Korte samenvatting:
Met de Materialen-tab deel je documenten, video's en andere bestanden met deelnemers van een bijeenkomst. Schakel de tab in via Instellingen > Weergave en voeg inhoud toe via Instellingen > Materiaal. Stel in wie de tab mag zien en wanneer die zichtbaar wordt.
Veel bijeenkomsten hebben documenten die deelnemers nodig hebben. Denk aan vergaderstukken voor een ledenvergadering die twee weken van tevoren beschikbaar worden. Of presentaties die je na afloop van een congres wil delen. Met de Materialen-tab zet je die inhoud op één plek, direct op de bijeenkomstpagina.
De tab inschakelen
Ga naar de bijeenkomst in Meetings & Events.
- Open Weergave onder de tab Instellingen.
- Zet het vinkje aan bij 'Materiaal' onder Toon pagina's.
- Klik op 'Opslaan'.
Zichtbaarheid instellen
Bepaal wie de tab kan zien. Kies bij Zichtbaar voor een van de vier opties:
- Alle websitebezoekers - de tab is openbaar voor iedereen.
- Ingelogde websitebezoekers - alleen mensen met een account zien de tab.
- Ingelogde aangemelde deelnemers - alleen deelnemers met aanmeldstatus 'Aangemeld' zien de tab.
- Ingelogde aanwezige deelnemers - alleen deelnemers met aanwezigheidsstatus 'Aanwezig' zien de tab.
Let op: kies je voor 'Alle websitebezoekers'? Dan is de inhoud van de tab openbaar. Zoekmachines zoals Google kunnen de pagina dan indexeren en tonen in zoekresultaten. Controleer daarom of de documenten geen privacygevoelige informatie bevatten, zoals persoonsgegevens van leden. Informeer ook sprekers als je hun presentatie plaatst. Zij gaan er vaak van uit dat hun materiaal alleen gedeeld wordt met de aanwezigen.
Meer over aanmeldstatus lees je in het artikel 'Hoe wijzig ik de aanmeldstatus van een deelnemer?'. Meer over aanwezigheidsstatus lees je in het artikel 'Hoe beheer ik de aanwezigheidsstatus van deelnemers?'.
Verder beperken op doelgroep
Wil je de tab alleen tonen aan een specifieke groep, zoals leden? Gebruik dan Beperk tot. Dit is een extra laag bovenop de zichtbaarheidsinstelling. Iemand moet dan zowel voldoen aan de zichtbaarheidsinstelling (zoals 'aangemeld') als aan de beperking die je hier instelt.
Publicatietijdstip instellen
Je hoeft de tab niet meteen zichtbaar te maken. Kies bij Publiceer voor 'Publiceer deze tab op een bepaald tijdstip'. Vul daarna bij Gepubliceerd vanaf de datum en het tijdstip in.
Dit is handig voor vergaderstukken die je twee weken voor de bijeenkomst wil vrijgeven. Of voor presentaties die je pas na afloop beschikbaar wil stellen.
Inhoud toevoegen
Ga naar Instellingen > Materiaal. Je hebt twee opties:
- Vrije tekst: voeg hier een toelichting toe, of embed een video van YouTube.
- Documenten: koppel bestanden uit de Library van Procurios. Je kunt bestanden vooraf uploaden in de Library, of ze direct toevoegen terwijl je de tab inricht.
Deelnemers informeren via e-mail
Wil je deelnemers een link sturen naar de Materialen-tab? Gebruik dan de veldcode voor URL naar de materialen-sectie van de bijeenkomst (##urlMeetingMaterials##) in de e-mails die je via de bijeenkomst verstuurt.
Heb je de zichtbaarheid van de materialen-sectie ingesteld op 'alleen ingelogd'? Dan wordt de veldcode automatisch omgezet naar een persoonlijke link: de ontvanger hoeft daardoor niet apart in te loggen. Via dezelfde link kan de deelnemer ook doorklikken naar zijn aanmelding.
De persoonlijke link geeft toegang tot alle onderdelen van die specifieke bijeenkomst. Andere onderdelen van de mijn-omgeving, zoals profielgegevens of een online community, zijn niet toegankelijk via deze link.
Let op: toegang voor groepsdeelnemers
Extra deelnemers in een groepsaanmelding hebben niet automatisch toegang tot de Materialen-tab als die is afgeschermd. Zij hebben namelijk geen account. Je hebt twee opties:
- Nodig de extra deelnemers uit om een account aan te maken. Zij krijgen dan toegang zoals andere ingelogde deelnemers. Meer hierover lees je in het artikel 'Logingegevens verstrekken aan CRM-relaties'.
- Zet de tab op 'Alle websitebezoekers'. De inhoud is dan openbaar en vindbaar via zoekmachines. Gebruik deze optie alleen als de documenten geen privacygevoelige informatie bevatten.
- Maak een aparte, verborgen pagina op je website en zet de bestanden daar op. Stuur de link naar die pagina in de bevestigingsmail naar deelnemers. Zo houd je controle over wie de inhoud ziet, zonder dat een account vereist is. Stel de pagina ook in als 'niet indexeren', zodat zoekmachines de pagina niet opnemen in de zoekresultaten.
Meer over groepsaanmeldingen lees je in het artikel 'Groepsaanmelding instellen'.