Het Procurios platform biedt de mogelijkheid om deelnemers na afloop van bijeenkomsten of activiteiten te vragen een evaluatieformulier in te vullen. Dit artikel beschrijft hoe je dit instelt en toepast.
Voorbeeld: Stichting X organiseert regelmatig (betaalde) workshops en investeert jaarlijks een hoog bedrag in de kwaliteit daarvan. Ze willen daarom graag weten hoe deelnemers specifieke onderdelen van het programma en de vaardigheid van trainers waarderen. Die informatie kunnen ze verzamelen door deelnemers na afloop te vragen een online evaluatie in te vullen.
Een evaluatie instellen
Een evaluatie instellen begint met het toevoegen van een Evaluatieset via het hoofdmenu Meetings & Events / Instellingen / Evaluatiesets.
Open vervolgens deze Evaluatieset en voeg evaluatievragen toe, of pas deze aan.
Voor elke vraag die je aan deelnemers wilt stellen, geef je aan:
- of de betreffende vraagt Actief is, of niet beschikbaar voor vragenlijsten;
- de tekst van de Vraag, precies zoals de deelnemers die zullen zien;
- op welk Doel deze vraag betrekking heeft:
- op een Bijeenkomst in zijn geheel,
- op een Activiteit uit het programma
- of op de Spreker van zo’n activiteit;
- welk Type beantwoording en resultaat je wenst:
- Open vragen en antwoorden;
- een Score (1-5);
Hierbij moet bij elke vraag aangegeven worden waar de waarden 1 en 5 voor staan. Bijvoorbeeld: “(1 = zeer slecht, 5 = uitstekend)”. - de Net Promotor Score (NPS) metriek;
- de Customer Satisfaction Score (CSAT) metriek.
- of de vraag Verplicht beantwoord moet worden of optioneel is.
Een evaluatie waarin open vragen worden gesteld, is niet hetzelfde als een online enquête! Zie daarvoor het artikel Survey-formulier aanmaken.
Om een NPS- (type 3) of CSAT (type 4) score te kunnen gebruiken, moeten er behalve Evaluatiesets ook Antwoordsets ingesteld worden. Deze kun je toevoegen via het backend menu Meetings & Events > Evaluatiesets > Antwoordsets.
Een evaluatieverzoek aanbieden
Voor elke bijeenkomst/evenement kan eenmalig een evaluatie worden ingesteld. Een evaluatie kan pas worden ingevuld nadat het evenement of de bijeenkomst is afgelopen, d.w.z. ná de ingestelde einddatum van het event.
Om deelnemers uit te nodigen om het evaluatieformulier in te vullen, stuur je hen een e-mailbrief met daarin een veldcode die de URL-koppeling vormt naar het formulier. Ga hiervoor naar Meetings & Events > Bijeenkomsten > (tabblad) Instellingen > E-mailcommunicatie. Maak hier een nieuw bericht aan via 'E-mail toevoegen' en selecteer bij het onderdeel Inhoud en uiterlijk op de gewenste plek in je bericht de Veldcode: 'URL naar de evaluatie van de bijeenkomst'.
Resultaat en output
Bij Open vragen (type 1) kunnen achteraf alle resultaten/antwoorden geëxporteerd worden.
Als een eenvoudige Score wordt gevraagd (type 2) wordt per vraag de gemiddelde score berekend op basis van bijeenkomst, activiteit en activiteit-spreker-combinatie.
Bij Scores, NPS en CSAT wordt gebruik gemaakt van vooraf vastgelegde antwoorden. De scores worden berekend op basis van bijeenkomst, activiteit en activiteit-spreker combinatie.
- Score (1-5): de gemiddelde score per vraag op basis van alle antwoorden.
- NPS (-100 - 100): percentage promotors - percentage critici, waarbij de grens voor promoters en critici doorgaans verschilt tussen Europa en Amerika.
- CSAT (0 - 100): totaal aantal bovengemiddelde scores / totaal aantal antwoorden * 100 (%)
- Tevens wordt er een NPS- en CSAT score berekend voor de hele bijeenkomst, dus op basis van alle antwoorden op alle (CSAT en NPS) vragen.
Zodra deelnemers evaluaties hebben ingestuurd, worden deze resultaten getoond op het tabblad Evaluation van een Bijeenkomst. Dit tabblad komt echter pas in beeld nadat je een op het tabblad Instellingen van de betreffende bijeenkomst bij Evaluatie de gewenste Evaluatieset hebt ingesteld.
