Korte samenvatting
Met een prijsberekening laat je het systeem de abonnementsprijs automatisch bepalen. Bijvoorbeeld op basis van het aantal medewerkers of een staffel. Ga naar Memberships > [Administratie] > Instellingen > Prijsberekeningen om een berekening aan te maken. Koppel de berekening daarna aan een abonnementstype.
Niet elk lid of elke organisatie betaalt dezelfde contributie. Misschien hangt de prijs af van het aantal medewerkers. Of van de omzet. Of van een individuele afspraak. Het handmatig berekenen van zulke prijzen kost tijd. En het gaat snel mis.
Wanneer gebruik je een prijsberekening?
Bij een abonnementstype stel je in hoe de prijs wordt bepaald. Er zijn drie opties:
- Vaste prijs op het abonnementstype: Elk abonnement van dit type heeft dezelfde prijs. Geschikt als de prijs voor iedereen gelijk is.
- Prijs per abonnement: Je vult bij elk nieuw abonnement handmatig een prijs in. Geschikt als de prijs per lid verschilt en niet op een formule is gebaseerd.
- Prijsberekening: Het systeem berekent de prijs automatisch op basis van gegevens in het CRM. Geschikt als de prijs afhangt van een getal, zoals het aantal medewerkers of een staffel.
Kies je voor een prijsberekening? Dan maak je die eerst aan bij de instellingen van je administratie. Daarna koppel je de berekening aan het abonnementstype.
Meer over abonnementstypen lees je in 'Abonnementstype toevoegen'.
Prijsberekeningen en bedrijfslidmaatschappen
Prijsberekeningen worden vooral gebruikt bij bedrijfslidmaatschappen. Bij een persoonlijk lidmaatschap kun je meestal werken met een vaste basisprijs per abonnementstype. Maar bij een bedrijfslidmaatschap is de basisprijs vaak voor elke organisatie anders. Die hangt dan af van kenmerken zoals het aantal medewerkers, de jaaromzet of het type dienstverlening.
Wat is het verschil met kortings- en toeslagsregels?
Een prijsberekening bepaalt de basisprijs van een abonnement. Bijvoorbeeld: de contributie is € 400 omdat de organisatie 25 medewerkers heeft.
Een kortings- of toeslagsregel past de basisprijs achteraf aan. Bijvoorbeeld: 10% korting omdat de organisatie meer dan 3 abonnementen heeft. Of € 3,50 toeslag omdat er niet via incasso wordt betaald.
Je kunt beide combineren. Eerst berekent het systeem de basisprijs. Daarna past het eventuele kortings- of toeslagsregels toe. Hierbij is het ook mogelijk om de korting of toeslag te vermelden als een aparte factuurregel.
Meer over kortingen en toeslagen lees je in 'Kortings- en toeslagsregels instellen'.
Overzicht van rekenmethoden
Er zijn zes methoden beschikbaar. Welke methode je nodig hebt, hangt af van hoe de prijs moet worden berekend. Hieronder zie je in n oogopslag wat elke methode doet.
| Methode | Wat het doet | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Op basis van staffel | De prijs wordt bepaald door een tabel met schijven. Het systeem kijkt naar een kengetal en zoekt het bijbehorende bedrag. | Aantal leden, medewerkers of leerlingen bepaalt de contributie: 1-99 = € 500, 100-199 = € 950, enzovoort. |
| Op basis van percentage | De prijs is een percentage van een bedrag. | De contributie is 0,5% van de jaaromzet van de organisatie. |
| Som van twee getallen | Twee getallen worden bij elkaar opgeteld. | Een basisbedrag van € 100 plus een vrijwillige bijdrage uit een vrij veld. |
| Vermenigvuldiging van twee getallen | Twee getallen worden met elkaar vermenigvuldigd. | € 5 per medewerker × het aantal medewerkers van de organisatie. |
| Gebaseerd op een referentienummer | Een getal uit een vrij veld wordt direct als prijs gebruikt. | Een accountmanager vult het afgesproken contributiebedrag in op de relatiekaart. De facturatie pakt dit bedrag automatisch op. |
| Op basis van functietoekenningen | De prijs wordt berekend op basis van het aantal functionarissen bij de abonnementhouder. | Een branchevereniging rekent contributie per medewerker, afhankelijk van hun startdatum. |
Verderop in dit artikel wordt elke methode stap voor stap uitgelegd. Maar eerst: hoe navigeer je naar de prijsberekeningen?
