Je hebt een nieuwe vorm van lidmaatschap geïntroduceerd voor jouw vereniging. Je start met een proefabonnement op het magazine dat inmiddels veel meer dan 'slechts' een donateursmagazine is geworden. Of je gaat voor het eerst alle vormen van lidmaatschap toevoegen aan je Procurios-implementatie. Dan wordt het tijd om een nieuw abonnementstype toe te voegen en in te stellen.
Binnen het platform van Procurios zijn er uitgebreide mogelijkheden om abonnementen naar jouw eigen smaak in te richten. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit zelf kunt doen.
Wil je zeker zijn van wat je doet? Onze implementatieconsultants denken graag met je mee over de optimale inrichting van jouw abonnementen. Met behulp van automatische prijsberekeningen, kortingsregels en instellingen voor de eerste abonnementsperiode maak je het beheer van abonnementen reuze gemakkelijk. Doordat je samen met onze consultant goed nadenkt over de inrichting, bespaar je jezelf en je collega's later veel tijd omdat het Procurios-platform voor je gaat werken. Neem contact op met je accountmanager of vraag via onze portal de expertise van een consultant aan.
Abonnementstype toevoegen
Om een nieuw abonnementstype toe te voegen ga je naar Memberships en klik je op het tandwieltje binnen de juiste administratie. Klik vervolgens op 'Abonnementstypen' en kies 'Nieuw abonnementstype'.
Eigenschappen instellen
Nadat je hebt geklikt op 'Nieuw abonnementstype' opent er een nieuw scherm waarin je de eigenschappen van het abonnement kunt instellen. Klik op de sectienaam voor een toelichting per sectie:
Onder de sectie Algemeen vind je algemene eigenschappen van het abonnementstype, zoals de titel en aan welk product je abonnementstype gekoppeld is. Ook kun je hier aangeven of het een betaald abonnement betreft (met facturen of betaalkenmerken) of een gratis abonnement (zonder facturen of betaalkenmerk).
Met het veld 'Titel op website' bereid je het abonnementstype voor op de plaatsing van registratieformulieren om het abonnement direct af te nemen vanaf je website. Je leest hier meer over in dit artikel.
Bij de sectie Looptijd stel je de eigenschappen in die betrekking hebben op de abonnementsperiodes, de abonnementsduur en het moment verlengen en eventueel factureren.
Allereerst een kort toelichting per optie in deze sectie. In de uitklap-items hieronder vind je voor sommige opties nog wat extra toelichting en/of gebruikersvoorbeelden.
- Periode: De frequentie waarop een abonnement wordt verlengd.
-
Periode verloopt op (Verloopdatum): Geef aan of het abonnement op een vast moment (in het jaar) wordt verlengd (en gefactureerd) of dat de verlengdatum afhangt van de ingangsdatum (variabel).
-
Looptijd: Je geeft aan of de 'levensduur' van een abonnement eindig of tot opzegging loopt.
[alleen beschikbaar bij de keuze voor variabele verloopdatum.]-
Maximale duur van het abonnement: Hoe lang mag het abonnement maximaal mag lopen?
[alleen beschikbaar bij de keuze voor standaard looptijd.]
-
Maximale duur van het abonnement: Hoe lang mag het abonnement maximaal mag lopen?
-
Vervaldatum: Op welk moment worden de abonnementen verlengd?
[alleen beschikbaar bij de keuze voor vaste verloopdatum.] -
Verlengde looptijd bij aanvang: Bij het activeren hiervan zal de eerste looptijd de resterende periode plus volledige volgende periode duren. Bijvoorbeeld: met een periode van 6 maanden, krijgt een abonnement dat in de laatste maand van de periode start een duur van 7 maanden. De abonnee zal voor de resterende en volledige volgende periode betalen.
[alleen beschikbaar bij de keuze voor vaste verloopdatum.]
-
Looptijd: Je geeft aan of de 'levensduur' van een abonnement eindig of tot opzegging loopt.
