Als functioneel beheerder wil je controle over welke e-mailadressen gebruikt worden als afzender van mailings. Door afzenderadressen te beperken voorkom je dat medewerkers verkeerde e-mailadressen gebruiken en zorg je voor professionele, consistente communicatie. Deze gids laat zien hoe je dit instelt.
Waarom afzenderadressen beperken?
Technische redenen
- E-mail komt niet aan: Niet alle e-mailadressen zijn goed ingesteld voor bulk e-mail (DKIM/SPF)
- Spam problemen: Persoonlijke adressen (zoals @gmail.com) kunnen niet gebruikt worden voor systeem-mailings
- Deliverability: Alleen goedgekeurde domeinen zorgen voor goede bezorging
Organisatorische redenen
- Consistentie: Alle mailings komen van herkenbare, officiële adressen
-
Afdelingsgericht: Werkgroep Brussel kan niet mailen vanaf
[email protected] - Professioneel: Voorkomt dat medewerkers hun privé-adres gebruiken
- Controle: Directie-adressen blijven beschermd tegen misbruik
-
Geen typfouten: Voorkomt fouten zoals '
[email protected]'of '[email protected]'
Hoe het werkt
Zonder beperkingen (standaard)
Medewerkers kunnen elk willekeurig e-mailadres invoeren als afzender.
Met beperkingen
Medewerkers kunnen alleen kiezen uit een vooraf ingestelde lijst van goedgekeurde afzenderadressen.
Met afdeling-specifieke beperkingen
Bepaalde afzenderadressen zijn alleen beschikbaar voor medewerkers van specifieke afdelingen. Zo is het e-mailadres [email protected] alleen beschikbaar voor de supportafdeling en [email protected] alleen beschikbaar voor de lokale afdeling Brussel.
Basisinstellingen: Afzenderlijst maken
Stap 1: Afzenderadressen instellen
- Ga naar Mailings > Instellingen > Afzenders
- Klik op 'Afzender toevoegen'
- Vul in:
- Naam: De naam die ontvangers zien (bijvoorbeeld: "Stichting Natuurbehoud")
- E-mailadres: Het e-mailadres (bijvoorbeeld: "[email protected]")
- Klik op 'Opslaan'
- Herhaal dit voor alle gewenste afzenderadressen
Stap 2: Controleren
Zodra je één of meer afzenderadressen hebt toegevoegd:
- Medewerkers kunnen alleen nog kiezen uit deze lijst
- Het vrije invoerveld voor afzenderadressen verdwijnt
- Bestaande mailings blijven gewoon werken
Geavanceerde instellingen: Afdelingsbeperkingen
Voor organisaties met meerdere afdelingen, werkgroepen of regio's kun je instellen dat bepaalde afzenderadressen alleen door specifieke groepen gebruikt mogen worden.
Stap 1: Bereid je CRM voor
- Zorg ervoor dat je een specifiek Relatietype hebt voor Afdelingen binnen je organisatie.
- Voeg iedere afdeling die je toegang wil geven toe als relatie in het CRM met het aangemaakte relatietype.
- Zorg ervoor dat er een functie is waarmee je jouw teamleden kunt koppelen aan de betreffende afdelingen.
- Koppel de juiste teamleden met deze functie aan de juiste afdelingen.
Stap 2: Afdeling-functionaliteit activeren
- Ga naar CRM > Privileges > Instellingen
- Stel in welk Relatietype gezien wordt als 'Afdeling' (Afdelingstype)
Bijvoorbeeld: 'Regio', 'Werkgroep', 'Afdeling'. - Klik op 'Verzenden' om de instellingen op te slaan
Kun je deze instellingen niet terugvinden in jouw Procurios Platform? Dan staat het onderdeel mod_department_privileges mogelijk niet geïnstalleerd. Neem contact op via Mijn Procurios om dit te laten activeren.
Stap 3: Rollen en toegang definiëren
- Ga naar CRM > Privileges > Rollen
- Vink het veld 'Gebruik rollen om de toegang tot e-mail afzenders te beperken' aan
- Selecteer welke functies binnen een afdeling toegang geven tot beperkte afzenderadressen
Bijvoorbeeld: 'Communicatiemedewerker', 'Afdelingscoördinator' - Klik op 'Wijzigingen opslaan'
Stap 4: Afzenders koppelen aan afdelingen
- Ga terug naar Mailings > Instellingen > Afzenders
- Bewerk een bestaande afzender
- Selecteer de afdelingen die deze afzender mogen gebruiken
- Klik op 'Opslaan'
Stap 5: Controleren
Log in als een medewerker van een van de gekozen afdelingen om te zien of alleen de ingestelde adressen nog beschikbaar zijn bij het maken van een mailing.