Korte samenvatting:
Ga naar je bijeenkomst in Meetings & Events en open het tabblad 'Programma'. Hier zie je per activiteit de bezetting, kun je wijzigingen doorvoeren en aanmeldingen exporteren.
Je hebt een programma aangemaakt voor je bijeenkomst. Nu wil je bijhouden of activiteiten nog plek hebben, iets aanpassen of een overzicht maken van wie zich heeft aangemeld. Dit artikel legt uit hoe je dat doet.
Bezetting bewaken
In het programma-overzicht zie je per activiteit hoeveel deelnemers zich hebben aangemeld en wat het maximum is. Een kleurmarkering laat je in één oogopslag zien hoe het staat:
- 🟡 Geel: de activiteit is bijna vol (90% of meer ingeschreven)
- 🔵 Blauw: de activiteit is precies vol
- 🔴 Rood: de activiteit is overvol
Overvol kan gebeuren als je het maximum aantal deelnemers achteraf hebt verlaagd terwijl er al aanmeldingen waren.
Heeft je programma veel activiteiten naast elkaar? Dan kun je horizontaal scrollen om alles te lezen.
Activiteit wijzigen, verplaatsen of verwijderen
Klik op de drie puntjes rechts van een activiteit. Je ziet drie opties:
- 'Wijzig' - pas de titel, omschrijving, sprekers, aanmeldingsinstellingen of zichtbaarheid aan
- 'Verplaatsen' - verplaats de activiteit naar een ander tijdsblok binnen hetzelfde programma
- 'Verwijderen' - verwijder de activiteit definitief
Activiteit wijzigen
Gebruik 'Wijzig' als je de instellingen van een activiteit wilt aanpassen. Bijvoorbeeld: twee workshops wisselen van zaal, waardoor ook de maximale aantallen deelnemers veranderen. Je past dan bij elke workshop het maximum aan via 'Wijzig'.
Activiteit verplaatsen
Gebruik 'Verplaatsen' als een activiteit naar een ander tijdsblok moet. Bijvoorbeeld: een workshopleider geeft aan alleen in de tweede ronde beschikbaar te zijn.
Kies je voor 'Verplaatsen'? Dan zie je een overzicht van alle programma-onderdelen met hun datum en tijden. Selecteer het gewenste tijdsblok en klik op 'Verplaatsen'.
Tip: Vereist de wijziging dat je de betrokken deelnemers informeert? Ga dan naar het tabblad 'Deelnemers' en filter via 'Verfijn overzicht' op de betreffende activiteit onder 'Aangemeld voor activiteiten'. Klik daarna op de drie puntjes in het actiemenu en kies 'Mailing maken'. Zo stuur je een gerichte mail aan precies de juiste deelnemers.
Aanmeldingen exporteren
Wil je een overzicht van wie zich heeft aangemeld voor een activiteit? Klik op 'Exporteer aanmeldingen' bovenaan het programma-overzicht. Je krijgt dan een CSV-bestand.
Je kiest zelf welke kolommen je wilt exporteren. Beschikbare kolommen zijn onder andere:
- Bijeenkomst en activiteit
- Start- en eindtijd van het programma-onderdeel
- Relatiegegevens (naam, e-mailadres, relatie-ID)
- Aanmeldstatus en aanmelddatum
- Aanwezigheidsstatus, ticket en opmerking
Als veldscheidingsteken gebruik je standaard een puntkomma (;). Dit werkt goed bij het openen in Excel.
Let op: privacy. Een export bevat persoonsgegevens. Sla het bestand op een veilige plek op en deel het niet via e-mail. Meer informatie over het veilig werken met persoonsgegevens vind je in het artikel: 'Hoe exporteer ik relatiegegevens van deelnemers aan een bijeenkomst?'.