- Aantal exemplaren: Betreft dit een abonnement met een fysieke verzending? Geeft dan hier het aantal exemplaren aan dat er verzonden moeten worden.
- Opzegtermijn: Tot hoeveel dagen vóór de vervaldatum kan een abonnement worden opgezegd. Na dit moment zal het abonnement verlengt (en gefactureerd) worden voor een nieuwe periode.
Toelichting op looptijdopties:
De periode of termijn van een abonnement wordt in de regel bepaald door de frequentie waarop een abonnee/lid zijn abonnement kan opzeggen. Zo wordt het abonnement op een magazine meestal ingesteld op 1 maand, terwijl een lidmaatschap van de vereniging meestal 1 jaar betreft. Binnen de opgegeven periode kan in principe(!) niet worden opgezegd. Als het een betaald abonnement betreft, wordt ook in deze frequentie gefactureerd.
Je kunt het verlengen van abonnementen op verschillende momenten laten plaatsen.
- Variabel: de vervaldatum van het abonnement wordt berekend op basis van de ingestelde Looptijd vanaf de Startdatum. De periode is altijd gelijk aan de looptijd.
- Vaste datum: de vervaldatum van het abonnement wordt ingesteld op de eerstvolgende Vaste datum die is ingesteld. De periode is kleiner of gelijk aan de Looptijd.
- Vaste datum (verlengd): de vervaldatum van het abonnement wordt ingesteld op de eerstvolgende Vaste datum plus een volledige eerste periode zoals ingesteld bij de Looptijd. De periode is groter dan de looptijd.
Als je hebt gekozen voor een variable verloopdatum, dan kun je ook aangeven of het abonnement een standaard (vast gedefinieerde) looptijd of een onbepaalde looptijd heeft. Bijvoorbeeld bij een cadeau-abonnement kies je voor een standaard looptijd.
Kies je voor standaard looptijd, dan geef je vervolgens aan hoe lang deze looptijd duurt.
- Abonnement niet verlengen na de eerste periode: Deze optie behoeft geen extra toelichting. 😉
- Abonnement verlengen: Het abonnement wordt na iedere looptijd verlengd voor een volgend periode, tenzij het abonnement is beëindigd.
- Zeg het abonnement op tenzij het verlengd is: Het abonnement wordt alleen verlengd nadat er betaald is op basis van een betaalverzoek.
Let op: deze optie kun je niet meer wijzigen nadat het abonnementstype is opgeslagen.
Je kunt een abonnement tijdens het verlengen automatisch omzetten naar een ander type abonnement. Dat is handig als je bijvoorbeeld werkt met een proefabonnement.
Heb je een abonnement dat op een vaste datum start? Dan is het een optie om na een bepaalde datum een extra periode aan de reguliere looptijd van het abonnement toe te voegen.
Bijvoorbeeld: Je abonnement loopt standaard 12 maanden, van 1 januari t/m 31 december, maar iemand sluit een nieuw abonnement af in december. In plaats van een factuur in december te sturen voor de laatste maand en in januari weer een factuur voor het daarop volgende jaar krijgt de nieuwe abonnee dan direct een factuur over de resterende periode van het lopende jaar én het volgende jaar. Er worden dan dus 13 maanden in een keer gefactureerd. Bij de volgende periodes wordt het reguliere ritme gevolgd.
Hier kun je eigenschappen van de prijs opgeven. Deze sectie is alleen actief als je hebt aangegeven dat het abonnement facturabel is.
-
Prijs ingesteld bij
Hier stel je in hoe de prijs van dit type abonnement bepaald wordt.
Dit zijn de opties:- Abonnementstype: De prijs geldt voor alle abonnementen en kan nooit afwijken.
- Abonnement (individueel): Bij het opvoeren van een nieuw abonnement mag worden afgeweken van de standaard prijs.
