Korte samenvatting
Er zijn twee manieren om abonnementen te verlengen. Verlengen + factureren: Ga naar Memberships > Verlengen, klik op 'Verleng abonnementen' en maak daarna facturen aan. Betaaluitnodiging: Ga naar Memberships > Betaaluitnodigingen, maak uitnodigingen aan en verstuur ze. Het abonnement wordt automatisch verlengd zodra het lid betaalt.
Abonnementen lopen na een bepaalde periode af (bijvoorbeeld een jaar, een kwartaal of een andere looptijd). Voordat de nieuwe periode begint, moeten de abonnementen verlengd worden.
Twee manieren van verlengen
Er zijn twee manieren om abonnementen te verlengen:
- Verlengen + factureren - Je verlengt eerst de abonnementen, daarna maak je facturen en verstuur je die.
- Verlengen via betaaluitnodiging - Je stuurt eerst een betaalverzoek. Het abonnement wordt pas verlengd nadat het lid heeft betaald.
Welke methode je gebruikt, hangt af van je situatie:
| Situatie | Methode | Waarom? |
|---|---|---|
| Gratis abonnementen | Alleen verlengen | Geen betaling nodig |
| Zakelijke leden (B2B) | Verlengen + factureren | Factuur nodig voor BTW-aftrek |
| Particuliere leden in Nederland | Verlengen + factureren | Meest gebruikelijk, vaak met incasso |
| Particuliere leden in België | Betaaluitnodiging | Culturele voorkeur, vzw’s vaak BTW-vrijgesteld |
In het linkermenu onder Memberships vind je de abonnementen die klaar zijn voor verlenging:
- 'Verlengen' Hier staan abonnementen die je eerst verlengt en daarna factureert
- 'Betaaluitnodigingen' Hier staan abonnementen waarvoor je een betaalverzoek stuurt
Let op: Sommige organisaties gebruiken beide methodes. Bijvoorbeeld: facturatie voor zakelijke leden en betaaluitnodigingen voor Belgische particulieren. Kijk dan in beide overzichten.
Tip: Begin op tijd met het verlengproces. Als je gehaast werkt, zitten er snel fouten in. Neem de tijd om alles rustig na te lopen.
Methode 1: Verlengen + factureren
Bij deze methode verleng je eerst de abonnementen. Daarna maak je facturen aan en verstuur je die naar je leden.
Het proces in 5 stappen
- Controleer je administratie - Klopt alles? Dit is de belangrijkste stap!
- Verleng de abonnementen - Dit artikel
- Maak factuuropdrachten aan - Zie 'Hoe factureer ik abonnementen?'
- Verwerk de factuuropdrachten - Zie facturatie-artikel
- Genereer en verstuur de facturen - Zie 'Factureren genereren van factuuropdrachten'
Wanneer verleng je?
Een abonnement wordt verlengbaar zodra de opzegtermijn is verstreken.
Voorbeeld: Een abonnement heeft een opzegtermijn van 30 dagen en een vervaldatum van 1 januari. Vanaf 2 december (= 30 dagen voor de vervaldatum) verschijnt dit abonnement in het verleng-overzicht.
Hoe vaak verleng je?
Dit hangt af van de looptijd van je abonnementen:
- Jaarabonnementen (bijvoorbeeld 1 jan t/m 31 dec): En keer per jaar verlengen
- Kwartaalabonnementen (3 maanden): Vier keer per jaar verlengen
Lees meer over de looptijd van een abonnement in het artikel 'Abonnementstype toevoegen'.
Wanneer factureer je?
Je kunt kiezen of je nog in het oude jaar factureert of in het nieuwe jaar. De meeste organisaties kiezen voor facturatie in het nieuwe jaar.
Let op: Houd dit consistent met voorgaande jaren. Als je vorig jaar in december factureerde, doe dat dit jaar dan ook. Anders krijg je afwijkingen in je boekhouding en is het verwarrend voor je leden.
Stap 1: Ga naar het verleng-overzicht
Ga naar Memberships en kies je administratie. Klik in het linkermenu op 'Verlengen'.
Je ziet nu een overzicht van alle abonnementen die klaar zijn om te verlengen.
Stap 2: Kies hoe je wilt verlengen
Je hebt twee opties:
Optie A: Eén abonnement verlengen
Klik op het verleng-icoontje (🔄) achter het abonnement dat je wilt verlengen. Je ziet een pop-up met de nieuwe vervaldatum. Klik op 'Verlengen' om te bevestigen.
