Dit artikel beschrijft hoe je een nieuwe bijeenkomst aanmaakt.
Begrippenlijst
- Bijeenkomst: algemene aanduiding voor activiteiten, congressen, vakbeurzen en andere evenementen waarvoor de bijeenkomsten-module wordt ingezet
- Bezoeker: een persoon of organisatie die is uitgenodigd, zichzelf heeft aangemeld/afgemeld voor een bijeenkomst en die (achteraf) aanwezig dan wel afwezig heeft kunnen zijn
- Aanmelding: de actie van een persoon of organisatie waarbij deze zich inschrijft voor een bijeenkomst
- Deelnemer: een persoon of organisatie die zich voor een bijeenkomst heeft aangemeld - deelnemers kunnen middels de deelnemerslijst zichtbaar worden gemaakt voor andere (kandidaat)deelnemers
- Programma: de verzameling van programma-onderdelen die in een bijeenkomst zijn gedefinieerd
- Kaart: een verwijzing naar een of meerdere programma-onderdelen van de bijeenkomst waarvoor iemand zich kan aanmelden
Een bijeenkomst aanmaken
Open in je hoofdmenu Meetings & Events en klik in de sectie 'Bijeenkomsten' op Nieuwe bijeenkomst.
Je kunt hierbij kiezen voor een blanco bijeenkomst, waarbij je alle instellingen zelf in dient te voeren. Bij een bijeenkomst die regelmatig terugkomt, kun je ook een template gebruiken.
Je kunt een template maken op basis van een bestaande bijeenkomst door in het menu van die bijeenkomst op 'Template maken' te klikken. Of je kunt op 'Kopieer template' klikken in een van de bestaande templates onder Meeting & Events > Instellingen > Templates.
Nieuwe bijeenkomst: Blanco bijeenkomst
Als je klikt op 'blanco bijeenkomst' verschijnt er een nieuw scherm waarop je de instellingen van je bijeenkomst kunt vastleggen. Deze instellingen worden hieronder kort toegelicht:
- Titel: de naam van de bijeenkomst. Deze wordt getoond op de website
- Van: datum en tijd waarop de bijeenkomst begint
- Tot: datum en tijd waarop de bijeenkomst eindigt
- Labels: kies optioneel een label voor je bijeenkomst.
- Aanwezigheid: is het een offline of online meeting?
- Voertaal: taal die wordt gebruikt om standaardberichten in te vullen
- Beschikbare talen: welke talen worden gebruikt voor de meeting?
- Contactpersoon: Deze persoon wordt gebruikt om contactmomenten aan te koppelen.
-
Doelgroep: kies hier de selectie, relatielijst en/of losse gebruikers (Relaties die in kunnen loggen) die je uit wilt nodigen.
Klik op 'Opslaan' als alles naar wens is ingevuld. Je bijeenkomst wordt aangemaakt als concept. Er worden dus nog niet direct deelnemers uitgenodigd en je kunt alle instellingen nog wijzigen.
Bijeenkomst verder instellen
Nadat je de blanco bijeenkomst hebt opgeslagen, kom je in een nieuw scherm terecht met verschillende tabs met instellingen. We zullen deze niet in detail bespreken, maar geven je een algemene beschrijving van welke instellingen je onder welke tab kunt vinden. Het gaat om Instellingen, Tickets & Aanmelden, Deelnemers, Aanmeldingen en Financieel.
Instellingen
Onder de tab Instellingen vind je een aantal extra onderdelen waarin je de eigenschappen van de bijeenkomst kunt inrichten.
Bijeenkomst basis: hier kun je algemene instellingen, zoals titel, samenvatting en datum van je bijeenkomst aanpassen. Je kunt hier ook instellingen vanaf welke datum en tijd de bijeenkomst zichtbaar moet zijn op je website. Zodra je op 'publiceer nu' klikt (zie afbeelding hierboven), wordt dit veld automatisch ingevuld. Je kunt dit veld ook handmatig invullen als je op een specifieke datum en tijd je bijeenkomst online wilt hebben.
Weergave: hier kun je de weergave van je detailpagina aanpassen, zoals welke pagina's getoond worden, coverfoto, informatie over prijzen en of het deelnemeroverzicht zichtbaar is.
Programma: hier stel je het programma in. Lees meer over een programma aanmaken.
E-mailcommunicatie: hier stel je e-mailcommunicatie in op basis van een gebeurtenis of een specifiek moment. Lees meer over Communiceren via e-mail met je bezoekers.
Social media: hier stel je in hoe bezoekers je bezoekers kunnen delen via social media.
Materiaal: hier kun je extra materiaal toevoegen, zoals video's van YouTube of documenten met vergaderstukken.
Evaluatie: wanneer je bij 'Evaluatiesets' (in het linker menu) evaluatie- en antwoordsets hebt gemaakt, kun je die toepassen bij de bijeenkomst.
Teksten aanpassen: hier pas je de teksten aan om te communiceren met je bezoekers via de aanmeldpagina. Lees meer over Communiceren via de aanmeldpagina.
Tickets & aanmelden
Onder de tab 'Tickets & aanmelden' stel je onder het onderdeel 'Aanmeldformulier' de instellingen rondom het aanmeldproces in. Zo kun je hier o.a. kiezen of je een contactmoment wilt maken voor het aanmelden, of de reservelijst beschikbaar is en of een aanmelding nog gewijzigd of geannuleerd mag worden.
Onder 'Betaalopties' stel je in of de bijeenkomst gratis is, direct (online) betaald moet worden, of dat er achteraf (o.b.v. factuur) betaald moet worden.
Lees verder hierover in Financiën van een bijeenkomst
Onder het onderdeel 'Tickets' kun je de (verschillende soorten) tickets toevoegen die je nodig hebt, hoeveel tickets er beschikbaar zijn en wat de prijs van een ticket is.
Deelnemers
Onder de tab 'Deelnemers' vind je het deelnemeroverzicht van je bijeenkomst. Dit is de plaats waar vanuit je met (mogelijke) deelnemers van je bijeenkomst interacteert, nieuwe bezoekers uitnodigt en handmatig aanmeldingen kan toevoegen. Lees meer over Bezoekers / Doelgroep beheren.
Betaalopties
Onder de tab 'Betaalopties' kun je instellen op welke wijze voor deze bijeenkomst betaald dient te worden en hoe de facturatie verloopt. De keuze is tussen Geen betalingen verwerken, Betaling tijdens aanmelden of Facturatie na aanmelden.
Aanmeldingen
Hier kun je een overzicht van de aanmeldingen zien. In het deelnemersoverzicht zie je iedereen die is uitgenodigd, maar in het aanmeldingsoverzicht zie je alleen de Relaties die zich ook daadwerkelijk hebben aangemeld.
Als je informatie over deze aanmeldingen wilt beheren (bijvoorbeeld notities toevoegen, afmelden of aanwezigheid registreren), doe je dat via het deelnemersoverzicht.
Financieel
Onder de tab Financieel zie je onder het onderdeel 'Inkomsten' een overzicht van de inkomsten van je bijeenkomst.
Afhankelijk van de gekozen Betaalopties onder 'Tickets en Aanmelden' zie je hier ook een onderdeel 'Facturatie'. Hier zie je een overzicht van factuuropdrachten die n.a.v. reserveringen zijn gemaakt.
Lees meer over Financiën van een bijeenkomst