Navigeren naar prijsberekeningen
- Ga naarMembershipsen klik je op het tandwieltje binnen de juiste administratie.
- Klik op Prijsberekeningen in het linkermenu.
Je ziet nu het overzicht van alle prijsberekeningen binnen deze administratie.
Tip: Wil je zeker weten dat je inrichting klopt? Onze implementatieconsultants denken graag met je mee. Neem contact op met je accountmanager of vraag via Mijn Procurios de hulp van een consultant aan.
Een nieuwe prijsberekening aanmaken
- Klik op '+ Nieuwe prijsberekening'.
- Geef de berekening een titel. Kies een naam die duidelijk maakt wat de berekening doet. Bijvoorbeeld "Contributie op basis van aantal medewerkers".
- Kies een rekenmethode. In het overzicht hierboven lees je welke methode bij jouw situatie past.
- Klik op 'Prijsberekening toevoegen'.
Je hebt nu een prijsberekening aangemaakt, maar die is nog leeg. Je moet nu een prijsperiode toevoegen met de daadwerkelijke instellingen.
Wil je een bestaande berekening als basis gebruiken? Klik dan op 'Nieuw, gebaseerd op bestaande'. Je maakt dan een kopie die je kunt aanpassen. Dit is handig als je meerdere abonnementstypen hebt met dezelfde rekenmethode, maar net iets andere instellingen. Bijvoorbeeld: je hanteert andere staffeltarieven voor scholen dan voor bedrijven, maar de berekeningsmethode is hetzelfde.
Een prijsperiode toevoegen
Na het aanmaken van een prijsberekening kom je op het detailscherm. Hier zie je onder Prijzen per periode dat er nog geen periode is ingesteld.
Zo voeg je een prijsperiode toe:
- Klik op '+ Nieuwe prijs periode'.
- Geef de periode een titel. Bijvoorbeeld "Prijsafspraken 2026".
- Kies een startdatum. Vanaf deze datum geldt de prijsberekening.
- Klik op 'Periode instellingen'.
- Je komt nu in het configuratiescherm. Hier stel je het referentienummer in en vul je de specifieke instellingen voor de gekozen rekenmethode in. Wat je hier ziet, hangt af van de rekenmethode die je hebt gekozen.
- Klik op 'Opslaan'.
Wat is een referentienummer?
Bij de meeste rekenmethoden moet je aangeven welk getal het systeem moet gebruiken als invoer voor de berekening. Dit getal heet het referentienummer. Het is een waarde die is opgeslagen in een vrij veld in het CRM.
Het systeem leest dit getal en gebruikt het als invoer voor de berekening.
Een voorbeeld: je wilt de contributie baseren op het aantal medewerkers van een organisatie. Dan maak je eerst een vrij veld aan in het CRM met de naam 'Aantal medewerkers'. Bij elke organisatie vul je het aantal in. Bij de prijsberekening geef je aan: 'Gebruik het veld Aantal medewerkers als referentienummer.'
Waar kan het referentienummer vandaan komen?
Welke opties je ziet voor het referentienummer, verschilt per rekenmethode. Bij sommige methoden kies je simpelweg een vrij veld uit een dropdown. Bij andere methoden heb je meer keuze. Dan kun je het veldtype instellen om te bepalen waar het systeem de waarde vandaan haalt:
| Veldtype | Wat het betekent | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Een vast getal | Je typt zelf een getal in bij de berekening. Dit getal is voor iedereen hetzelfde. | Een vaste opslag van € 10 |
| Een vrij veld | Het systeem leest de waarde uit een vrij veld op de abonnementhouder zelf. | Het veld ‘Jaaromzet' op de organisatie of de vrije keuze voor een aanvullend bedrag |
| Een vrij veld van een andere relatie (relatiekoppeling) | Het systeem leest de waarde uit een vrij veld op een gekoppelde relatie. | Het veld ‘Kortingspercentage’ op de relatiekaart van een aan de relatie verbonden organisatie |
| Een vrij veld van een andere relatie (functie) | Het systeem leest de waarde uit een vrij veld op een relatie die via een functietoekenning is gekoppeld. | Het veld ‘Kortingspercentage’ op de relatiekaart van de moederorganisatie waaraan de relatie via een functie gekoppeld is |
Tip: Heb je nog geen vrij veld aangemaakt? Lees dan hoe dat werkt in 'Vrije velden en relatieformulier beheren'.