Optie B: Alle abonnementen tegelijk verlengen
Klik rechtsboven op de blauwe knop 'Verleng abonnementen'. Je ziet hoeveel abonnementen worden verlengd. Klik op 'Verleng abonnementen' om te bevestigen.
Let op: Dit proces kan een paar minuten duren bij veel abonnementen. De taak loopt door op de achtergrond.
Stap 3: Ga verder met factureren
Na het verlengen vind je de abonnementen terug onder Memberships > Facturatie. Daar kun je de facturen maken en versturen.
Lees meer in het artikel: 'Hoe factureer ik abonnementen?'
Methode 2: Verlengen via betaaluitnodiging
Bij deze methode werkt het andersom: je stuurt eerst een betaalverzoek naar je leden. Pas wanneer het lid betaalt, wordt het abonnement automatisch verlengd.
Het proces in 5 stappen
- Controleer je administratie - Klopt alles?
- Bekijk verlengbare abonnementen - Welke zijn klaar voor een uitnodiging?
- Maak betaaluitnodigingen aan - Het systeem maakt de verzoeken klaar
- Verstuur de betaalverzoeken - Per e-mail naar je leden
- Volg op en verwerk betalingen - Het abonnement wordt automatisch verlengd na betaling
Stap 1: Ga naar Betaaluitnodigingen
Ga naar Memberships, kies je administratie en klik op 'Betaaluitnodigingen' in het linkermenu. Je komt op het tabblad 'Verlengbare abonnementen'.
Stap 2: Bekijk welke abonnementen klaar zijn
Op het tabblad 'Verlengbare abonnementen' zie je welke abonnementen klaar zijn voor een betaaluitnodiging. Een abonnement verschijnt hier zodra de opzegtermijn is verstreken.
Gebruik de filters aan de rechterkant om te zoeken op specifieke leden of abonnementstypen.
Tip: Overweeg om eerst een test te doen met je eigen relatie. Zo zie je welke e-mailcommunicatie eruit gaat en hoe het proces verder verloopt.
Stap 3: Maak de betaaluitnodigingen aan
Klik op de blauwe knop 'Maak betaaluitnodigingen'. Je ziet een bevestiging met het aantal uitnodigingen dat wordt aangemaakt. Klik op 'Bevestigen' om door te gaan.
Stap 4: Verstuur de e-mails
Ga naar het tabblad 'Betaaluitnodigingen'. Hier zie je alle aangemaakte uitnodigingen die klaar staan om te versturen.
Je ziet:
- Het totaal aantal uitnodigingen
- Het totaalbedrag
- Per regel: de naam van het lid, het abonnement en het bedrag
Klik op 'E-mail [aantal] uitnodigingen' om de betaalverzoeken te versturen. Je krijgt een bevestigingsvraag. Klik op 'Bevestigen' om de e-mails te verzenden.
Leden zonder e-mailadres? Die worden overgeslagen bij het e-mailen. Gebruik de knop 'Download postbetaaluitnodigingen' om uitnodigingen per post te versturen. Deze knop is alleen beschikbaar als er een 'brief' is geüpload bij de instellingen voor betaaluitnodigingen.
Stap 5: Volg openstaande uitnodigingen
Op het tabblad 'Open uitnodigingen' zie je welke betaalverzoeken nog niet zijn betaald. Hier zie je ook de verzenddatum en vervaldatum.
Zodra een lid betaalt, wordt het abonnement automatisch verlengd (na verwerking van de transacties in Finance). De uitnodiging verdwijnt dan uit dit overzicht.
Tip: Je kunt automatische herinneringen instellen voor leden die nog niet hebben betaald. Dit stel je in bij het betaaluitnodigingstype.
Veelgestelde vragen
Welke abonnementen worden automatisch verlengd?
Een abonnement komt in aanmerking voor verlenging als aan twee voorwaarden is voldaan:
- Het abonnement is niet opgezegd Of het is wel opgezegd, maar de einddatum valt na de komende vervaldatum
- Het abonnement is binnen de opzegtermijn Dat betekent: de vervaldatum minus het aantal vervaldagen is verstreken
Voorbeeld: Een abonnement heeft vervaldatum 1 januari en een opzegtermijn van 30 dagen. Vanaf 2 december (= 1 januari minus 30 dagen) is dit abonnement verlengbaar.
Tip: Lees meer over datums in het artikel 'Wat betekenen de datums op een abonnement?'
Kan ik één abonnement handmatig verlengen?
Ja. Open het abonnement en wijzig de vervaldatum naar de nieuwe einddatum. Bijvoorbeeld: van 01-01-2026 naar 01-01-2027. Dit is ook mogelijk bij abonnementstypen zonder automatische verlenging.