Je bent net begonnen met Procurios en het CRM voelt overweldigend. Zoveel schermen, knoppen en opties - waar begin je? In dit artikel leggen we uit hoe het CRM werkt. Je leert de belangrijkste onderdelen kennen en hoe deze je helpen bij je dagelijkse werk.
Voor wie is dit artikel?
Dit artikel is voor nieuwe gebruikers van het CRM. Je hoeft nog geen ervaring te hebben. We leggen de basis uit en wijzen je de weg naar meer informatie.
Ben je functioneel beheerder? Dan wil je misschien ook weten hoe je het CRM inricht voor jouw organisatie. Lees dan eerst dit artikel door en ga daarna verder met de artikelen over CRM inrichten.
Wat is het CRM?
Het CRM is de plek waar je alle contacten beheert. Denk aan leden, donateurs, vrijwilligers of andere relaties. Al hun gegevens staan hier op één plek.
Je kunt het CRM vergelijken met een digitale adressenmap. Voor elke persoon of organisatie maak je een kaartje met gegevens. Die kaartjes kun je ordenen, zoeken en filteren. Zo vind je snel wie je zoekt.
In dit artikel en in het CRM zelf gebruiken we het woord 'relatie' voor alle contacten. Dit kan een persoon zijn (zoals een donateur) of een organisatie (zoals een bedrijf).
Je eerste stappen in het CRM
Zo open je het CRM
Log in op het Procurios Platform van jouw organisatie. Klik in het hoofdmenu op CRM. Je ziet nu het Dashboard. Dit is je startpunt.
Het dashboard toont:
- Een zoekbalk in het midden - hier zoek je snel een relatie
- Laatst bekeken lijsten en relaties - voor snel terugkeren naar je werk
- Recent bewerkt door anderen - om te zien waar collega's mee bezig zijn of welke relaties zelf iets gewijzigd hebben
Van het dashboard naar een relatielijst:
Klik in het linkermenu op Relaties (1). Je ziet nu verschillende weergaven. Kies er een, bijvoorbeeld 'CRM' (2). Onder elke weergave staan relatielijsten. De eerste lijst heet 'Alle relaties' (3) en toont alle relaties die bij deze weergave horen.
Klik op een naam in de lijst. Nu open je de 'relatiekaart'. Hier zie je alle gegevens van die persoon of organisatie. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Per tabblad zijn de relevante gegevens in te zien.
Tip: Zie je te veel of juist te weinig gegevens op de relatiekaart? Dat komt door de weergave waarin je werkt. Elke weergave kan andere gegevens tonen. Een ledenadministrateur ziet andere velden dan een marketeer. Vraag je functioneel beheerder om een weergave aan te passen als dat nodig is.
Je werkt voor een beroepsvereniging. Een lid belt met een vraag over zijn lidmaatschap.
- Open het CRM via het hoofdmenu
- Je ziet nu het Dashboard
- Typ de naam in de zoekbalk in het midden van het scherm
- Klik op de naam in de resultatenlijst
- Je ziet nu de relatiekaart met alle gegevens en kunt de vraag beantwoorden
Wil je meer weten over zoeken? Lees het artikel 'Een relatie opzoeken in het CRM' voor uitgebreide tips over de verschillende zoekmogelijkheden.
Om te beginnen: vier essentiële onderdelen
Om goed te kunnen werken met het CRM, is het belangrijk dat je vier onderdelen kent. Deze vormen de basis voor je dagelijkse werk. We leggen ze kort uit. Voor meer details verwijzen we naar andere artikelen.
1. De relatiekaart
Wat is het?
Een relatiekaart toont alle gegevens van één relatie. Denk aan een kaartje uit een kaartenbak. Je ziet hier naam, adres, e-mail en andere informatie die je organisatie verzamelt.
Waarvoor gebruik je dit?
Je gebruikt de relatiekaart om:
- Gegevens van een relatie te bekijken
- Informatie aan te passen (zoals een nieuw adres)
- Te zien wat iemand eerder heeft gedaan (zoals donaties of inschrijvingen)
Meer weten? De relatiekaart kun je aanpassen via een relatieformulier. Lees het artikel 'Weergaven en relatieformulieren inrichten' voor meer informatie.
2. Weergave
Wat is het?
Een weergave bepaalt twee dingen: welke relaties je kunt zien en hoe de relatiekaart eruitziet. Onder elke weergave staan meerdere relatielijsten.
Waarvoor gebruik je dit?
Verschillende medewerkers hebben verschillende weergaven nodig. Een ledenadministrateur ziet andere velden op de relatiekaart dan een marketeer. Ook kan de ledenadministrateur filteren op financiële gegevens, terwijl de marketeer alleen filtert op communicatievoorkeuren.
Een voorbeeld:
De weergave 'Donateurs' laat alleen donateurs zien. Op de relatiekaart zie je donatiegeschiedenis en betaalgegevens. Bij de weergave 'Marketing' zie je alle relaties die mailings willen ontvangen. Op die relatiekaart zie je communicatievoorkeuren en campagnegeschiedenis - maar geen financiële gegevens.
3. Filter
Wat is het?
Met een filter vind je specifieke relaties binnen een lijst. Je stelt criteria in en het systeem toont alleen relaties die daaraan voldoen.
Waarvoor gebruik je dit?
Bijvoorbeeld: je wilt alle leden in Utrecht vinden. Of je zoekt donateurs die het afgelopen jaar meer dan €100 hebben gegeven. Met een filter doe je dat in een paar klikken.
