Korte samenvatting:
Zet 'Check-in inschakelen' aan bij de bijeenkomstinstellingen. Voeg daarna relaties toe als scanners op het tabblad 'Check-in'. Activeer de ticketscanner op de dag van de bijeenkomst, of plan dit vooraf in.
Bij een drukbezocht evenement wil je weten wie er echt aanwezig is. En je wilt ongenode gasten buiten de deur houden. Met de ticketscanner van Procurios controleer je tickets snel en eenvoudig. De aanwezigheid wordt automatisch bijgehouden in het systeem.
Stap 1: Check-in inschakelen
Check-in is alleen beschikbaar als de bijeenkomst offline of hybride (online n offline) plaatsvindt. Zorg dat je dit eerst hebt ingesteld.
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten > [bijeenkomst] > Instellingen > Bijeenkomst basis. Stel bij Aanwezigheid in dat de bijeenkomst offline of hybride is.
Scroll daarna naar de sectie Check-in en vink 'Check-in inschakelen' aan.
Daarna verschijnt het veld Website voor online ticketscanner. Kies hier de website van je bijeenkomst. Dit is dezelfde site als waar bezoekers zich voor het event registreren. Deze instelling bepaalt het webadres waarmee scanners de ticketscanner straks openen.
Klik op 'Opslaan'.
Tip: Stel check-in ook in je bijeenkomsttemplate in. Dan hoef je dit bij elk nieuw evenement niet opnieuw te doen. Ga daarvoor naar Meetings & Events > Instellingen > Templates en open je template.
Stap 2: Scanners toevoegen
Na het opslaan verschijnt het tabblad Check-in bij de bijeenkomst. Ga naar dit tabblad.
Klik op 'Voeg relaties toe'.
Je kiest daarna op welke manier je scanners toevoegt:
- Relatielijst: Kies een bestaande relatielijst uit het CRM. Handig als je een vaste groep medewerkers of vrijwilligers hebt die vaker meewerkt bij evenementen.
- Selectie: Kies een selectie die je eerder in het CRM hebt gemaakt van de mensen die bij dit specifieke evenement gaan scannen.
- Relatie: Zoek en selecteer één of meerdere losse relaties.
Klik na het selecteren van de gewenste relaties, relatielijsten of selecties op 'Voeg relaties toe'.
Scanners hoeven geen account te hebben in Procurios. Ze moeten wel als relatie in het CRM staan.
Staat iemand nog niet in het CRM? Voeg de relatie dan eerst toe. Meer informatie lees je in het artikel 'Hoe voeg ik een nieuwe relatie toe?'.
Elke toegevoegde scanner krijgt een persoonlijke link in het overzicht. Via deze link opent de scanner de ticketscanner op de dag van de bijeenkomst.
Wil je later nog meer relaties toevoegen? Dan vind je de knop 'Voeg relaties toe' nu linksbovenin op de overzichtspagina.
Stap 3: De ticketscanner activeren
De scanner werkt alleen als deze actief is. Je hebt twee opties:
Vooraf inplannen
Klik op 'Plan ticketscanner-activering'. Stel een activeer- en deactiveermoment in. De scanner gaat automatisch aan en uit op de door jou gekozen tijden.
Op de dag zelf activeren
Klik op 'Activeer ticketscanner'. De scanner gaat direct aan. Vergeet niet om de scanner na afloop ook te deactiveren.
Stap 4: QR-code in de bevestigingsmail
Bezoekers ontvangen hun QR-code via e-mail. Als je het token ##checkInQrCode## niet zelf in een e-mail hebt gezet, voegt het systeem de QR-code automatisch toe aan de 'Na de aanmelding'-mail.
Wil je de QR-code in een andere e-mail plaatsen? Gebruik dan het token ##checkInQrCode## in de e-mailtekst. Ga daarvoor naar het tabblad E-mails bij de bijeenkomst.
Tip: Schakel je check-in in nadat de registratie al is gestart? Dan hebben eerdere aanmelders de QR-code nog niet ontvangen. Stuur hen dan alsnog een e-mail met de QR-code. Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten > [bijeenkomst] > E-mails en stel een extra e-mail in met het token ##checkInQrCode##. Plan deze e-mail een aantal dagen voor de bijeenkomst.