Korte samenvatting:
Ga naar CRM > Instellingen > Typen en klik op '+ Nieuw relatietype'. Geef het type een beschrijving en kies een icoon. Klik op 'Opslaan'. Twijfel je of iets een relatietype moet zijn, of toch beter een vrij veld? Lees de kenmerken verderop in dit artikel.
Werkt je vereniging veel samen met ziekenhuizen? Of onderhoudt je stichting nauw contact met scholen voor een fondswervende actie? Dan wil je dat soort relaties in het CRM meteen herkennen als een apart type. Zo blijft je relatiebestand overzichtelijk.
Wat is een relatietype?
Een relatietype is de hoogste classificatie van een relatie in je CRM. Maak je een nieuwe relatie aan? Dan kies je dit altijd als eerste.
Wanneer is iets een relatietype?
Voeg je een nieuw relatietype toe? Bedenk dan eerst of het écht een relatietype is. Een goed relatietype herken je aan twee dingen:
- Het verandert nooit. Een 'Persoon' wordt nooit een 'School'. Kies je 'Jeugdlid' als relatietype? Dat is geen goed idee, want iemand kan stoppen met lid zijn.
- Het overlapt niet met een ander type. 'Medewerker' is geen goed relatietype. Dit overlapt namelijk met het relatietype 'Persoon'. Of iemand medewerker is, leg je op een andere manier vast, bijvoorbeeld met een functie.
Goede voorbeelden van relatietypes:
- Commissie
- Fonds
- Kerk
- Onderzoeksinstituut
- Organisatie
- Persoon
- School
- Werkgroep
- Ziekenhuis
Dit zijn geen goede relatietypes:
- 'Abonnee' of '(Jeugd)lid'. Dit is een abonnementstype, geen relatietype.
- 'Medewerker', 'directeur' of 'vrijwilliger'. Dit zijn functies, geen relatietypes.
Maak een relatietype ook niet te specifiek. Je zou bijvoorbeeld kunnen denken aan 'protestantse kerk', 'gereformeerde kerk' en 'rooms-katholieke kerk' als aparte relatietypes. Toch werkt het handiger om alleen 'Kerk' als relatietype te gebruiken. Het soort kerk leg je dan vast in een apart vrij veld dat alleen zichtbaar wordt bij dit relatietype.
Waarom gebruik je relatietypen?
Je kunt kenmerken van een relatie ook vastleggen met een vrij veld, in plaats van met een relatietype. Toch heeft een relatietype twee duidelijke voordelen:
Velden tonen per type
Bij een vrij veld bepaal je bij welke relatietypen dit veld zichtbaar is. Het veld 'Geslacht' wil je bijvoorbeeld alleen zien bij 'Personen', niet bij 'Organisaties'.
Relaties aan elkaar koppelen
Met een relatietype koppel je 'Organisaties' en 'Personen' aan elkaar. Zo koppel je bijvoorbeeld medewerkers (Personen) aan hun werkgever (Organisatie). Die medewerkers kunnen dan ook de gegevens van de organisatie beheren.
Relatietype toevoegen
Bij de start van je platform bepaal je samen met je implementatieconsultant welke relatietypes je nodig hebt. Later kan het zijn dat je organisatie met een nieuw soort relatie te maken krijgt. Dan voeg je zelf een relatietype toe.
- Ga naar CRM > Instellingen > Typen
- Klik op 'Nieuw relatietype'
- Geef bij 'Type beschrijving' een naam aan het relatietype
- Kies via 'Icoon selecteren' een icoontje dat bij je relatietype past
- Klik op 'Opslaan'
Tip: Gebruikt jouw organisatie meerdere talen? Klik dan op een van de vlaggetjes om de type beschrijving te vertalen naar de betreffende taal.
Bestaand relatietype wijzigen
Wil je de naam of het icoon van een bestaand relatietype aanpassen? Klik dan op het potloodje achter dat type, in plaats van op 'Nieuw relatietype'.
Zijn er geen relaties van het bepaalde type aanwezig? Dan kun je het relatietype ook verwijderen met heet verwijder-icoon.
Let op: verwijder een relatietype niet zomaar. Het is alleen mogelijk om relatietypen te verwijderen als er geen relaties van dit type bestaan.
Houd er ook rekening mee dat er mogelijk velden zijn ingericht die alleen getoond worden bij dit relatietype. Wil je zeker zijn van wat je doet? Probeer het eerst in een testomgeving. Neem contact op met een consultant bij Procurios.