Korte samenvatting:
Kies bij Instellingen > Bijeenkomst basis > Aanwezigheid voor 'Online' of 'Hybride'. Bij een online bijeenkomst verdwijnt het locatieveld en verschijnt een URL-veld. Bij hybride vul je zowel een locatie als een URL in. Deelnemers vinden de link na aanmelding op het tabblad 'Mijn aanmelding', in e-mails en eventueel in de agenda-afspraak.
Niet elke bijeenkomst vindt op locatie plaats. Soms organiseer je een webinar, een online scholing of een digitale ledenvergadering. Of je organiseert een werkgroep waarbij een deel op kantoor zit en de rest online aansluit. In Meetings & Events stel je dit in via het veld 'Aanwezigheid'.
De drie opties voor aanwezigheid
Bij het aanmaken of bewerken van een bijeenkomst vind je het veld Aanwezigheid onder Instellingen > Bijeenkomst basis. Er zijn drie opties:
Offline - De bijeenkomst vindt plaats op een fysieke locatie. Je vult een locatie in. Check-in met de ticketscanner is beschikbaar.
Online - De bijeenkomst vindt volledig online plaats. Het locatieveld verdwijnt en er verschijnt een veld voor de URL van de online bijeenkomst. Check-in is niet beschikbaar.
Hybride - De bijeenkomst vindt zowel op locatie als online plaats. Je vult een locatie én een URL in. Check-in is niet beschikbaar.
Je keuze bepaalt welke opties beschikbaar zijn bij de verdere inrichting van je bijeenkomst. Een overzicht daarvan vind je onderaan dit artikel onder 'Invloed op andere instellingen'.
URL van de online bijeenkomst invullen
Kies je voor 'Online' of 'Hybride'? Dan verschijnt het veld Link naar de online bijeenkomst bij de basisinstellingen. Vul hier de link in naar je online bijeenkomst. Dit kan een link zijn naar Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, een YouTube-livestream of een ander platform.
Tip: Stuur je een agenda-afspraak mee met de bevestigingsmail? Vul de URL dan al in vóórdat de eerste aanmelding binnenkomt. De URL wordt automatisch opgenomen in het agenda-item, en dat kun je achteraf niet meer wijzigen bij deelnemers die de afspraak al hebben opgeslagen.
Wil je de URL nog niet meteen delen?
Soms wil je de link naar de online bijeenkomst pas op de dag zelf delen. Bijvoorbeeld omdat de link nog niet definitief is, of omdat je wilt voorkomen dat niet-aangemelde personen de link zien. Er zijn twee oplossingen:
Laat het veld leeg en vul de URL pas in wanneer je hem wilt delen. Stuur op dat moment een e-mail met de link. Het nadeel: de URL staat dan niet in de agenda-afspraak als je die eerder al hebt verstuurd.
Maak een pagina aan op je eigen website en vul die URL in bij de bijeenkomst. Op de dag van het evenement laat je die pagina doorverwijzen naar de daadwerkelijke link. Zo staat er wél een werkende link in de agenda-afspraak, zonder dat je de echte URL al hoeft te kennen.
De link delen met deelnemers
Deelnemers vinden de link naar de online bijeenkomst op drie plekken:
Op het tabblad 'Mijn aanmelding'
Na aanmelding ziet de deelnemer de link op de bijeenkomstpagina. Dit werkt automatisch zodra je de URL hebt ingevuld.
In e-mails
Gebruik de veldcode voor de URL naar de online bijeenkomst. Open het tabblad E-mails bij je bijeenkomst, bewerk de gewenste e-mail en voeg de veldcode in via de knop 'Veldcodes' in de editor. Stuur de link bij voorkeur mee in een herinneringsmail op de dag van de bijeenkomst. Zo heeft de deelnemer de link op het juiste moment bij de hand. Meer over veldcodes lees je in het artikel 'E-mails instellen bij bijeenkomsten'.
In de agenda-afspraak
Als je een agenda-afspraak meestuurt bij de bevestigingsmail, wordt de URL automatisch opgenomen in het agenda-item. Meer hierover lees je in het artikel 'Agenda-afspraak meesturen bij een bijeenkomst'.
