Korte samenvatting:
Ga naar de relatiekaart van de relatie en klik bij het adres op 'Adreswijziging toevoegen'. Vul de nieuwe gegevens en de datum van de wijziging in en klik op 'Opslaan'. Wil je alleen het factuuradres of een ander specifiek adrestype wijzigen? Kies dan dat type apart.
Een donateur verhuist. Of een lid geeft een nieuw postadres door. Dit soort wijzigingen komt regelmatig voor en je wilt je CRM hierin up-to-date houden. Zo blijven facturen, brieven en e-mails altijd naar het juiste adres gaan.
De makkelijkste manier is als een relatie dit zelf doorgeeft, bijvoorbeeld via een profielformulier in Mijn Omgeving. Maar wijzigingen komen ook binnen via de post, e-mail of telefoon. Dan voer je de wijziging zelf in.
Een relatie kan meerdere adressen hebben, één per adrestype. Vaak zijn er drie typen: 'Standaardadres', 'Postadres' en 'Factuuradres'. Wijzig je het Standaardadres, dan veranderen de andere typen automatisch mee. Tenzij daar al een afwijkend adres bij staat.
Je kunt een adres ook direct overschrijven via de knop 'Wijzigen' bovenaan de relatiekaart. Handig voor kleine correcties. Maar bij een verhuizing wil je vaak een ingangsdatum instellen, bijvoorbeeld omdat een lid pas over twee weken verhuist. Gebruik dan 'Adreswijziging toevoegen'. Zo blijft ook de oude adresgeschiedenis bewaard.
Adres wijzigen
- Zoek de relatie op in het CRM.
- Klik op de relatiekaart bij het adres op 'Adreswijziging toevoegen'.
- Vul bij 'Datum' in wanneer de wijziging moet ingaan. Kies je een datum in het verleden? Dan wordt het adres direct aangepast.
- Kies bij 'Adrestypes' welk adres je wilt wijzigen. Meestal is dat 'Standaardadres'.
- Vul optioneel een 'Notitie' in, bijvoorbeeld de reden van de wijziging.
- Vul onder 'Adres' de nieuwe gegevens in: 'Postcode', 'Nummer', 'Straat', 'Plaats' en 'Land'.
- Klik op 'Opslaan'.
Het adres wordt op de opgegeven datum aangepast op de relatiekaart. Vanaf dat moment gebruikt het platform dit adres voor facturen, brieven en exports.
Wil je toekomstige of eerdere adreswijzigingen bekijken? Klik dan op 'Adreswijzigingen bekijken', naast de knop 'Adreswijziging toevoegen'.
Wanneer stel je een afwijkend adres in?
Soms moet één adrestype een ander adres hebben dan de rest. Bijvoorbeeld:
- Een afwijkend factuuradres. Een organisatie werkt met een extern boekhoudkantoor. Facturen moeten daarheen, maar post en mailings gaan gewoon naar het postadres.
- Een afwijkend bezoekadres. Een relatie heeft een postadres voor correspondentie, maar een ander adres waar je op bezoek gaat voor bijeenkomsten. (Bestaat dit adrestype nog niet in jouw CRM? Bekijk dan het artikel: 'Adrestypen toevoegen of wijzigen'.)
Zo stel je een afwijkend adres in:
- Klik bij het adres op 'Adreswijziging toevoegen'.
- Kies bij 'Adrestypes' het type dat moet afwijken, bijvoorbeeld 'Factuuradres'.
- Vink 'Vul een ander adres van type "Factuuradres" in' aan.
- Vul bij 'Geadresseerde' in aan wie het adres gericht is. Gebruik je dezelfde naam als op de relatiekaart? Laat dan 'Vul in op basis van deze relatiekaart' aangevinkt staan. Moet de geadresseerde anders zijn, bijvoorbeeld 'Zoo Lion Foundation t.a.v. Afdeling Finance'? Vink dit dan uit en vul zelf een naam in.
- Vul de rest van het adres in.
- Klik op 'Opslaan'.
Dit adrestype volgt vanaf nu niet meer automatisch mee als je later het Standaardadres wijzigt. Wil je dat dit adrestype weer meeloopt met het Standaardadres? Voer dan opnieuw een adreswijziging in voor dit type, zonder het vinkje 'Vul een ander adres in' aan te zetten.