Memberships is de module waarmee je abonnementen en lidmaatschappen beheert. Je houdt bij wie welk abonnement heeft, wanneer het verloopt en of er gefactureerd is. In dit artikel leer je de belangrijkste begrippen en ontdek je welke taken je met abonnementen uitvoert.
Veel verenigingen en organisaties werken met abonnementen of lidmaatschappen. Denk aan jaarlijkse contributie, een tijdschriftabonnement of toegang tot een online platform. Het beheren van al die abonnementen kost tijd. Wie moet wanneer betalen? Welke abonnementen lopen af? Wie heeft opgezegd?
Wat is Memberships?
Met Memberships beheer je alle abonnementen van je relaties op één plek. Je ziet in één oogopslag:
- Wie welk abonnement heeft
- Wanneer een abonnement verloopt
- Of er al gefactureerd is
Memberships werkt samen met andere onderdelen van het platform. De relaties komen uit het CRM. De facturen maak je aan via Finance.
Belangrijke begrippen
Voordat je aan de slag gaat, is het handig om een aantal begrippen te kennen. Deze komen in alle artikelen over Memberships terug.
Abonnement
Een abonnement is een lopende afspraak tussen jouw organisatie en een relatie. Bijvoorbeeld: een jaarlidmaatschap of een tijdschriftabonnement.
Abonnementstype
Een abonnementstype is de soort abonnement die je aanbiedt. Hierin stel je vaste kenmerken in. Denk aan de prijs, de looptijd en de opzegtermijn.
Voorbeelden van abonnementstypen:
- Lidmaatschap Normaal (€ 100 per jaar)
- Lidmaatschap Student (€ 50 per jaar)
- Digitaal tijdschrift (€ 25 per jaar)
Contractant
De contractant is de relatie die het abonnement afneemt. Dit is meestal een persoon, maar kan ook een organisatie zijn.
Debiteur
De debiteur is de relatie die de factuur betaalt. Vaak is dit dezelfde als de contractant. Maar soms betaalt iemand anders. Bijvoorbeeld: een werkgever betaalt het lidmaatschap van een medewerker. De medewerker is dan de contractant, de werkgever is de debiteur. Of een lidmaatschap wordt cadeau gegeven door een vriend.
Datums op een abonnement
Elk abonnement heeft verschillende datums. De belangrijkste zijn:
| Datum | Betekenis |
|---|---|
| Ingangsdatum | De datum waarop het abonnement start |
| Vervaldatum | De datum waarop de huidige periode afloopt |
| Gefactureerd tot | De datum tot wanneer er al een factuur is verstuurd |
| Opzegdatum | De datum waarop de opzegging is verwerkt |
| Einddatum | De datum waarop het abonnement definitief stopt |
Wil je meer weten over hoe deze datums werken? Lees dan: 'Datums op een abonnement: wat betekenen ze en hoe werken ze?'
Wat doe je met abonnementen?
Als beheerder voer je verschillende taken uit rondom abonnementen. Welke taken en in welke volgorde hangt af van je situatie en inrichting.
Toevoegen
Je maakt een nieuw abonnement aan voor een relatie. Dit kan via Memberships of via de relatiekaart in het CRM.
→ Lees meer: Hoe voeg ik een nieuw abonnement toe?
Factureren
Abonnementen moeten betaald worden (tenzij je een gratis (proef)abonnement aanbiedt). Dit geldt zowel voor nieuwe abonnementen als voor verlengingen.
→ Lees meer: Hoe factureer ik abonnementen?
Verlengen
Bestaande abonnementen kun je verlengen naar een volgende periode. Afhankelijk van je inrichting doe je dit vóór het factureren of door middel van een betaaluitnodiging.
→ Lees meer: Hoe verleng ik abonnementen?
Opzeggen
Wil een relatie stoppen met het abonnement? Dan verwerk je de opzegging. Het abonnement loopt door tot de einddatum.
→ Lees meer: Hoe verwerk ik een opzegging van een abonnement?
Flexibele prijzen en kortingen
Niet elk abonnement heeft dezelfde prijs. Soms wil je korting geven aan bepaalde groepen. Of je rekent een toeslag voor een extra dienst. Of je hanteert flexibele prijzen op basis van criteria zoals het aantal medewerkers.
Voorbeelden:
- Studenten krijgen 50% korting
- Bij 5 of meer abonnementen geldt een staffelkorting
- Wie later in het jaar start, betaalt een lagere prijs
Deze prijsregels koppel je aan een abonnementstype. De korting of toeslag wordt automatisch berekend bij het factureren.
🔧 Voor SuperUsers: Het instellen van kortingsregels en prijsberekeningen is werk voor een SuperUser of functioneel beheerder. Lees meer in de categorie 'Prijsberekeningen, kortingen en toeslagen voor abonnementen'.
Waar vind ik Memberships?
Ga naar Memberships via het hoofdmenu. Je komt dan in het overzicht van alle abonnementen.
Hier kun je:
- Abonnementen zoeken en filteren
- Nieuwe abonnementen toevoegen
- Abonnementen verlengen en factureren
Wil je instellingen aanpassen, zoals abonnementstypen of categorieën? Klik dan op 'Instellingen' in het linkermenu.
Aan de slag
Nu je weet hoe Memberships werkt, kun je aan de slag. Begin met deze artikelen: