Korte samenvatting:
Bij elke bijeenkomst stel je twee dingen in: hoe de aanmelder zich identificeert (inloggen, zonder account of nieuw account) en hoeveel personen hij aanmeldt (alleen zichzelf of een groep). Daarnaast kun je aanvullende opties inschakelen, zoals een reservelijst of RSVP.
Niet elke bijeenkomst is hetzelfde. Bij een open congres wil je dat iedereen zich makkelijk kan aanmelden, ook zonder account. Bij een ledenvergadering wil je juist weten wie er wel en niet komt. En bij een partnerbijeenkomst meldt één contactpersoon soms een heel team aan.
Meetings & Events biedt voor al deze situaties een passende aanmeldvorm. Dit artikel helpt je begrijpen welke opties er zijn, zodat je de juiste keuze maakt voor jouw bijeenkomst. De instellingen voor de aanmelding vind je in de bijeenkomst via Tickets & Aanmelden.
Hoe meldt de aanmelder zich aan?
Bij elke bijeenkomst - of iemand nu alleen of met een groep aanmeldt - stel je in hoe de aanmelder zijn gegevens invult. Je hebt drie opties. Je kunt ze ook combineren, zodat de aanmelder zelf kiest.
Inloggen
De aanmelder logt in met een bestaand account. Het systeem herkent hem en vult zijn gegevens automatisch in. Handig voor leden of vaste relaties die al in je CRM staan en toegang hebben tot een ledenportaal/mijn-omgeving.
Heb je voor de bijeenkomst informatie nodig die mogelijk nog niet in het CRM staat? Zorg dan dat de aanmelder zijn profiel aanvult tijdens het aanmeldproces. Kies een formulier waarop de ontbrekende velden verplicht zijn, zoals een factuuradres.
Aanmelden zonder account
De aanmelder vult zijn gegevens handmatig in, zonder in te loggen. De drempel is lager, maar het systeem herkent hem niet automatisch. Bij de aanmelding wordt er een nieuwe relatie aangemaakt in het CRM. Gebruik de ontdubbelfunctie achteraf om dubbele relaties samen te voegen.
Nieuw account aanmaken
De aanmelder vult zijn gegevens handmatig in en maakt direct een nieuw account aan. Bij een volgende bijeenkomst kan hij eenvoudig opnieuw aanmelden met dezelfde gegevens.
Je kunt ook beide opties aanbieden: de deelnemer kiest dan zelf of hij een nieuw account aanmaakt of zonder account aanmeldt.
Eén of meerdere deelnemers?
Naast de keuze hoe iemand zich aanmeldt, kies je ook hoeveel personen hij aanmeldt.
Persoonlijk
De meest gebruikelijke manier: de aanmelder meldt alleen zichzelf aan. Hij vult een aanmeldformulier in en ontvangt een bevestiging per e-mail.
Groepsaanmelding
Wil je dat één aanmelder meerdere deelnemers kan inschrijven? Dan schakel je groepsaanmelding in. Handig voor bijeenkomsten waarbij bedrijven of gezinnen samen deelnemen.
Bij een groepsaanmelding komen de opties voor de aanmelder (inloggen, zonder account of nieuw account) er gewoon bij. Daar bovenop kies je hoe de extra deelnemers worden ingeschreven.
Er zijn twee varianten:
| Inclusief aanmelder | Exclusief aanmelder | |
|---|---|---|
| Wie meldt aan? | De aanmelder zelf, plus extra deelnemers | Alleen extra deelnemers |
| Typisch gebruik | Vrienden, familie of collega’s die samen komen | Managementassistent die collega’s inschrijft |
| Factuurgegevens | Van de aanmelder | Van de aanmelder |
Voor elke extra deelnemer wordt een apart formulier ingevuld. Voor de aanmelder zelf vraag je vaak meer gegevens op, zoals factuurinformatie. Voor de extra deelnemers is een naam en e-mailadres het belangrijkste. Daarmee ontvangen zij de communicatie over de bijeenkomst en kan er bijvoorbeeld een badge gemaakt worden.
Is de aanmelder ingelogd? Dan kan hij voor elke extra deelnemer ook bekende collega's kiezen uit een lijst. Zo hoeft hij minder gegevens in te vullen en ontstaan er minder dubbele relaties in het CRM.
Per aanmelding kun je een maximum instellen van 15 deelnemers.
→ Lees meer in het artikel 'Groepsaanmelding instellen'.
Handmatig door de organisator
Je kunt een relatie ook zelf aanmelden vanuit Meetings & Events, zonder dat de deelnemer zelf actie onderneemt. Dit doe je via het tabblad Aanmeldingen van de bijeenkomst.
Handig als iemand belt om zich aan te melden, of als je een deelnemer wil toevoegen die geen uitnodiging heeft ontvangen.
→ Lees meer in het artikel 'Hoe meld ik een relatie handmatig aan voor een bijeenkomst?'.
Aanvullende opties
Naast de basisvorm kun je per bijeenkomst extra mogelijkheden aanzetten.
Tickets per doelgroep
Je kunt tickets beperken tot een specifieke relatielijst. Zo is een medewerkersticket alleen zichtbaar voor ingelogde medewerkers, en een vrijwilligersticket alleen voor vrijwilligers. Deelnemers buiten die lijst zien het ticket niet.
→ Lees meer in de artikelen 'Tickettypen aanmaken' en 'Tarieven per doelgroep instellen'.
Reservelijst
Is de bijeenkomst vol? Dan kunnen geïnteresseerden zich aanmelden voor de reservelijst. Komt er een plek vrij, dan kun je iemand van de lijst doorschuiven naar aangemeld, handmatig of automatisch.
→ Lees meer in de artikelen 'Hoe beheer ik de reservelijst van een bijeenkomst?' en 'Reservelijst instellen voor een bijeenkomst'.
RSVP: 'Komt niet'
Bij sommige bijeenkomsten wil je niet alleen weten wie er komt, maar ook wie er bewust niet komt. Denk aan een algemene ledenvergadering waarbij aanwezigheid of afwezigheid telt voor het quorum. Met de RSVP-optie verschijnt er op de aanmeldpagina ook een 'Ik kom niet'-knop.
→ Lees meer in het artikel 'Hoe stel ik RSVP 'Komt niet' in voor een bijeenkomst?'.
Betaalopties
Zijn er kosten verbonden aan deelname? Dan stel je in hoe deelnemers betalen. Je kunt kiezen voor directe online betaling bij aanmelding, facturatie achteraf, of een combinatie van beide. Voor gratis bijeenkomsten of als je betalingen buiten het platform afhandelt, zet je betaalverwerking uit.
→ Lees meer in het artikel 'Betaalopties instellen'.
Extra informatie
Bij sommige bijeenkomsten wil je aanvullende vragen stellen aan alle deelnemers. Denk aan dieetwensen of een t-shirtmaat. Die vragen stel je via het formulier voor Extra informatie. De antwoorden worden opgeslagen bij de aanmelding en komen niet in het CRM.
→ Lees meer in het artikel 'Extra informatie formulier inrichten'.