Korte samenvatting:
Ga naar CRM > Instellingen > Typen en klik op 'Nieuw relatietype'. Geef het type een beschrijving, kies een icoon en klik op 'Opslaan'. Een relatietype bepaalt ook welke velden je op de relatiekaart ziet. Pas daarom na het toevoegen de bestaande velden aan die je ook bij het nieuwe type wilt tonen.
Werkt je vereniging veel samen met ziekenhuizen? Of onderhoudt je stichting nauw contact met scholen voor een fondswervende actie? Dan wil je dat soort relaties in het CRM meteen herkennen als een apart type. Zo blijft je relatiebestand overzichtelijk.
Wat is een relatietype?
Een relatietype is de hoogste indeling van een relatie in je CRM. Maak je een nieuwe relatie aan? Dan kies je altijd eerst het relatietype.
Het relatietype bepaalt ook welke velden je ziet op de relatiekaart. Je kunt namelijk instellen dat een veld alleen zichtbaar wordt voor bepaalde relatietypen.
Een voorbeeld: het veld 'Geslacht' is alleen handig bij een 'Persoon'. Bij een 'Organisatie' heb je dit veld niet nodig. Je laat het veld daarom alleen bij het relatietype 'Persoon' zien. Een 'Organisatie' krijgt dan geen onnodige velden op de relatiekaart.
Meer over het zichtbaar maken van velden lees je in het artikel: 'Veld op relatiekaart zichtbaar maken voor specifieke relatietypen'. Ook leggen we dat verderop in dit artikel kort uit.
Wanneer is iets een relatietype?
Voeg je een nieuw relatietype toe? Bedenk dan eerst of het écht een relatietype is. Een goed relatietype herken je aan twee dingen:
- Het verandert nooit. Een 'Persoon' wordt nooit een 'School'. Kies je 'Jeugdlid' als relatietype? Dat is geen goed idee, want iemand kan stoppen met lid zijn.
- Het overlapt niet met een ander type. 'Medewerker' is geen goed relatietype. Dit overlapt namelijk met het relatietype 'Persoon'. Of iemand medewerker is, leg je op een andere manier vast, bijvoorbeeld met een functie.
Goede voorbeelden van relatietypen:
- Commissie
- Fonds
- Kerk
- Onderzoeksinstituut
- Organisatie
- Persoon
- School
- Werkgroep
- Ziekenhuis
Dit zijn geen goede relatietypen:
- 'Abonnee' of '(Jeugd)lid'. Dit is een abonnementstype, geen relatietype.
- 'Medewerker', 'directeur' of 'vrijwilliger'. Dit zijn functies, geen relatietypes.
- 'Docent', 'spreker'. Dit zijn rollen. Dezelfde relatie kan meerdere rollen hebben. Je zou hiervoor kunnen werken met aan/uit-vinkjes.
Maak een relatietype ook niet te specifiek. Je kunt bijvoorbeeld denken aan 'Protestantse kerk', 'Gereformeerde kerk' en 'Rooms-katholieke kerk' als aparte relatietypen. Toch werkt het handiger om alleen 'Kerk' als relatietype te gebruiken.
Het soort kerk leg je dan vast in een apart vrij veld. Dat veld maak je vervolgens alleen zichtbaar bij het relatietype 'Kerk'.
Waarom gebruik je relatietypen?
Je kunt kenmerken van een relatie ook vastleggen met een vrij veld, in plaats van met een relatietype. Toch heeft een relatietype twee duidelijke voordelen:
Velden tonen per type
Zoals hierboven uitgelegd, bepaal je bij een vrij veld bij welke relatietypen dit veld zichtbaar is. Zo zie je alleen de velden die passen bij het type relatie. Dit houdt de relatiekaart overzichtelijk.
Relaties aan elkaar koppelen
Met een relatietype koppel je 'Organisaties' en 'Personen' aan elkaar. Zo koppel je bijvoorbeeld medewerkers (Personen) aan hun werkgever (Organisatie). Die medewerkers kunnen dan eventueel ook de gegevens van de organisatie beheren.
Relatietype toevoegen
Bij de start van je platform bepaal je samen met je implementatieconsultant welke relatietypes je nodig hebt. Later kan het zijn dat je organisatie met een nieuw soort relatie te maken krijgt. Dan voeg je zelf een relatietype toe.
- Ga naar CRM > Instellingen > Typen
- Klik op 'Nieuw relatietype'
- Geef bij 'Type beschrijving' een naam aan het relatietype
- Kies via 'Icoon selecteren' een icoontje dat bij je relatietype past
- Klik op 'Opslaan'
Tip: Gebruikt jouw organisatie meerdere talen? Klik dan op een van de vlaggetjes om de type beschrijving te vertalen naar de betreffende taal.
Na het toevoegen: velden zichtbaar maken voor het nieuwe type
Een nieuw relatietype heeft nog niet automatisch alle velden die je nodig hebt. Is een veld ingesteld voor bepaalde relatietypen? Dan zie je dat veld niet bij je nieuwe type. Je moet het veld dus zelf ook voor het nieuwe type zichtbaar maken.
Neem bijvoorbeeld het vrije veld 'Aantal bedden', dat alleen zichtbaar is bij 'Ziekenhuis'. Voeg je het type 'Zorgcentrum' toe en wil je dit veld ook daar gebruiken? Dan pas je de instelling van dit veld aan.
Hoe je dat doet, hangt af van de methode waarmee je de zichtbaarheid van het veld hebt ingesteld:
- Op het veld zelf (via 'Wijzig veldeigenschappen'): Je past dit één keer aan. De wijziging geldt dan op alle relatieformulieren.
- Per relatieformulier (via 'Wijzig gedrag van dit veld in dit formulier'): Je past dit aan op ieder relatieformulier waar het veld op staat. Dit doe je ook in iedere weergave apart.
Let op: Heb je de zichtbaarheid per relatieformulier ingesteld? Dan kan dit aanpassen veel tijd kosten. Controleer daarom na het toevoegen van een relatietype alle relatieformulieren in al je weergaven.
Hoe je de zichtbaarheid van een veld aanpast, lees je in het artikel: 'Veld op relatiekaart zichtbaar maken voor specifieke relatietypen'.
Bestaand relatietype wijzigen
Wil je de naam of het icoon van een bestaand relatietype aanpassen? Klik dan op het potloodje achter dat type, in plaats van op 'Nieuw relatietype'.
Zijn er geen relaties van het bepaalde type aanwezig? Dan kun je het relatietype ook verwijderen met heet verwijder-icoon.
Let op: verwijder een relatietype niet zomaar. Het is alleen mogelijk om relatietypen te verwijderen als er geen relaties van dit type bestaan.
Houd er ook rekening mee dat er mogelijk velden zijn ingericht die alleen getoond worden bij dit relatietype. Wil je zeker zijn van wat je doet? Probeer het eerst in een testomgeving. Neem contact op met een consultant bij Procurios.