Korte samenvatting:
Meetings & Events biedt verschillende manieren waarop deelnemers zich aanmelden voor een bijeenkomst. Welke mogelijkheden je aanbiedt, stel je per bijeenkomst in. Dit artikel geeft een overzicht zodat je kunt kiezen wat bij jouw situatie past.
Niet elke bijeenkomst is hetzelfde. Bij een open congres wil je dat iedereen zich makkelijk kan aanmelden, ook zonder account. Bij een ledenvergadering wil je juist weten wie er wel en niet komt. En bij een partnerbijeenkomst meldt één contactpersoon soms een heel team aan.
Meetings & Events biedt voor al deze situaties een passende aanmeldvorm. Dit artikel helpt je begrijpen welke opties er zijn, zodat je de juiste keuze maakt voor jouw bijeenkomst.
Hoe verloopt de aanmelding?
Via de website, per persoon
De meest gebruikelijke manier: de deelnemer meldt zich zelf aan via je website. Hij vult een aanmeldformulier in en ontvangt een bevestiging per e-mail.
Bij deze vorm heb je twee opties:
Met account
De deelnemer logt in met een bestaand account. Het systeem herkent hem en vult zijn gegevens automatisch in. Handig voor leden of vaste relaties die al in je CRM staan en toegang hebben tot een ledenportaal of mijn-omgeving.
Zonder account
De deelnemer vult zijn gegevens handmatig in, zonder in te loggen. De drempel is lager, maar het systeem herkent hem niet automatisch. Na de aanmelding wordt er een nieuwe relatie aangemaakt in het CRM. Gebruik de ontdubbelfunctie achteraf om dubbele relaties samen te voegen.
Je kunt ook beide opties aanbieden: de deelnemer kiest dan zelf of hij inlogt of anoniem aanmeldt.
→ Meer over aanmelden zonder account lees je in het artikel 'Annulering van je aanmelding voor een bijeenkomst (zonder inloggen)'.
Via de website, met meerdere personen
Wil je dat één aanmelder meerdere deelnemers kan inschrijven? Dan schakel je groepsaanmeldingen in. Dit is handig voor bijeenkomsten waarbij bedrijven of gezinnen samen deelnemen.
Bij groepsaanmeldingen heb je twee varianten:
| Inclusief aanmelder | Exclusief aanmelder | |
|---|---|---|
| Wie meldt aan? | De aanmelder zelf, plus extra deelnemers | Alleen extra deelnemers |
| Typisch gebruik | Vrienden, familie of collega’s die samen komen | Managementassistent die collega’s inschrijft |
| Factuurgegevens | Van de aanmelder | Van de aanmelder |
Voor elke extra deelnemer wordt een apart formulier ingevuld. Voor de aanmelder zelf vraag je vaak meer gegevens op, zoals factuurinformatie. Voor de extra deelnemers is een naam en e-mailadres het belangrijkste, zodat zij de communicatie over de bijeenkomst ontvangen en later teruggevonden kunnen worden in het CRM.
Is de aanmelder ingelogd? Dan kan hij voor elke extra deelnemer ook bekende collega's kiezen uit een lijst, bij beide varianten. Zo hoeft hij minder gegevens in te vullen en ontstaan er minder dubbele relaties in het CRM.
Per aanmelding kun je een maximum instellen van 15 deelnemers.
→ Lees meer in het artikel 'Aanmelden van meerdere personen'.
Handmatig door de organisator
Je kunt een relatie ook zelf aanmelden vanuit Meetings & Events, zonder dat de deelnemer zelf actie onderneemt. Dit doe je via het tabblad Aanmeldingen van de bijeenkomst.
Handig als iemand belt om zich aan te melden, of als je een deelnemer wil toevoegen die geen uitnodiging heeft ontvangen.
→ Lees meer in het artikel 'Hoe meld ik een relatie handmatig aan voor een bijeenkomst?'
Aanvullende opties
Naast de basisvorm kun je per bijeenkomst extra mogelijkheden aanzetten.
Tickets per doelgroep
Je kunt tickets beperken tot een specifieke relatielijst. Zo is een medewerkersticket alleen zichtbaar voor ingelogde medewerkers, en een vrijwilligersticket alleen voor vrijwilligers. Deelnemers buiten die lijst zien het ticket niet.
→ Lees meer in het artikel 'Onderscheid maken in tarieven voor verschillende doelgroepen'.
Reservelijst
Is de bijeenkomst vol? Dan kunnen geïnteresseerden zich aanmelden voor de reservelijst. Komt er een plek vrij, dan kun je iemand van de lijst doorschuiven naar aangemeld, handmatig of automatisch.
→ Lees meer in het artikel 'Hoe gebruik ik een reservelijst bij mijn bijeenkomst?'
RSVP: 'Komt niet'
Bij sommige bijeenkomsten wil je niet alleen weten wie er komt, maar ook wie er bewust niet komt. Denk aan een algemene ledenvergadering waarbij aanwezigheid of afwezigheid telt voor het quorum. Met de RSVP-optie verschijnt er op de aanmeldpagina ook een 'Ik kom niet'-knop.
→ Lees meer in het artikel 'Hoe stel ik RSVP 'Komt niet' in voor een bijeenkomst?'