Korte samenvatting:
Maak een selectie van de relaties die je wilt uitnodigen. Verstuur daarna via Mailings een persoonlijke link naar het profielformulier. Relaties kiezen zelf een wachtwoord en kunnen daarna direct inloggen.
Je wilt bestaande CRM-relaties toegang geven tot besloten content op je website. Bijvoorbeeld een ledenportaal, exclusieve downloads of een online community. Deze relaties staan al in je systeem en hoeven zich niet opnieuw te registreren. Hoe geef je ze dan wel toegang?
Een persoonlijke link
Je stuurt bestaande relaties hiervoor een persoonlijke link: een link die voor elke ontvanger uniek is en al zijn gegevens klaarzet in een profielformulier. De relatie hoeft alleen nog een wachtwoord te kiezen. Zodra hij het formulier opslaat, is het account automatisch actief.
Wil je nieuwe relaties bij hun registratie meteen een account laten aanmaken? Lees dan 'Account aanmaken toevoegen aan een registratieformulier'.
Wil je dit liever automatisch laten verlopen, inclusief herinneringen voor wie nog niet gereageerd heeft? Lees dan 'Hoe automatiseer ik een accountuitnodiging met een journey?'.
Kun je ook een account maken voor de hele organisatie in plaats van voor een medewerker? Dat raden we af, dit geeft in de praktijk problemen. Bekijk de volledige uitleg en tips in 'Relaties toegang geven: welke methode kies ik?'.
Voordat je begint
Je hebt een profielformulier met wachtwoordveld en een veldcode nodig. Is dit al ingericht door je SuperUser? Ga dan verder met stap 1 hieronder. Zo niet, richt dit dan eerst in via 'Profielformulier en veldcode voor account aanmaken inrichten'.
Ja, als hiervoor een type gebruikersaccount is ingericht wel. Dat doe je via CRM > Relaties > [relatielijst/gefilterde lijst] > Bulkbewerking > Maak gebruikers. Dat gaat sneller, maar je hebt er bulkbewerking-rechten voor nodig, de e-mail heeft minder opmaakvrijheid, en je kunt lastiger filteren op wie de e-mail al ontvangen heeft. Wil je die vrijheid en opvolging wel, of heb je zelf geen bulkbewerking-rechten maar wel toegang tot Mailings? Volg dan de stappen hieronder. Lees meer over bulkbewerking in 'Hoe bewerk ik meerdere relaties tegelijk?'.
Stap 1: Maak een selectie van de relaties die je inloggevens wilt geven
Je moet aangeven welke relaties je wilt uitnodigen om hun account te activeren.
- Ga naar CRM > Relaties.
- Stel een filter in, bijvoorbeeld: alle leden die nog geen gebruiker zijn.
- Kies bij relatietype 'Persoon'. Dat is het advies: een organisatie kán ook een account krijgen, maar meestal wil je dat een persoon inlogt namens de organisatie. Wil je dat medewerkers het profiel van hun organisatie kunnen beheren? Koppel ze dan als persoon aan de organisatie.
- Sla de gefilterde lijst op als selectie.
Meer over filteren en selecties lees je in 'Relaties filteren en relatielijsten samenstellen' en 'Hoe maak ik een selectie?'.
Stap 2: verstuur de mailing
Mailing aanmaken
- Ga naar Mailings > Mailings.
- Klik op 'Mailing aanmaken'.
- Kies bij Gekoppelde website de site met de juiste layout.
- Ontwerp je mailing met een duidelijke call-to-action.
Meer hierover lees je in 'Mailing aanmaken en versturen'.
Link plaatsen
- Voeg een knop of link toe aan je mailing.
- Gebruik als linktekst bijvoorbeeld 'Activeer je account' of 'Kies je wachtwoord'.
- Plaats in het URL-veld de veldcode die je hebt aangemaakt (bijvoorbeeld:
##account_aanmaken##).
Selectie koppelen en versturen
Selecteer bij Ontvangers de selectie die je in stap 1 hebt gemaakt.
Controleer de mailing voor je verstuurt. Ga naar het tabblad Controle, zoek een ontvanger uit je selectie en klik op de link in de preview. Je ziet nu een voorbeeld van het profielformulier. Let op: in de preview zie je de knop 'Opslaan' niet en worden velden niet ingevuld. Dit is normaal.
Tip: Wil je de stroom testen? Maak een nieuwe relatie aan in het CRM met een eigen e-mailadres zonder account. Maak een kopie van de mailing en stuur deze alleen naar jezelf. Vul het profielformulier in met een zelfverzonnen wachtwoord en controleer daarna of je kunt inloggen. Gebruik voor de test een ander e-mailadres dan je Procurios-beheeraccount.
Als alles klopt, verstuur je de mailing via het tabblad Verzenden.
Wil je dit automatiseren?
Heb je regelmatig nieuwe relaties zonder account, en wil je niet telkens opnieuw een mailing versturen? Dan kun je met Marketing Automation deze uitnodiging ook automatisch laten versturen, inclusief een herinnering voor wie nog niet gereageerd heeft.
Veelgestelde vragen
Zorg dat je dit voorkomt door je selectiefilter goed in te stellen. Klikt een relatie toch opnieuw op de link? Dan blijft het account bestaan, maar het wachtwoord kan worden gewijzigd als de relatie een nieuw wachtwoord kiest.
Filter in het CRM op ontvangers van de mailing en voeg als extra filter toe of de relatie inmiddels Gebruiker is.
Nee, dat is niet nodig. De persoonlijke link in de mailing zorgt ervoor dat het formulier wordt getoond. Het profielformulier op je website plaatsen heeft geen zin, want het zou alleen zichtbaar zijn voor ingelogde gebruikers. Het doel van dit formulier is juist om inloggen mógelijk te maken.