Als een lid de contributie liever in termijnen betaalt, kun je dit in het Procurios Platform instellen via ‘Gespreide betaling’. Dit maakt het lidmaatschap toegankelijker voor leden met een krapper budget en helpt daardoor om leden te behouden. Tegelijk zorgt gespreid incasseren voor een regelmatige inkomstenstroom en minder handmatig incassowerk voor jouw organisatie. In dit artikel lees je hoe je deze optie instelt.
Voor het kunnen instellen van gespreide betaling heb je het volgende nodig:
- Het abonnement van de debiteur die om gespreide betaling vraagt
- Een afspraak (incasso mandaat) tot incasseren
- Helderheid over het aantal momenten dat er geïncasseerd mag worden
- De periode tussen de incasso momenten
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je kunt instellen dat een factuur gespreid wordt geïncasseerd bij een lid.
Gespreide betaling instellen
Open in Memberships de administratie van het betreffende abonnement. In ons voorbeeld is dat Zoo Lion Foundation.
1. Zoek de relatie (debiteur) op via het filter in de abonnementenlijst.
Laten we Daniëlle Schaap gebruiken als voorbeeld.
2. Klik op het icoon van het potlood om het abonnement te bewerken.
(Op een kleiner scherm kan het zijn dat je naar rechts moet scrollen om het icoon te zien.)
5. Selecteer een automatische incasso afspraak, indien die nog niet geselecteerd is.
Let er op dat dit een doorlopende incasso moet zijn.
6. Selecteer 'Gespreide betaling'.
7. Vul onder planning het aantal termijnen en de frequentie in. Bijvoorbeeld: 12x en maandelijks.
Klik op 'Opslaan' om deze instellingen op te slaan.
Niet iedere maand is even lang zoals je weet. Zou de incasso plaatsvinden op bijvoorbeeld 30 februari of 31 april (datums die niet bestaan), dan wordt de incasso op de laatst beschikbare dag van die maand uitgevoerd. Dus als je als je een factuur in 12 maanden wilt incasseren en je start op 31-1 dan wordt de instructie voor februari '28-02' (of '29-02' in geval van schrikkeljaar), die van maart '31-03' en die van april '30-04', etc.
Maak je gebruik van gespreide betaling die maandelijks wordt geïncasseerd? Zorg er dan voor dat de factuur tijdig wordt aangemaakt, zodat de incasso nog in de eerste maand van het jaar wordt uitgevoerd. Anders zal de laatste termijn op het volgende boekjaar worden geboekt.
Gespreide betaling controleren
Bij de weergave van de financiële gegevens van dit abonnement zal nu zichtbaar zijn dat er via 'Gespreide betaling' wordt geïncasseerd en wat hiervan de planning is.
In het voorbeeld van Danielle Schaap zal er maandelijks 5 euro worden geïncasseerd zodra de factuur voor het jaar wordt verstuurd.
Aanpassen van IBAN tussen de gespreide betalingen
Het aanpassen van de IBAN voor de incasso-betalingen is niet mogelijk gedurende de loop van een reeks van betalingen voor één factuur. Hoe je hier mee om kunt gaan lees je in de werkwijze IBAN aanpassen bij gespreid betalen.