In dit artikel lees je hoe je gebruik maakt van MailMerge.
Hoe werkt mailmerge?
Mailmerge is een techniek om gepersonaliseerde documenten te genereren op basis van informatie uit je CRM. Op deze manier kun je bijvoorbeeld elk nieuw lid een welkomstbrief sturen, donateurs schriftelijk bedanken voor hun donatie of (een deel van je) Relaties een Direct Mail campagne met gepersonaliseerde QR-code voor online donatie toesturen.
Een mailmerge begint met het opmaken van een brondocument in een tekstverwerker zoals Word. Hierin bepaal je welke tekst er standaard in de brief komt te staan en welke velden er gepersonaliseerd moeten worden.
Vervolgens upload je dit bestand naar MailMerge in Procurios en maak je van dit brondocument een sjabloon. Dit betekent dat je aangeeft welke velden uit het CRM gekoppeld moeten worden aan de velden op het brondocument. Deze velden worden ingevuld met gegevens uit het CRM, zoals bijvoorbeeld adres, email, telefoon etc.
Met dit sjabloon kan er een mailmerge gemaakt worden: de velden op het sjabloon worden per relatie ingevuld. Je krijgt dan vervolgens een set gepersonaliseerde brieven. Deze kun je zelf uitprinten en versturen. Wil je liever de brieven door een drukker of verzendhuis laten sturen? Dat kan ook! MailMerge verzamelt alle brondata als .csv-bestand en die kun je vervolgens doorsturen naar de drukker. De drukker kan dit .csv-bestand openen in Excel of andere software.
Het voordeel van MailMerge in Procurios is dat er een contactmoment wordt vastgelegd op de Relatiekaart. Zo zie je ook op later moment welke brief er naar een Relatie is verstuurd en wat daarvan de inhoud was. Op deze manier houd je alle informatie over je Relaties binnen het CRM.
Een mailmerge maken
Voordat je een mailmerge start, moet er tenminste één mailmerge-sjabloon beschikbaar zijn. Dit sjabloon wordt gemaakt op basis van het brondocument wat je aanlevert. Zorg dus eerst dat je het juiste brondocument gemaakt hebt, voordat je verder gaat.
Nog nooit een brondocument gemaakt? Lees hier hoe je dat doet in Word 2007, Word 2013, Word for mac 2011 of Open Office/Libre Office.
1. Een sjabloon toevoegen
Om een nieuw sjabloon toe te voegen ga je naar Mailmerge > Sjablonen en klik je op Sjabloon toevoegen. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
- Voer de algemene eigenschappen van het sjabloon in, zoals de naam.
- Kies het brondocument dat je wilt gebruiken
- Geef aan voor wie het sjabloon toegankelijk is ('alleen ik', 'alle backend gebruikers' of 'gedeeld met een specifieke groep') en in welke volgorde de documenten gesorteerd moeten worden.
- Kies of je je documenten wilt downloaden als zip (je krijgt dan .docx bestanden) of .pdf
- Na het opslaan van de algemene eigenschappen kom je direct in het scherm waar relatie-eigenschappen (je gegevens uit het CRM) moet koppelen aan de velden uit je brondocument (zie afbeeldingen hieronder)
- Alles ingesteld? Test dan het sjabloon om te controleren of de uitkomst naar wens is:
- Vul bij 'voorbeeld' een Relatie in
- Klik op 'Sla op en download een voorbeeld'
- Bekijk het samengestelde document om te zien of je de juiste relatie-eigenschappen hebt gekozen
- Is alles in orde? Publiceer het sjabloon dan door onder het kopje 'Publiceer' te kiezen voor 'Ja, dit sjabloon kan gebruikt worden om documenten te genereren' en klik op 'Opslaan'.
Nog niet tevreden? Je kunt via Mailmerge > Sjablonen rechts op het icoontje met de pen klikken om het sjabloon te bewerken.
2. Een mailmerge starten in het CRM
Als er één of meer mailmerge-sjablonen beschikbaar zijn, verschijnt er op de relatiekaart de knop Mail merge. Deze knop vind je op verschillende plaatsen, zoals op de relatiekaart van één relatie of een relatie-groep. Ook bij het bekijken van een selectie of bij het resultaat van een zoekopdracht kun je kiezen voor de knop Mail merge.
Een mailmerge start je door op deze knop te drukken. Kies het sjabloon en geef aan of je dit moment als contactmoment wilt opslaan. Vervolgens klik je op Download samengevoegd document om de pdf-bestande te genereren. Indien de je mailmerge naar een drukker wilt sturen, klik dan op Download brondata.
Weet je niet welke opties je moet kiezen? Je vindt bij Mailmerge > Samengevoegde documenten zowel de samengevoegde documenten als de brondata terug.
Nu samenvoegen, later downloaden
In de meeste gevallen krijg je de samengevoegde documenten direct aangeboden als download. Een grote mailmerge kan langer duren dan een paar seconden. Je kunt je scherm sluiten en later via Mailmerge > Samengevoegde documenten het resultaat downloaden
Eerdere mailmerges bekijken
Het overzicht op Mailmerge > Samengevoegde documenten toont alle mailmerges die je in de afgelopen 30 dagen in het CRM hebt aangemaakt. Je ziet hier ook de mailmerge status en je kunt geslaagde mailmerges opnieuw downloaden.
Samengevoegde documenten tot 30 dagen te downloaden
Je kunt samengevoegde documenten downloaden voor een periode van 30 dagen. Na deze periode worden de documenten verwijderd. Wil je ze langer bewaren? Sla de documenten dan op op je eigen computer.
Foutieve mailmerge uitgevoerd?
Als je per ongeluk een foute mailmerge gestart hebt: geen probleem. De samengevoegde documenten worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Als je de mailmerge als contactmoment hebt aangemerkt, dan kan je het contactmoment voor alle relaties in één keer verwijderen vanuit het contactmomenten-overzicht.