Wat als het vrije veld leeg is?
Bij elke invoer stel je in wat er moet gebeuren als het vrije veld leeg is:
- Blokkeer het maken van een factuur: Er kan geen factuur worden aangemaakt. Dit voorkomt dat je per ongeluk factureert zonder de juiste gegevens.
- Gebruik een standaardwaarde: Het systeem gebruikt een waarde die je zelf opgeeft. Bijvoorbeeld 0.
Rekenmethoden uitgelegd
Hieronder wordt elke methode stap voor stap uitgelegd.
Op basis van staffel
De prijs wordt bepaald door een staffel. Het systeem kijkt naar het referentienummer en zoekt in de staffel welk bedrag daarbij hoort.
Wanneer gebruik je dit?
Als de totaalprijs van n abonnement afhangt van een getal dat in schijven is verdeeld. Bijvoorbeeld: het aantal medewerkers bepaalt de hoogte van de contributie. Hoe groter de organisatie, hoe meer ze betaalt.
Voorbeeld:
| Referentienummer (vanaf) | Bedrag |
|---|---|
| 1 | € 500 |
| 100 | € 950 |
| 200 | €1.800 |
| 300 | €2.500 |
Een organisatie met 150 medewerkers valt in de schijf 'vanaf 100' en betaalt € 950 contributie voor het abonnement.
Instellen
- Kies bij Rekenmethode voor 'Rekenmethode op basis van staffel'.
- Selecteer bij Referentienummer het vrije veld dat het kengetal bevat. Bijvoorbeeld 'Aantal medewerkers'.
- Voeg staffelregels toe. Vul bij elke regel het startgetal en het bijbehorende contributiebedrag in. Klik op 'Toevoegen' om een regel toe te voegen.
- Optioneel: vul een limiet in. Als het referentienummer boven de limiet ligt, kan het systeem geen prijs berekenen. Er verschijnt dan een foutmelding bij het factureren.
- Klik op 'Opslaan'.
Tip: Gebruik de limiet als een organisatie te groot is voor het standaard proces. Zo voorkom je dat die organisatie toch een gewoon abonnement krijgt. Denk ook aan een verzekering: met een limiet voorkom je dat een te waardevol bezit onder een standaardpolis valt.
Op basis van percentage
De prijs wordt berekend als een percentage van het referentienummer. Het systeem vermenigvuldigt het referentienummer met het percentage.
Wanneer gebruik je dit?
Als de prijs een percentage is van een bedrag dat per relatie verschilt. Bijvoorbeeld: de contributie is een percentage van de jaaromzet.
Instellen
- Kies bij Rekenmethode voor 'Op basis van percentage'.
- Selecteer bij Referentienummer het vrije veld met het basisbedrag. Bijvoorbeeld 'Jaaromzet'.
- Selecteer bij Percentage % het vrije veld dat het percentage bevat. Bijvoorbeeld 'Kortingspercentage'.
- Stel in wat er moet gebeuren als een veld leeg is.
- Klik op 'Opslaan'.
Som van twee getallen
De prijs is de som (optelling) van twee getallen. Elk getal kan een vast getal zijn of een waarde uit een vrij veld.
Wanneer gebruik je dit?
Als de prijs bestaat uit twee delen die je bij elkaar wilt optellen. Bijvoorbeeld: een basisbedrag plus een extra bedrag op basis van een kenmerk van de relatie. De relatie heeft bijvoorbeeld in een vrij veld ingevuld dat hij bovenop het basisbedrag van 100,- nog 30,- extra wil betalen voor het lidmaatschap om de vereniging te steunen.
Let op: kies je voor deze constructie, dan wordt de vrijwillige bijdrage niet aangemerkt als donatie, maar wordt het onderdeel van de lidmaatschapsfactuur. Wil je naast abonnementen ook werken met donaties? Bekijk dan het Procurios-product Donations.
Instellen
- Kies bij Rekenmethode voor 'Som van twee getallen'.
- Stel het eerste getal in. Kies het veldtype en selecteer het vrije veld of vul een vast getal in.
- Stel het tweede getal in op dezelfde manier.
