Korte samenvatting:
Klik bij Formuliervelden op 'Voorgedefinieerde waarden instellen'. Selecteer het veld dat je automatisch wilt invullen en kies de gewenste waarde. Deze waarde wordt op de achtergrond ingesteld zonder dat gebruikers het veld zien op het formulier.
Veel verenigingen en goede doelen willen bij nieuwe registraties automatisch bepaalde gegevens vastleggen. Denk aan een opt-in voor een welkomstmail of een tag die aangeeft via welk formulier iemand zich registreerde.
Voorgedefinieerde waarden zorgen ervoor dat bepaalde velden automatisch worden ingevuld wanneer iemand een formulier verstuurt. Dit gebeurt op de achtergrond.
Wat zijn voorgedefinieerde waarden?
Een voorgedefinieerde waarde stelt een veld automatisch in op een vaste waarde. De gebruiker hoeft dit veld niet zelf in te vullen. Het gebeurt automatisch zodra het formulier wordt verstuurd.
Je kunt voorgedefinieerde waarden instellen voor verschillende soorten velden. Bijvoorbeeld:
- Checkboxen (vinkjes): automatisch aan of uit
- Keuzevelden: een specifieke optie selecteren
- Tekstvelden: een vaste waarde invullen
- Datumvelden: een specifieke datum instellen
Wanneer is dit handig?
Voorbeeld 1: Nieuwsbrief-inschrijfformulier - Je maakt een formulier speciaal voor nieuwsbrief-aanmelding. Het doel van het formulier is duidelijk: je schrijft je in voor de nieuwsbrief. Een extra opt-in vinkje is dan overbodig. Je stelt het veld 'Nieuwsbrief ontvangen' via voorgedefinieerde waarden in op 'Ja'. Het invullen van het formulier zelf is de toestemming.
Voorbeeld 2: Interesse en engagement bijhouden - Iemand downloadt een whitepaper over duurzaamheid. Je wilt vastleggen waarin deze persoon geïnteresseerd is. Je maakt een veld 'Interesse duurzaamheid' en stelt dit automatisch in op 'Ja'. Later kun je met zichtbaarheidsregels in mailings relevante content tonen aan mensen met deze interesse.
Voorbeeld 3: Bestaande relaties uitnodigen voor een account Je hebt bestaande relaties in je CRM. Je wilt ze uitnodigen om een account aan te maken voor de online community of exclusieve content. Je stuurt via Mailings of Marketing Automation een persoonlijke link naar een profielformulier. Je voegt het wachtwoord-veld toe aan het formulier en vinkt bij voorgedefinieerde waarden 'De relatie kan inloggen' aan. Zo maak je een gebruikersaccount aan zonder dat relaties zich opnieuw hoeven te registreren. Lees het complete stappenplan in het artikel: 'Logingegevens verstrekken aan CRM-relaties'.
Voorgedefinieerde waarden instellen
Volg deze stappen om voorgedefinieerde waarden in te stellen:
- Ga naar CRM > Profiel & registratie
- Open het gewenste registratie- of profielformulier
- Klik op het tabblad Formuliervelden
- Klik op 'Voorgedefinieerde waarden instellen'
- Selecteer één of meerdere velden die je automatisch wilt invullen
- Klik op 'Volgende'
- Stel voor elk geselecteerd veld de waarde in die automatisch moet worden gebruikt
- Klik op 'Opslaan'
De velden worden nu automatisch ingevuld wanneer iemand het formulier verstuurt. Je hoeft de velden niet op het formulier te plaatsen.
Let op: Gebruik je zowel voorgedefinieerde waarden als automatisch ontdubbelen? Dan kunnen deze met elkaar botsen. Controleer of de instellingen van je samenvoegregel passen bij de voorgedefinieerde waarden in je formulier.
Lees meer in het artikel: 'Automatisch ontdubbelen in CRM'.
Let op: AVG/GDPR en toestemming voor marketing
De belangrijkste regel: de gebruiker moet weten waarvoor hij toestemming geeft. Het formulier invullen moet het doel zijn, niet een verborgen bijeffect.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere voorgedefinieerde waarden instellen?
Ja, je kunt meerdere velden tegelijk selecteren in stap 5. Je stelt dan voor al deze velden de gewenste waarden in voordat je op 'Opslaan' klikt.
Kan ik voorgedefinieerde waarden later wijzigen?
Ja, ga terug naar 'Voorgedefinieerde waarden instellen' en pas de waarden aan. Let op: dit heeft alleen invloed op nieuwe registraties. Bestaande relaties worden niet aangepast. Gebruik hiervoor eventueel een bulkbewerking.
Werkt dit ook bij profielformulieren?
Ja, voorgedefinieerde waarden werken precies hetzelfde bij profielformulieren.
Kan ik dit gebruiken om accounts aan te maken voor bestaande relaties?
Ja! Dit is een van de meest praktische toepassingen. Maak een profielformulier met het wachtwoord-veld. Vink bij voorgedefinieerde waarden 'De relatie kan inloggen' aan. Stuur een persoonlijke link naar het profielformulier via Mailings of Marketing Automation. Zodra de relatie het formulier invult, wordt automatisch een gebruikersaccount aangemaakt. Lees het volledige stappenplan in het artikel: 'Logingegevens verstrekken aan CRM-relaties'.
Tip: Een andere methode om bestaande relaties gebruiker te maken, is het versturen van een 'Maak gebruiker'-e-mail.