Je hebt een werkgroep die toegang moet krijgen tot een apart communitykanaal. Of je wilt dat alleen leden speciale tickets kunnen kopen bij je jaarcongres. Of je hebt nieuwe donateurs die automatisch een welkomstreeks e-mails moeten krijgen via Marketing Automation. Voor dit soort situaties maak je een relatielijst: een vaste groep relaties die je op meerdere plekken in het platform kunt gebruiken.
Een relatielijst is een opgeslagen filteropdracht in het CRM. Je stelt één keer in welke relaties erin moeten staan. Daarna kun je de lijst steeds opnieuw gebruiken. Dit is handig voor verschillende situaties:
- Je wilt bepaalde kolommen altijd zichtbaar hebben in het CRM (bijvoorbeeld telefoonnummers of functie)
- Je deelt de lijst met collega's zodat iedereen met dezelfde groep werkt
- Je gebruikt de lijst om toegang te geven tot een community, kennisbank of websitepagina
- Je wilt speciale tickets beschikbaar maken voor leden bij een bijeenkomst in Meetings & Events
- Je gebruikt de lijst als trigger voor een Marketing Automation journey
In dit artikel lees je hoe je een nieuwe relatielijst maakt en instelt.
Een nieuwe relatielijst maken
1. Kies de juiste weergave
Ga naar Relaties in het CRM. Kies in het linkermenu de weergave waar je de lijst wilt maken.
Wil je filteren binnen alle relaties? Of binnen een specifieke weergave (zoals 'Donateursadminstratie' of 'Ledenadministratie')? Kies de lijst die je als uitgangspunt wilt gebruiken.
Belangrijk: Per weergave hebben verschillende gebruikers toegang. Maak de lijst in de weergave waar de juiste collega's toegang tot hebben.
Merk je tijdens het filteren dat je toch in de verkeerde weergave zit? Dan kun je via 'Verplaats filter' je filters uitvoeren vanuit een andere weergave en daar verder gaan.
2. Open het filter
Klik rechtsboven op de knop 'Filter' (naast de zoekbalk).
Het filterpaneel klapt uit. Hier kun je filterregels toevoegen.
3. Voeg filterregels toe
Klik op 'Maak een nieuwe...' om een filterregel toe te voegen.
Kies het criterium waarop je wilt filteren (bijvoorbeeld woonplaats, lidmaatschapstype, donatiegedrag). Stel de details in.
Voeg indien nodig meer regels toe. Kies bovenaan of relaties aan 'Alle' regels moeten voldoen of aan 'Tenminste één'.
Meer uitleg over het werken met filters? Lees het artikel Relaties filteren en relatielijsten samenstellen.
4. Test het filter
Klik onderaan op 'Pas filter toe'.
Je ziet nu de relaties die aan je criteria voldoen. Klopt het resultaat? Ga dan verder met stap 5. Wil je nog iets aanpassen? Wijzig de filterregels en klik opnieuw op 'Pas filter toe'.
5. Pas de kolommen aan (optioneel)
Standaard neemt je nieuwe lijst de kolommen over van de lijst 'Alle relaties' in deze weergave. Wil je andere kolommen zien? Pas deze dan nu alvast aan.
Klik op 'Instellingen' en kies 'Kolombeheer'.
Je ziet nu twee panelen:
- Links: de geselecteerde kolommen (de kolommen die in je lijst zichtbaar zijn)
- Rechts: alle beschikbare kolommen (georganiseerd in categorieën zoals Standaardvelden, Adresvelden, E-mail, Telefoon, etc.)
Zoek in het rechterpaneel naar het veld dat je wilt toevoegen. Gebruik de zoekbalk of blader door de categorieën. Sleep het veld naar het linkerpaneel.
Voorbeelden: Telefoonnummer, Functie, Lidmaatschapstype, Startdatum abonnement
Klik op het contextmenu (drie puntjes) achter de kolom in het linkerpaneel. Kies 'Verwijderen'. Of klik met je rechtermuisknop op de kolom en kies 'Verwijderen'.
Let op: je verwijdert alleen de kolom uit de lijst, niet het veld zelf uit het CRM.
Klik op het contextmenu (drie puntjes) achter de kolom of klik met je rechtermuisknop. Kies 'Wijzigen'.
