Als vereniging of goed doel ben je vaak op zoek naar vrijwilligers voor verschillende activiteiten. Niet iedereen die zich registreert heeft echter interesse in vrijwilligerswerk. Je wilt daarom specifieke vragen over vrijwilligerswerk alleen tonen aan mensen die daadwerkelijk hebben aangegeven interesse te hebben. Hiervoor maak je gebruik van zichtbaarheidsregels voor formuliervelden.
Deze feature is beschikbaar vanaf release 2025.05 op dinsdag 6 mei 2025. Wil je het nu alvast testen? Vraag hiervoor dan een tijdelijke staging-omgeving aan via een supportticket.
Stel, je hebt eerst een algemene vraag: 'Heb je interesse om vrijwilligerswerk te doen voor onze organisatie?' met antwoordopties 'Ja' en 'Nee'. Als iemand 'Ja' antwoordt, wil je vervolgens meer specifieke informatie verzamelen zoals:
- Beschikbare dagdelen (ochtend, middag, avond, weekend)
- Specifieke interesses (evenementen, administratie, fondsenwerving, etc.)
- Relevante ervaring
- Frequentie (wekelijks, maandelijks, incidenteel)
- Voorkeur voor werken op locatie of remote
Door deze specifieke vraag over de voorkeuren alleen te tonen aan relaties die al interesse hebben getoond, voorkom je dat mensen zonder interesse onnodige vragen moeten beantwoorden, wat de gebruiksvriendelijkheid van je formulier verhoogt.
Zichtbaarheidsregels instellen voor een veld
Voordat we de zichtbaarheidsregels gaan instellen, zorgen we er eerst voor dat de basis van het profiel- of registratieformulier goed is ingericht. Het helpt om alle velden die je gaat gebruiken alvast aan het formulier te koppelen. In het voorbeeld dat we gaan gebruiken, kiezen we voor de velden:
- Welk type werkzaamheden zou je willen doen?
- Jouw kwaliteiten
- Op welke dagen ben je beschikbaar?
- Heb je een voorkeur voor een bepaald dagdeel?
- Hoe vaak ben je beschikbaar?
Enkele van deze vragen hoeven alleen ingevuld te worden onder bepaalde voorwaarden. Zo willen we alleen vragen naar de kwaliteiten van de potentiële vrijwilliger als hij bij de vraag 'Welk type werkzaamheden zou je willen doen?' een vinkje heeft gezet bij 'Kantoorwerkzaamheden'. Om daarvoor te zorgen doe je het volgende:
- Klik op het wijzigings-icoon bij het veld dat pas zichtbaar moet worden als een ander antwoord is ingevuld
In dit voorbeeld zou dat het veld Jouw kwaliteiten zijn. - Klik onder Zichtbaarheidsregels op 'Dit veld heeft eigen regels voor zichtbaarheid'
Nadat je hierop hebt geklikt verschijnen er filteropties, zoals je die mogelijk al gewend bent vanuit het CRM. Je kunt hierdoor zowel eenvoudige als complexere voorwaarden instellen. In ons voorbeeld willen we dat het veld 'Jouw kwaliteiten' alleen verschijnt als er 1 specifiek antwoord is gegeven op de vraag 'Welk type werkzaamheden zou je willen doen?'
- Klik op 'Maak een nieuwe'
- Selecteer uit de lijst met opties het gewenste veld
- Het gekozen veld heeft het type van 'een of meer uit meerdere opties'. Bij dit type krijg je vier opties te zien:
- Bevat
Je wil dat het antwoord minimaal het antwoord bevat dat je in het volgende uitklapmenu selecteert - Bevat niet
Je wil dat het antwoord niet het antwoord bevat dat je in het volgende uitklapmenu selecteert - Is leeg
Je wil dat deze vraag alleen verschijnt als het veld helemaal niet is ingevuld - is niet leeg
Je wil dat deze vraag verschijnt zodra er maar iets is ingevuld in het veld
- Bevat
Omdat het veld 'Jouw kwaliteiten' alleen moet verschijnen als het antwoord 'Kantoorwerkzaamheden' is gegeven op 'Welk type werkzaamheden zou je willen doen?', kiezen we voor 'bevat'.
Je vindt het handig dat het veld 'Jouw kwaliteiten' niet alleen verschijnt bij het antwoord 'Kantwoorwerkzaamheden', maar ook bij 'Onderhoudswerkzaamheden'.
In dit geval herhaal je de eerdere stappen op een nieuwe regel. Het verschil is dat je nu 'Onderhoudswerkzaamheden' selecteert in plaats van 'Kantoorwerkzaamheden'.
Om ervoor te zorgen dat één van de twee regels voldoende is, wijzig je 'Alle volgende regels zijn waar' naar 'Tenminste één van de volgende regels is waar'.
Nu we de regel hebben opgebouwd, klikken we op 'Opslaan' om de zichtbaarheidsregel daadwerkelijk in te stellen. Achter het veld verschijnt een <IF>-icoontje om aan te geven dat het veld alleen onder voorwaarden wordt getoond.
Je kunt een veld met zichtbaarheidsregels ook verplicht maken. Het veld is alleen verplicht als het ook zichtbaar is geworden.
Zichtbaarheidsregels van een ander veld overnemen
Niet alleen de vraag 'Jouw kwaliteiten' moet afhankelijk zijn van het antwoord 'Kantoorwerkzaamheden' op de vraag over het type werkzaamheden. De vragen over beschikbaarheid zijn afhankelijk van hetzelfde antwoord.
Nu kun je ervoor kiezen om bij deze velden opnieuw dezelfde stappen te doorlopen als voor het veld 'Jouw kwaliteiten'. Om dubbel werk te voorkomen, kun je hiervoor ook de alternatieve optie 'Dit veld gebruikt de zichtbaarheidsregels van een ander veld in dit formulier' selecteren.
Vervolgens selecteer je het veld waarvan je de regels wilt overnemen (in ons vorobeeld: 'Jouw kwaliteiten'). Nadat je klikt op 'Opslaan' zijn de regels overgenomen.
Zichtbaarheidsregels bij formulieren met meerdere pagina's
Bij registratieformulieren is het mogelijk om een pagina in meerdere stappen op te bouwen. Het is in dat geval ook mogelijk om een vraag op pagina 3 alleen te tonen als het antwoord op een vraag van pagina 1 voldoet aan de juiste voorwaarden.
Let op: Laat een 2e of 3e pagina niet bestaan uit enkel velden die afhankelijk zijn van een ander veld.
De vervolgpagina is dan namelijk mogelijk leeg wanneer de relatie niet aan de voorwaarden voldoet om extra vragen te beantwoorden. Hoewel het formulier technisch wel blijft werken, geeft dit een vervelende gebruikservaring voor invullers van het formulier.