Korte samenvatting: Met de functie 'Groep aanmelden' kunnen deelnemers zich samen met anderen aanmelden voor een bijeenkomst. Activeer deze optie in de instellingen van het aanmeldformulier. Kies daarna het maximum aantal deelnemers en het registratieformulier voor de extra personen.
Soms willen meerdere mensen uit n organisatie samen naar een bijeenkomst. Denk aan drie collega's die een partnerbijeenkomst bezoeken. Of vier vrienden die samen aanschuiven bij een sponsordiner. Met de groepsaanmelding regelt één persoon de aanmelding voor de hele groep. Alle deelnemers ontvangen daarna automatisch de communicatieberichten over de bijeenkomst.
Groepsaanmelding activeren
Ga naar de bijeenkomst in Meetings & Events. Open via Tickets & Aanmelden de instellingen van het aanmeldformulier.
Kies eerst de aanmeldoptie die bij jouw bijeenkomst past. Er zijn twee opties voor een groepsaanmelding:
- De aanmelder doet verplicht mee.
- De aanmelder kiest zelf of hij deelneemt.
Stel daarna het volgende in:
- Kies het maximum aantal deelnemers per aanmelding. Het maximum is 15 deelnemers.
- Kies het aanmeldformulier voor deelnemers. Dit is het formulier dat de aanmelder invult namens de extra deelnemers.
- Kies of alleen nieuwe relaties aangemaakt mogen worden, of dat de aanmelder ook bestaande relaties mag selecteren.
Let op: het registratieformulier voor extra deelnemers mag geen wachtwoord- of gebruikersnaamveld bevatten. Extra deelnemers krijgen geen account. Zorg ook dat de optie 'Gebruikers kiezen hun eigen wachtwoord' is aangevinkt in het formulier. Zo voorkom je foutmeldingen. Het formulier moet wel een e-mailveld bevatten. Dat maakt communicatie en ontdubbeling achteraf makkelijker.
Extra relaties worden nieuwe relaties in het CRM. Je kunt ze daarna handmatig of automatisch ontdubbelen met de ontdubbelfunctionaliteit.
Let op: zichtbaarheidsregels voor velden werken niet in het aanmeldformulier voor extra deelnemers. Kies je toch een formulier met zichtbaarheidsregels? Dan zijn alle velden zichtbaar, ongeacht de instellingen.
Zichtbaarheidsregels op basis van ticketsoort werken wel in het formulier voor 'Extra informatie' (zoals dieetwensen).
Bestaande relaties aanmelden
Soms meldt iemand steeds dezelfde collega's aan. Denk aan een office manager die de aanmelding voor bestuursleden regelt. Als deze medewerker is ingelogd, kan hij bekende relaties selecteren in plaats van alle gegevens opnieuw in te vullen.
Dit werkt alleen voor relaties die via een Functie aan dezelfde organisatie zijn gekoppeld. Meer hierover lees je in het artikel 'Relaties aan elkaar koppelen met een functie'.
Activeer deze optie (5) in de instellingen van het aanmeldformulier. Je kunt eventueel ook beperken dat alleen relaties met een specifieke functie zichtbaar zijn (6).
Wie de aanmelder precies kan kiezen, stel je in via Organisaties & Personen.
Groepsaanmelding wijzigen of annuleren
Aanmelders kunnen wijzigingen aanbrengen per deelnemer. Ze kunnen programma-activiteiten aanpassen en extra gegevens zoals dieetvoorkeuren wijzigen. Persoonsgegevens kunnen zij niet zelf wijzigen.
Deelnemer wisselen
Bij het wijzigen van een groepsaanmelding kan de aanmelder een deelnemer vervangen. Hij kiest een andere bestaande relatie, of voert een nieuwe relatie in. Hiervoor gelden dezelfde instellingen als bij het aanmeldproces:
- Een nieuwe relatie invullen werkt via het aanmeldformulier voor extra deelnemers.
- Een bestaande relatie kiezen is alleen mogelijk als de optie voor selecteren op basis van organisaties & personen aanstaat bij de bijeenkomst.
De nieuwe deelnemer ontvangt na de wijziging automatisch de aanmeldbevestiging voor 'andere deelnemers'.
Annuleren
Voor annuleringen zijn er twee mogelijkheden:
- Eén deelnemer annuleren uit de groep.
- De hele groepsaanmelding in één keer annuleren.
Dit geldt ook als de groepsaanmelding op de reservelijst staat.
Let op: alleen de persoon die de groepsaanmelding heeft gedaan, kan wijzigingen aanbrengen. Zet de veldcodes voor wijzigen of annuleren daarom alleen in de bevestigingsmail van de aanmelder. Niet in die van de andere deelnemers.
Veldcodes voor e-mails
Je kiest zelf welke acties je beschikbaar maakt via de e-mail voor de aanmelder. Er zijn drie veldcodes:
| Veldcode | Wat het doet |
|---|---|
##urlMeetingCancelAttendee## | De aanmelder annuleert zijn eigen deelname. |
##urlMeetingCancel## | De aanmelder annuleert de hele groepsaanmelding. |
##urlMeetingEditRegistration## | De aanmelder bekijkt een overzicht van alle deelnemers en kan per persoon wijzigen of annuleren. Ook de volledige aanmelding annuleren is hier mogelijk. |
Wil je één link voor alles? Gebruik dan ##urlMeetingEditRegistration##. De aanmelder ziet dan het overzicht en kan van daaruit zelf de juiste actie kiezen.
Toegang tot materialen en deelnemerslijst
Extra aangemelde personen hebben niet automatisch toegang tot het tabblad Materialen of de Deelnemerslijst. Dat geldt als deze tabbladen niet openbaar zijn ingesteld.
Voeg je in een e-mail een link toe naar de materialen of deelnemerslijst? Dan wordt die link automatisch voorzien van een persoonlijke token. Deelnemers met een account hoeven daarmee niet opnieuw in te loggen. Via dezelfde link kunnen zij ook doorklikken naar hun aanmelding. Voor andere onderdelen van de mijn-omgeving, zoals profielinformatie, moeten zij wel inloggen.
Hebben extra deelnemers nog geen account? Dan kunnen ze via de link niet bij de materialen of deelnemerslijst. Je kunt ze wel uitnodigen om een account aan te maken. Meer hierover lees je in het artikel 'Logingegevens verstrekken aan CRM-relaties'. Je kunt dit proces eventueel ook automatiseren met een Marketing Automation journey.