- Klik op 'Opslaan'.
Vermenigvuldiging van twee getallen
De prijs is het product (vermenigvuldiging) van twee getallen.
Wanneer gebruik je dit?
Als de prijs een bedrag per eenheid is, vermenigvuldigd met een aantal. Bijvoorbeeld: € 5 per medewerker × het aantal medewerkers.
Instellen
- Kies bij Rekenmethode voor 'Vermenigvuldiging van twee getallen'.
- Stel het eerste getal in. Bijvoorbeeld een vast getal van 5 (de prijs per medewerker).
- Stel het tweede getal in. Bijvoorbeeld het vrije veld 'Aantal medewerkers'.
- Klik op 'Opslaan'.
Gebaseerd op een referentienummer
De waarde uit het vrije veld wordt direct als prijs gebruikt. Er vindt geen berekening plaats: het getal in het veld is het contributiebedrag.
Wanneer gebruik je dit?
Als elke relatie een individueel bedrag betaalt en je de prijs niet handmatig op elk abonnement wilt invullen. Dit is handig als de prijs wordt bepaald door iemand anders dan de persoon die ledenadministratie en facturatie doet. Bijvoorbeeld: een accountmanager spreekt de contributie af met de organisatie en vult het bedrag in op de relatiekaart. De financiële administratie factureert vervolgens via Memberships. Zo hoeft de accountmanager geen toegang te hebben tot de abonnementenmodule.
Instellen
- Kies bij Rekenmethode voor 'Gebaseerd op een referentienummer'.
- Selecteer bij Referentienummer het vrije veld dat het afgesproken bedrag bevat.
- Stel in wat er moet gebeuren als het veld leeg is.
- Klik op 'Opslaan'.
Op basis van functietoekenningen
De prijs wordt berekend op basis van het aantal functionarissen dat via een functie is gekoppeld aan de abonnementhouder. Het systeem telt hoeveel actieve functionarissen er zijn en berekent per persoon een bedrag.
Wanneer gebruik je dit?
Als de contributie afhangt van het aantal mensen dat een bepaalde functie vervult bij de organisatie. Bijvoorbeeld: een branchevereniging rekent contributie per medewerker.
Dit is de meest uitgebreide methode. Bij de instellingen geef je aan:
- De functie die de functionaris en de abonnementhouder met elkaar verbindt.
- De peildatum waarop de functionaris actief moet zijn.
- De prijs per functionaris, afhankelijk van het moment dat de functionaris is gestart.
Meer over deze methode lees je in 'Abonnementsprijs op basis van functietoekenningen'.
Prijzen per periode: tariefwijzigingen doorvoeren
Tarieven veranderen soms. Bijvoorbeeld als de contributie volgend jaar omhoog gaat. Je hoeft dan niet de bestaande berekening aan te passen. In plaats daarvan maak je een nieuwe prijsperiode aan met een startdatum in de toekomst.
Zo werkt het:
- Klik in het overzicht op de naam van de prijsberekening.
- Je ziet het scherm met de instellingen van de berekening. Onder het kopje Prijzen per periode zie je alle prijsperiodes.
- Klik op '+ Nieuwe prijs periode'.
- Geef de nieuwe periode een titel en een startdatum.
- Vul de nieuwe tarieven in.
- Klik op 'Opslaan'.
Het systeem gebruikt automatisch de prijsperiode die geldig is op het moment van factureren. Oude periodes blijven bewaard, zodat je kunt terugzien welke tarieven eerder golden.
Prijsberekening testen
Heb je een prijsberekening ingesteld? Dan kun je direct controleren of de berekening klopt.
- Ga naar de prijsberekening die je wilt testen.
- Klik op 'Test deze berekening'.
- Kies bij Contractant de relatie waarvoor je de prijs wilt berekenen.
- Kies bij Testdatum de datum waarop je de prijs wilt testen.
- Klik op 'Test'.
Het systeem berekent de abonnementsprijs en toont het resultaat. Zo kun je controleren of de instellingen kloppen voordat je gaat factureren.
Tip: Test de berekening met een paar verschillende relaties. Probeer ook grensgevallen. Bijvoorbeeld een organisatie die precies op de grens van een staffelschijf zit. Of een relatie waarbij het vrije veld leeg is. Zo weet je zeker dat alles goed werkt.