Hybride bijeenkomst: communicatie afstemmen
Bij een hybride bijeenkomst zijn er deelnemers op locatie en deelnemers die online meedoen. Hoe je de communicatie inricht, hangt af van de grootte en aard van je bijeenkomst.
Kleine bijeenkomsten
Bij een werkgroep of commissievergadering hoef je vermoedelijk geen onderscheid te maken in de e-mails. Vermeld gewoon de locatiegegevens én de link naar de online bijeenkomst in dezelfde e-mail. Iedereen heeft dan de informatie die nodig is.
Tip: Wil je ook weten wie er niet bij kan zijn? Schakel dan de RSVP-functie in. Deelnemers kunnen dan via de bijeenkomstpagina expliciet aangeven dat ze niet komen. Meer hierover lees je in het artikel 'RSVP 'Komt niet' instellen voor een bijeenkomst'.
Grote bijeenkomsten
Bij een congres of conferentie met een livestream wil je de communicatie afstemmen per groep. Deelnemers op locatie hebben parkeerinformatie en een routebeschrijving nodig. Online deelnemers hebben de link en eventueel technische instructies nodig.
Maak hiervoor aparte tickettypen aan voor online en fysieke deelname. Vul bij elk ticket de juiste informatie in onder Tekst voor e-mails. Bijvoorbeeld:
- Bij het ticket 'Online deelname': de volledige URL naar de online bijeenkomst en eventueel technische instructies.
- Bij het ticket 'Op locatie': praktische informatie zoals parkeergelegenheid, routebeschrijving of het tijdstip van de ontvangst.
Let op: gebruik in de tickettekst geen veldcodes, maar typ de gegevens zelf in. De tickettekst wordt namelijk zelf al met een veldcode in de e-mail geplaatst. Een veldcode binnen een veldcode werkt niet. Dit geldt voor alle gegevens: URL's, locatiegegevens, tijden en andere informatie.
Dit betekent ook dat je de tickettekst niet goed kunt voorbereiden in een template. Bij reguliere e-mails gebruik je veldcodes die automatisch worden ingevuld per bijeenkomst. In de tickettekst moet je de gegevens handmatig invullen. Controleer daarom bij elke nieuwe hybride bijeenkomst of de ticketteksten kloppen, ook als je werkt vanuit een template.
Meer over het instellen van tickettypen en ticketteksten lees je in het artikel 'Tickettypen aanmaken'.
Invloed op andere instellingen
Je keuze bij 'Aanwezigheid' heeft invloed op een aantal andere functies:
Check-in en ticketscanner
Check-in is alleen beschikbaar bij offline bijeenkomsten. Bij online en hybride bijeenkomsten kun je check-in niet inschakelen. Meer hierover lees je in het artikel 'Check-in instellen voor een bijeenkomst'.
Wachtrijnummers
Bedoeld voor de fysieke ontvangst van deelnemers. Bij online bijeenkomsten niet relevant. Meer hierover lees je in het artikel 'Wachtrijnummers voor de ontvangst van deelnemers'.
Agenda-afspraak
Bij een online bijeenkomst wordt de URL automatisch opgenomen. Bij een hybride bijeenkomst staan zowel de locatie als de URL in het agenda-item.
Locatie
Bij een offline of hybride bijeenkomst vul je een locatie in. Bij een volledig online bijeenkomst is het locatieveld niet beschikbaar.
Gerelateerde artikelen
- Meer over het aanmaken van een bijeenkomst lees je in het artikel 'Een bijeenkomst aanmaken'.
- Meer over e-mails en veldcodes lees je in het artikel 'E-mails instellen bij bijeenkomsten'.
- Meer over tickettypen en ticketteksten lees je in het artikel 'Tickettypen aanmaken'.
- Meer over de agenda-afspraak lees je in het artikel 'Agenda-afspraak meesturen bij een bijeenkomst'.
- Meer over check-in lees je in het artikel 'Check-in instellen voor een bijeenkomst'.