past bij het abonnement
E-mailinstellingen
Na een registratie voor een lidmaatschap wil je mogelijk gegevens over het zojuist afgesloten abonnement versturen naar de registrant of contractant. Voeg eventueel extra ontvangers toe die ook op de hoogte gebracht moeten worden van het nieuw afgesloten abonnement.
De e-mailbevestiging van een abonnement kan extra veldcodes bevatten met informatie over het abonnement, hiermee sluit het mogelijk beter aan bij de behoefte van je nieuwe lid dan de bevestigingsmail uit Profiel & registratie.
De volgende veldcodes over het abonnement zijn beschikbaar:
- Naam van de registrant
- Debiteurnaam
- Naam van de contractant
- Kies je abonnement
- Titel abonnementstype
- Startdatum
- Vervaldatum
- Einddatum
- Prijs eerste periode (inclusief BTW)
- Prijs eerste periode (exclusief BTW)
- Normale prijs
Stap 2: Registratieformulier inrichten (CRM)
Ga naar CRM > Profiel & Registratie om het formulier in te richten dat je op de registratiepagina voor het abonnement wilt plaatsen.
- Maak een nieuw registratieformulier (of kopieer juist een bestaande)
- Aan de rechterkant zie je bij de beschikbare formulier-elementen de sectie Subscription registration
Geef deze velden een plek in je formulier door ze naar de beoogde locatie te slepen
Stap 3: Registratieformulier publiceren (CMS)
Ga tenslotte naar het onderdeel CMS, kies de juiste website en maak daar een nieuwe pagina. Kies op deze pagina voor het bijbehorende en artikel: Abonnement via registratieformulier.
- Kies de Configuratieset voor abonnementen die van toepassing is
- Kies het Registratieformulier met de formulierelementen uit stap 2
- Selecteer een Succespagina voor als de eerste betaling gelukt is
- Selecteer een Betaling mislukt pagina voor als de eerste betaling niet gelukt is
- Kies optioneel een Engagement actie
- Klik op 'Opslaan'
Nadat je deze pagina op je website hebt gezet, starten nieuwe abonnementen van personen automatisch door invullen van het aanmeldformulier. Wanneer je hebt gekozen voor online betalen dan zijn de factuur en betaling automatisch aan elkaar gekoppeld.
