Korte samenvatting:
Maak in het CRM een selectie van alle relaties met een actief abonnement op de matdatum. Ga naar Memberships > Abonnementen en filter op die selectie. Exporteer de lijst met de kolommen die je verzendhuis nodig heeft. Gebruik de kolom '#Expl' voor het aantal exemplaren per adres.
Geeft jouw organisatie een magazine of nieuwsbrief uit? Dan moet je regelmatig een verzendlijst aanleveren bij het verzendhuis. Die lijst bevat de adressen van alle abonnees die het magazine moeten ontvangen.
Een verzendlijst exporteren
In Procurios maak je in drie stappen een verzendlijst: je maakt een selectie in het CRM, filtert de abonnementen in Memberships en exporteert de lijst.
Stap 1: Maak een selectie in het CRM
Maak eerst een selectie van alle relaties die op de matdatum een actief abonnement hebben.
Wat is de matdatum? De matdatum is de datum waarop het magazine verschijnt. Iedereen die op die datum een actief abonnement heeft, moet het magazine ontvangen. Let op: de verzendlijst moet vaak al 2-3 weken eerder bij het verzendhuis zijn.
- Ga naar CRM > Relaties.
- Klik op 'Filter' rechts naast de zoekbalk.
- Klik op 'Maak een nieuwe...' en kies 'Contractant' (onder het kopje Abonnementen).
- Selecteer 'heeft een abonnement'.
- Klik binnen het filterblok op 'Maak een nieuwe...' en kies 'Status'.
- Selecteer 'is actief op datum' en vul de matdatum in.
- Klik op 'Pas filter toe'.
Je ziet nu alle relaties die op de matdatum een actief abonnement hebben. Dit zijn zowel lopende abonnementen, opgezegde abonnementen die nog niet zijn geëindigd, als toekomstige abonnementen die vóór de matdatum starten.
Selectie opslaan
Sla het filter op als selectie zodat je het kunt gebruiken in Memberships:
- Klik op 'Selectie opslaan'.
- Geef de selectie een naam, bijvoorbeeld "Verzendlijst Magazine - Maart 2026".
Meer weten over selecties? Lees het artikel 'Een selectie maken'.
Stap 2: Filter in Memberships op de selectie
Voordat je exporteert, filter je eerst welke abonnementen in de verzendlijst moeten komen.
- Ga naar Memberships > Abonnementen.
- Klik op 'Alle' om het volledige overzicht te openen.
- Kies rechts in het filterpaneel bij Selectie de selectie die je zojuist hebt opgeslagen.
- Klik op 'Filteren'.
Je ziet nu alle abonnementen van de relaties in je selectie.
Waarom exporteren vanuit Memberships?
Je kunt adressen ook exporteren vanuit het CRM. Maar voor verzendlijsten is Memberships beter geschikt:
- Elk abonnement staat apart in de lijst. Heeft iemand twee abonnementen? Dan verschijnt die persoon twee keer in je export. Vanuit het CRM wordt de lijst ontdubbeld op relatie. Je verstuurt dan mogelijk te weinig exemplaren.
- Je ziet het aantal exemplaren per abonnement. Sommige abonnees ontvangen meerdere exemplaren. Die informatie staat in de kolom '#Expl'. Handig voor je verzendhuis.
Stap 3: Exporteer de abonnementen
- Klik rechtsboven de lijst op het export-icoon (het icoon met een pijl naar buiten).
- Er opent een venster waarin je kunt kiezen welke kolommen je wilt exporteren.
- Selecteer de kolommen die je verzendhuis nodig heeft. Zie hieronder welke kolommen handig zijn.
- Kies bij Bestandstype het gewenste formaat. Meestal is CSV met puntkomma geschikt.
- Klik op 'Download'.
Welke kolommen heb je nodig?
Welke kolommen je selecteert, hangt af van wat je verzendhuis vraagt. Dit zijn de meest gebruikte kolommen voor een verzendlijst:
Relatie- en adresgegevens
Kies de kolommen van de contractant (de abonnee) of de debiteur (de betaler), afhankelijk van waar je de post naartoe stuurt. Meestal is dat de contractant.
- Contractant Id
- Contractant Naam
- Contractant Adres Straat
- Contractant Adres Nummer
- Contractant Adres Postcode
- Contractant Adres Plaats
- Contractant Adres Land
Het Contractant Id is handig als je verzendhuis een uniek kenmerk nodig heeft om adressen te koppelen.
Aantal exemplaren
Zijn er bij jullie abonnementstypen waarbij het aantal exemplaren is ingesteld op 'Variabel per abonnement'? Neem dan de kolom #Expl (aantal exemplaren) mee in je export. Hierin staat hoeveel magazines er naar dit adres gestuurd moeten worden.
Er is ook een kolom #Expl volgende periode. Die toont het aantal exemplaren dat geldt na de eerstvolgende verlenging. Start de 'volgende periode' vr de matdatum? Zorg dan dat het verzendhuis dit nieuwe aantal gebruikt.
Is het aantal exemplaren bij alle abonnementstypen vast ingesteld op 1? Dan hoef je deze kolom niet te selecteren.
Heb je een eenvoudige situatie? Dan kun je de verzendlijst ook direct vanuit het CRM exporteren of een MailMerge maken op basis van je selectie. Dit is een optie als aan beide voorwaarden is voldaan:
- Elke contractant heeft maar één actief abonnement.
- Het aantal exemplaren per abonnement is altijd 1.
Het voordeel van een export vanuit het CRM is dat je meer vrijheid hebt over de velden die je exporteert. Je kunt bijvoorbeeld specifiek het postadres kiezen in plaats van het standaardadres. Ook kun je bij de export of MailMerge direct een contactmoment aanmaken.
Heb je contractanten met meerdere abonnementen, of is het aantal exemplaren soms meer dan 1? Gebruik dan altijd de Memberships-route zoals hierboven beschreven.
Meer weten? Lees het artikel 'Getting started met MailMerge'.
Tip: Maak naast je export vanuit Memberships óók een export vanuit het CRM > Selecties. Die tweede selectie hoeft geen persoonlijke exportvelden te bevatten, maar vanuit het doen van deze export kun je wel een contactmoment aanmaken.
Let op: de selectie in het CRM moet je bij elke nieuwe editie aanpassen naar de nieuwe matdatum. Je kunt bij iedere editie een nieuwe selectie maken óf de bestaande selectie aanpassen.