Korte samenvatting:
Bij een rollend abonnement heeft elk lid een eigen vervaldatum. Deze wordt berekend vanaf de startdatum. Stel dit in bij het abonnementstype via Memberships > Instellingen > Abonnementstypen. Kies bij Looptijd voor 'Variabel' als verloopdatum.
Wanneer kies je voor een rollend abonnement?
Niet elke vereniging werkt met een vast contributiejaar. Soms wil je dat leden op elk moment kunnen starten. Hun lidmaatschap loopt dan precies n jaar (of een andere periode) vanaf hun startdatum. Dit noemen we een rollend abonnement of doorlopend lidmaatschap.
Voorbeeld: Lisa meldt zich aan op 15 maart 2026. Haar lidmaatschap loopt dan tot 15 maart 2027. Klaas meldt zich aan op 1 september 2026. Zijn lidmaatschap loopt tot 1 september 2027. Elk lid heeft zo een eigen vervaldatum.
Dit is anders dan een vast contributiejaar. Daarbij vervallen alle lidmaatschappen op dezelfde datum, bijvoorbeeld 1 januari.
Wanneer is dit handig?
Een rollend abonnement past goed bij:
- Magazine-abonnementen die los van het boekjaar lopen
- Vriendenclubs van musea, theaters of dierentuinen die het hele jaar door leden werven
- Verenigingen die nieuwe leden flexibiliteit willen bieden bij het instapmoment
- Vakverenigingen waarbij leden op elk moment kunnen toetreden
- Sponsorcontracten met bedrijven die een vaste looptijd hebben vanaf de ingangsdatum (bijvoorbeeld 3 jaar vanaf 1 april)
Zo stel je een rollend abonnement in
Om abonnementstypen in te richten in Procurios, heb je de rol SuperUser nodig.
Stap 1: Ga naar de instellingen
Ga naar Memberships in het hoofdmenu. Klik op het tandwieltje bij de juiste administratie. Kies 'Abonnementstypen'.
Stap 2: Maak een nieuw abonnementstype of pas een bestaand type aan
Nieuw abonnementstype aanmaken: Klik op 'Nieuw abonnementstype'. Dit is de veiligste optie als je een nieuw soort lidmaatschap wilt aanbieden naast je bestaande types.
Bestaand abonnementstype aanpassen: Klik op het abonnementstype dat je wilt aanpassen.
Let op: Als je een bestaand abonnementstype aanpast, veranderen de instellingen alleen voor nieuwe abonnementen. Bestaande abonnementen behouden hun huidige vervaldatum. Dat kan in dit geval handig zijn: leden die nu een abonnement hebben tot 1 januari, houden die datum. Nieuwe leden krijgen een rollende vervaldatum.
Stap 3: Stel de looptijd in
Zoek de sectie Looptijd. Hier vind je de belangrijkste instellingen:
- Kies bij Periode hoe lang n abonnementsperiode duurt. Bijvoorbeeld: 1 jaar, 6 maanden of 1 maand.
- Kies bij Periode verloopt op de optie 'Variabele datum'. Dit zorgt ervoor dat de vervaldatum wordt berekend vanaf de startdatum van elk lid.
- Kies bij Looptijd of het abonnement doorloopt tot opzegging, of een maximale duur heeft.
- Tot opzegging: Het abonnement blijft automatisch verlengen totdat het lid opzegt.
- Standaard looptijd: Het abonnement stopt automatisch na een bepaalde periode. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor een proefabonnement of een sponsorcontract voor enkele jaren is afgesloten.
- Stel de Opzegtermijn in. Dit is het aantal dagen vóór de vervaldatum waarop een lid nog kan opzeggen.
Stap 4: Afronden
Stel ook alle andere eigenschappen van het abonnment in. Klik op 'Opslaan' om de instellingen te bewaren.
Veelgestelde vragen
Waar moet ik op letten als ik een rollend lidmaatschap gebruik?
Bij een rollend lidmaatschap kunnen abonnementen op elk moment in het jaar aflopen. Daar moet je rekening mee houden in je communicatie en processen. Een paar voorbeelden:
- Lidmaatschapsvoordelen: Korting of gratis toegang kan op elk moment vervallen. Zorg dat relatielijsten zijn ingericht met een controle op de actieve status van een abonnement.
- Uitnodigingen voor ledenbijeenkomsten: Wil je alleen leden uitnodigen die op dat moment nog lid zijn? Filter dan op leden van wie de vervaldatum niet binnen bijvoorbeeld 2 maanden valt.
- Verlengen (en factureren): Je moet iedere maand actie ondernemen om verlengingen te controleren en uit te voeren. Lees meer in: 'Hoe verleng ik abonnementen?'
Kan ik een bestaand abonnementstype wijzigen naar rollend?
Ja, dat kan. Zie de waarschuwing bij stap 2 voor waar je op moet letten.
Hoe weet ik of mijn abonnement rollend is ingesteld?
Ga naar het abonnementstype en kijk bij Looptijd. Staat daar 'Variabele datum' bij Periode verloopt op? Dan is het rollend.
Wat is het verschil met een vast contributiejaar?
Bij een vast contributiejaar hebben alle leden dezelfde vervaldatum (bijvoorbeeld 1 januari). Bij een rollend abonnement heeft elk lid een eigen vervaldatum, afhankelijk van de startdatum.