Korte samenvatting
Ga naar Memberships > Facturatie en klik op 'Maak factuuropdrachten'. Controleer de opdrachten op het tabblad 'Factuuropdrachten' en klik daarna op 'Verwerk alle factuuropdrachten'. De opdrachten staan nu klaar in Finance > Facturen > Factuuropdrachten om facturen te genereren en versturen.
Nieuwe leden moeten hun eerste factuur ontvangen. En bestaande leden krijgen periodiek een factuur voor de volgende periode. In dit artikel lees je hoe je deze facturen aanmaakt en verstuurt.
Automatische facturatie bij registratie? Als je abonnementen via een registratieformulier laat aanmaken, kan de eerste factuur automatisch worden gegenereerd. Lees meer in 'Abonnement direct laten ingaan bij registratie'.
Het facturatieproces
Dit zijn de stappen om abonnementen te factureren:
- Controleer je administratie - Klopt alles?
- Verleng de abonnementen - Alleen bij bestaande leden. Zie 'Hoe verleng ik abonnementen?'
- Maak factuuropdrachten aan - Dit artikel
- Verwerk de factuuropdrachten - Dit artikel
- Genereer en verstuur de facturen - Zie 'Facturen genereren van factuuropdrachten'
Wat is een factuuropdracht? Een factuuropdracht bevat alle gegevens voor een factuur: naam en adres van de debiteur, het bedrag, de omschrijving, enzovoort. Pas als je de opdracht goedkeurt, wordt er een echte factuur van gemaakt.
Factuuropdrachten aanmaken
Ga naar Memberships, kies je administratie en klik op 'Facturatie' in het linkermenu. Je komt op het tabblad 'Factureerbare abonnementen'.
Hier zie je alle abonnementen die klaar zijn om te factureren. Dit zijn abonnementen die:
- zijn gestart (startdatum in het verleden)
- nog niet volledig zijn gefactureerd
- een vervaldatum in de toekomst hebben
Klik op 'Maak [aantal] factuuropdrachten'. Het systeem berekent voor elk abonnement het bedrag voor de nieuwe periode.
De factuuropdrachten vind je terug op het tweede tabblad: 'Factuuropdrachten'.
Factuuropdrachten controleren
Dit is een belangrijke stap. Controleer steekproefsgewijs of de bedragen en gegevens kloppen. Zijn de kortingsregels en prijsberekeningen goed toegepast? Fouten zijn later moeilijker op te lossen.
Fout ontdekt? Doe dan het volgende:
- Klik op 'Verwijder onverwerkte factuuropdrachten'
- Kies of je alle opdrachten wilt verwijderen of alleen specifieke debiteuren
- Corrigeer de fout op het abonnement of abonnementstype
- Maak opnieuw factuuropdrachten aan
Factuuropdrachten verwerken
Zijn alle factuuropdrachten correct? Klik dan op 'Verwerk alle factuuropdrachten'.
Er gebeuren nu twee dingen:
- De factuuropdrachten worden verplaatst naar Finance
- De 'gefactureerd tot'-datum van elk abonnement wordt bijgewerkt
En nu?
Open Finance > Facturen > Factuuropdrachten. Hier vind je de factuuropdrachten terug.
Hoe je vanaf hier de factuuropdrachten genereert en verstuurt, lees je in 'Facturen genereren van factuuropdrachten'.