- Prijsberekening: Hier kun je een eigen prijsberekening kiezen, bijvoorbeeld op basis van een staffel
(Deze stel je in via Memberships > Instellingen > Berekening prijs)
-
Bereken prijs per
Kies hier of je wilt dat altijd de volledige periode wordt gefactureerd of dat de prijs naar rato wordt berekend voor het resterende deel van de abonnementsperiode.
-
Normale prijs
Hier vul je in wat de standaardprijs is van het type abonnement. Ook wanneer de abonnementsprijs bij het abonnement is in te stellen, kun je hier iets invullen, zodat je de prijs bij het toevoegen van een nieuw abonnement alleen bij uitzonderingssituaties hoeft aan te passen.
-
Type eerste periode prijs
Hier stel je in wat er moet gebeuren met abonnementen die halverwege een lopende abonnementperiode starten.- Hanteer je een vaste prijs voor deze eerste periode? Dan krijg je een extra veld in beeld om de prijs in te stellen. (Zie schermafbeelding hierboven.)
- Moet de prijs berekend worden op basis van de startdatum van het abonnement? Door 'Prijs op basis van startdatum' te selecteren krijg je extra velden te zien om percentages van de normale prijs te hanteren afhankelijk van de startdatum van het abonnement.
Je hebt bijvoorbeeld een magazine dat drie keer per jaar uitkomt. In februari, juli en november. Start het abonnement in maart? Dan betaalt de nieuwe abonnee nog maar 66% van de jaarkosten van het abonnement. Start het abonnement in augustus? Dan betaalt de nieuwe abonnee nog maar 33% van de jaarkosten van het abonnement.
In deze sectie stel je de eigenschappen van facturatie in. Deze sectie is alleen actief als je hebt aangegeven dat het abonnement facturabel is.
Onder 'Factuurregel tekst' bepaal je hoe de tekst voor de factuurregel moet luiden. Boven het tekstkader is uitgelegd welke tokens (variabelen) je hierbij kunt gebruiken en hoe de standaard tekst is opgebouwd in geval je dit veld leeg laat.
Standaard wordt alleen het eerste referentieveld (%ref) op de factuur getoond. Wil je ook Referentie 2 en ~3 gebruiken, plaats dan de tokens %ref, %ref2, en %ref3 in dit veld, bijvoorbeeld:
%ref, %ref2, %ref3
of onder elkaar:
%ref
%ref2
%ref3
Meer over referentievelden lees je verderop in dit artikel door de onderstaande sectie uit te klappen.
Per abonnementstype zijn er drie referentievelden die je kan gebruiken om extra informatie van behorend bij een abonnement te bewaren.
Deze info kan je vervolgens gebruiken bij de factuurregel, zie sectie hierboven.
In het onderstaande voorbeeld zie je dat de eerste referentie het PO-nummer is.
Dit ziet er dan zo uit bij het toevoegen van een abonnement:
Standaard staan de referentievelden uit. Wil je ze aanzetten? Dat kan je doen via Memberships > Instellingen > Algemeen. Onder het kopje 'Algemene instellingen' zie je een veld 'Ondersteun factuurreferenties voor abonnementen'. Nadat je deze aanvinkt en de instellingen hebt opgeslagen zie je de referentievelden bij het toevoegen van abonnementen en abonnementstypen.
Abonnementstype kopiëren
Het kan natuurlijk voorkomen dat je meerdere abonnementstypen hebt waarbij een groot gedeelte van de gegevens identiek is aan een reeds aangemaakt abonnementstype. Ga hiervoor naar het abonnementstype dat de meeste overeenkomsten heeft met je nieuw aan te maken abonnementstype. Ga naar het einde van de regel en klik op het 'kopieer'-icoontje.
Vervolgens krijg je dan een nieuw scherm waarbij je de titel kan aanpassen en de overige gegevens welke benodigd zijn het inregelen van je nieuwe abonnementstype. Hierdoor hoef je alleen nog maar dat aan te passen wat afwijkt ten opzichte van het oorspronkelijke abonnementstype.
Nu je een abonnementstype hebt toegevoegd, kun je een abonnent gaan toevoegen. Hier lees je hoe je dit doet.