Er opent een venster waar je kunt instellen:
- Alternatieve titel: geef de kolom een andere naam dan de standaardnaam
- Zichtbaarheid: maak de kolom standaard zichtbaar of verborgen (gebruikers kunnen verborgen kolommen zelf zichtbaar maken)
- Standaardsortering: stel in hoe de lijst op deze kolom gesorteerd wordt (oplopend, aflopend of standaard)
- Extra veld: voeg een tweede veld toe dat in dezelfde kolom wordt getoond (bijvoorbeeld bij Contactgegevens kun je ook Telefoonnummers toevoegen)
- Formattering: pas de breedte en uitlijning van de kolom aan
Sleep de kolommen in het linkerpaneel omhoog of omlaag om de volgorde aan te passen.
Tip: Pas de kolommen nu alvast aan. Straks kun je bij het opslaan van de lijst de initiële sortering kiezen uit deze kolommen. Wil je de kolommen later toch nog aanpassen? Geen probleem: ook na het bewaren van de lijst kun je de ingestelde kolommen aanpassen.
6. Bewaar als nieuwe lijst
Ben je tevreden met het resultaat? Klik dan rechtsboven op 'Bewaar als nieuwe lijst'.
Er opent een venster met verschillende instellingen voor je nieuwe lijst.
6.1. Geef de lijst een naam
Vul bij Titel een duidelijke naam in voor je lijst. Bijvoorbeeld: 'Contactpersonen bedrijven', 'Werkgroep Marketing' of 'Leden met openstaande factuur'.
Kies een naam die voor iedereen duidelijk maakt wat er in de lijst staat.
6.2. Kies of de lijst publiek is
Wil je dat andere gebruikers de lijst ook kunnen zien en gebruiken? Vink dan 'Deze lijst is publiek' aan.
Let op: alleen gebruikers die toegang hebben tot deze CRM-weergave kunnen de lijst zien, ook als je de lijst publiek maakt.
Wil je de lijst alleen voor jezelf houden? Laat het vinkje dan uit.
6.3. Kies eventueel een andere eigenaar
Standaard word jij de eigenaar van de lijst. Wil je dat iemand anders eigenaar wordt? Klik dan op 'Selecteren/wijzigen...' en kies een andere gebruiker. Dit is vooral handig wanneer je als functioneel beheerder een lijst inricht die specifiek bedoeld is voor één van je collega's.
De eigenaar kan de lijst later aanpassen of verwijderen.
6.4. Kies de standaard sortering
Bij Initiële lijstsortering kies je hoe de lijst standaard gesorteerd wordt. Bijvoorbeeld op volledige naam, organisatie of een ander veld.
Gebruikers kunnen de sortering later zelf aanpassen, maar dit is de standaard die ze te zien krijgen.
6.5. Opslaan
Klik op 'Opslaan' om de lijst definitief aan te maken.
Je lijst is nu aangemaakt en verschijnt in het linkermenu onder Relaties in de weergave waar je hem hebt aangemaakt. Je kunt de lijst nu altijd terugvinden en gebruiken.
Lijst-instellingen aanpassen
Na het aanmaken kun je de instellingen van je lijst nog wijzigen. Open de lijst en klik op 'Instellingen'.
Lijst persoonlijk of publiek maken
Wil je de lijst alsnog delen met collega's (of juist niet meer)? Klik dan op:
- 'Maak lijst persoonlijk' (als deze ingesteld staat op 'publiek')
- 'Lijst publiek maken' (als deze ingesteld staat op persoonlijk)
Lijst-eigenschappen aanpassen
Kies 'Lijst-eigenschappen'. Hier kun je:
- De naam aanpassen
- De lijst publiek of privé maken
- De eigenaar aanpassen
Handig als iemand anders verantwoordelijk wordt voor het onderhoud van de lijst.
Kolommen aanpassen
Wil je de kolommen later toch wijzigen? Dat kan altijd nog op dezelfde manier als beschreven in stap 5.
Open de lijst, klik op 'Instellingen' en kies 'Kolombeheer'. Je kunt dan kolommen toevoegen, verwijderen, aanpassen of de volgorde wijzigen.
Filter van een bestaande lijst aanpassen
Soms verandert je doelgroep. Bijvoorbeeld: je hebt een lijst 'Leden' maar wilt nu ook gratis lidmaatschappen meetellen. Of je hebt een nieuwe functie toegevoegd die ook in de lijst moet staan.
In dat geval pas je het filter van de bestaande lijst aan. Hoe je dat doet, lees je in het artikel Filter van bestaande relatielijst aanpassen.
Let op: Het aanpassen van een bestaand filter heeft gevolgen voor alle plekken waar de lijst gebruikt wordt (toegangsrechten, mailings, Marketing Automation). Lees daarom eerst het artikel over het aanpassen van filters voordat je dit doet.