Korte samenvatting:
Voeg scanners toe op het tabblad 'Check-in' en geef hen hun persoonlijke inlogcode op de dag zelf. Activeer de ticketscanner vooraf of op het moment dat je klaar bent. Bezoekers zonder QR-code zet je handmatig op aanwezig via het tabblad 'Deelnemers'.
Je bijeenkomst staat op het punt te beginnen. Bezoekers druppelen binnen en jij wilt de check-in soepel laten verlopen. Met de online ticketscanner van Procurios kunnen vrijwilligers of medewerkers snel tickets scannen.
Voorbereidingen
Zorg dat je het volgende op orde hebt vóór de dag van de bijeenkomst.
Check-in ingesteld?
Zorg dat je check-in hebt ingeschakeld, scanners hebt toegevoegd en de ticketscanner hebt klaargezet. Controleer ook of je bezoekers hun QR-code al hebben ontvangen per e-mail. Meer informatie lees je in het artikel 'Check-in instellen voor een bijeenkomst'.
Internetverbinding geregeld?
De scanner is een webpagina. Zonder internet werkt de scanner niet. Zorg voor een betrouwbare wifi- of 4G/5G-verbinding op de locatie.
Scanners geïnstrueerd?
Stuur je scanners van tevoren een instructie zodat ze weten wat ze moeten doen. Gebruik daarvoor de voorbeeldinstructie hieronder.
Kopieer onderstaande tekst, pas hem aan naar de stijl van jouw organisatie en stuur hem naar je scanners via e-mail, online community, WhatsApp of een ander kanaal.
Hoi [naam],
Bedankt dat je wil helpen met de check-in bij [naam bijeenkomst] op [datum].
Wat heb je nodig?
- Je telefoon met camera
- Internettoegang (wifi of 4G) [voeg eventueel een wificode toe]
- De persoonlijke inlogcode die je van ons ontvangt op de dag zelf
Hoe open je de scanner?
- Open de camera van je telefoon.
- Scan de QR-code die je van [naam organisator] ontvangt bij aankomst. Je gaat automatisch naar de scanner.
- Voer je persoonlijke inlogcode in. Ook die krijg je van [naam organisator].
- Tik op 'Start ticket scanner'. Je bent klaar om te scannen.
Geeft je telefoon een melding dat de browser toegang wil tot de camera? Kies dan 'Toestaan'. Zonder deze toestemming werkt de scanner niet.
Hoe scan je een ticket? Vraag de bezoeker om de QR-code uit zijn bevestigingsmail te tonen. Scan de code met je camera.
Je ziet daarna direct:
- Groen - Geldig ticket. De bezoeker mag naar binnen. Tik op 'Scan volgend ticket'.
- Geel - Dit ticket is al eerder gescand. Vraag de bezoeker hierover en spreek ons aan als je twijfelt.
- Rood - Ongeldig ticket. De bezoeker mag niet naar binnen. Stuur hem door naar [naam/locatie balie].
Heeft een bezoeker geen QR-code? Stuur de bezoeker door naar [naam/locatie balie]. Wij helpen hem verder.
Vragen? Neem contact op met [naam] via [telefoonnummer/e-mail].
Bedankt en tot [datum]!
[Naam organisatie]
Laptop bij de hand?
Zorg voor een laptop op de incheckbalie. Zo kun je snel helpen als een bezoeker zijn QR-code niet bij zich heeft. Je kunt de code opzoeken, de bezoeker handmatig aanwezig zetten of de QR-code afdrukken zodat hij alsnog gescand kan worden.
Op de dag zelf
Stap 1: De ticketscanner activeren
Heb je de activering van de ticketscanner vooraf ingepland? Dan kun je deze stap overslaan.
Heb je de ticketscanner nog niet vooraf ingepland? Activeer hem dan nu. Ga naar het tabblad Check-in van de bijeenkomst en klik op 'Activeer ticketscanner'. De scanner gaat direct aan. Vergeet niet om de scanner na afloop ook te deactiveren (als je dit niet vooraf hebt ingesteld).
Stap 2: Scanners op pad sturen
In het tabblad Check-in zie je een lijst van je scanners. Klik op 'Open scanner' of op het smartphone-pictogram achter de naam van een scanner.
Je ziet een scherm met twee dingen die de scanner nodig heeft:
- Een persoonlijke scan-URL, weergegeven als QR-code. De scanner scant deze met de camera van zijn telefoon en gaat automatisch naar de ticketscanner.
- Een toegangscode, waarmee de scanner zich identificeert.
Geef elke scanner mondeling hun toegangscode wanneer ze zich bij je melden. Ze scannen de QR-code op het scherm en voeren de code in. Ze zijn dan klaar om bezoekers te scannen.
Tip: Wil je de gegevens al eerder delen? Dat kan. Klik op 'Link kopiëren' en stuur de persoonlijke scan-URL samen met de toegangscode alvast naar de scanner, bijvoorbeeld via e-mail of WhatsApp. Zorg er in dat geval wel voor dat je de ticketscanner pas activeert op het gewenste tijdslot. Zo voorkom je dat iemand te vroeg of te laat kan scannen.
Stap 3: Bezoeker zonder QR-code
Heeft een bezoeker zijn QR-code niet bij zich? Dan zijn er twee opties:
Optie 1: Handmatig aanwezig zetten
Ga naar het tabblad Deelnemers van de bijeenkomst (1). Zoek de deelnemer op via het filtervenster rechts (2). Klik op het potloodpictogram achter de naam (3). Selecteer bij Was aanwezig? de optie 'Ja, aanwezig' (4) en klik op 'Opslaan'.
Staat het potloodpictogram er niet? Meer informatie over hoe je de status dan aanpast lees je in het artikel 'Hoe beheer ik de aanwezigheidsstatus van deelnemers?'.
Optie 2: QR-code opzoeken en tonen
Wil je de bezoeker alsnog laten scannen? Ga naar het tabblad Deelnemers en zoek de deelnemer op via het filtervenster rechts (1). Klik op het aanmeldingsinformatie-pictogram achter de naam (2). Dit is het pictogram met een documentje.
Er opent een venster met de aanmeldingsgegevens en onderin de ticket QR-code (3). Toon dit scherm aan een scanner of klik op 'Afdrukken' om de QR-code af te drukken (4).
Hoe je check-in inricht voor een bijeenkomst of template lees je in het artikel: 'Check-in instellen voor een bijeenkomst'.