Je kunt ook filteren op gegevens uit andere modules. Bijvoorbeeld: toon alle relaties die zich hebben ingeschreven voor evenement X.
4. Relatielijst
Wat is het?
Een relatielijst is een opgeslagen filter. Je bewaart een zoekopdracht zodat je deze later snel opnieuw kunt gebruiken. De lijst wordt automatisch bijgewerkt: als een relatie aan de criteria gaat voldoen, verschijnt deze in de lijst. Voldoet een relatie er niet meer aan, dan verdwijnt deze uit de lijst.
Waarvoor gebruik je dit?
Relatielijsten gebruik je voor veel meer dan alleen het vinden van relaties:
- Rechten instellen - bepaal wie toegang heeft tot bepaalde onderdelen
- Toegang geven tot online community-kanalen
- Kortingen bepalen bij evenementen
- Trigger voor Marketing Automation journeys
- Eigenschappen genereren - zodat collega's zonder toegang tot financiële informatie kunnen zien wie 'actief lid' is
Een voorbeeld:
Elke maand moet je alle nieuwe leden controleren. Dan maak je één keer een relatielijst 'Nieuwe leden deze maand'. Die lijst kun je daarna elke maand openen zonder opnieuw te filteren.
Meer weten? Lees de artikelen 'Relaties filteren en relatielijsten samenstellen' en 'Een gefilterde relatielijst opslaan en instellen' voor meer informatie over het gebruik van relatielijsten.
Hoe werken deze onderdelen samen?
De vier onderdelen vormen een logische volgorde:
- Weergave: je kiest welk soort relaties je bekijkt en hoe de relatiekaart eruitziet
- Filter: je zoekt binnen een lijst naar specifieke relaties
- Relatielijst: je bewaart je filter voor later gebruik of om te gebruiken elders in het platform
- Relatiekaart: je opent een relatie om details te bekijken of aan te passen
Heb je rechten om meerdere weergaven te bekijken? Dan kun je ook vanaf een relatiekaart eenvoudig schakelen naar een andere weergave.
Meer mogelijkheden in het CRM
Naast de vier basisonderdelen heeft het CRM nog veel meer te bieden. Hieronder vind je enkele andere belangrijke functionaliteiten. Je hoeft deze niet allemaal direct te kennen, maar het is handig om te weten dat ze bestaan.
Velden zijn de losse stukjes informatie die je vastlegt over een relatie. Denk aan naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum. Sommige velden zijn standaard aanwezig. Andere velden (vrije velden) maak je zelf aan om informatie vast te leggen die specifiek is voor jouw organisatie.
Een relatietype is de hoogste indeling van een relatie. Bijvoorbeeld 'Persoon' of 'Organisatie'. Dit type verandert niet - een persoon wordt nooit een organisatie.
Meer weten? Lees '(Vrije) velden en relatieformulier beheren' en 'Relatietype toevoegen'.
Met functies koppel je relaties aan elkaar. Zo leg je vast dat Jan directeur is van bedrijf X. Of dat Marie bestuurslid is van vereniging Y. Dit maakt het CRM meer dan een platte lijst - je brengt verbanden in kaart.
Dit is handig als je bijvoorbeeld alle bestuursleden wilt mailen, of als medewerkers van een bedrijf toegang moeten krijgen tot exclusieve content vanwege het organisatielidmaatschap.
Met contactmomenten leg je vast wanneer je contact hebt gehad met een relatie. Denk aan telefoongesprekken, e-mails, bezoeken of andere interacties. Zo weet jij - en je collega's - altijd wat er is besproken en wanneer.
Dit voorkomt dat je dezelfde vragen twee keer stelt of dat collega's elkaar tegenspreken. Je ziet in één oogopslag de volledige communicatiegeschiedenis.
Selecties lijken op relatielijsten, maar hebben een belangrijk verschil: ze kunnen statisch zijn. Een relatielijst wordt automatisch bijgewerkt wanneer relaties voldoen aan de criteria. Een selectie kun je vastleggen op een bepaald moment en blijft dan onveranderd.
Dit is handig als je bijvoorbeeld een vaste groep relaties wilt gebruiken voor een mailing of als je een momentopname wilt bewaren van wie er lid was op een bepaalde datum.
Als je dat wil, kun je relatieselecties wel dagelijks laten automatiseren. Ook als je een Mailing verstuurt op basis van een selectie, kun je deze eerst laten actualiseren. Zo voorkom je dat mensen die zich uitschreven voor de nieuwsbrief onterecht berichten blijven ontvangen of nieuwe leden de nieuwsbrief blijven missen.
Meer weten? Lees 'Selectie maken'.
Veelgestelde vragen
Dit kan twee oorzaken hebben:
1. Je filter is te streng
Controleer of je een filter actief hebt. Klik op het filter-icoon en controleer de instellingen. Mogelijk voldoet geen enkele relatie aan de criteria. Verwijder het filter om alle relaties te zien.
2. De lijst is te groot om te tonen
Als een lijst een erg groot aantal relaties bevat, toont het systeem deze niet automatisch. Niemand gaat handmatig door zo'n grote lijst klikken. Gebruik in dat geval een filter om de lijst kleiner en bruikbaar te maken.
Dat hangt af van je rechten. Meestal doet een functioneel beheerder dit. Vraag je beheerder om een weergave voor je aan te maken of aan te passen.
Gebruik de zoekbalk op het Dashboard. Ga naar CRM via het hoofdmenu en typ een naam, e-mailadres of telefoonnummer in de zoekbalk. Het systeem zoekt automatisch en toont resultaten. Je kunt ook de globale zoekfunctie rechtsboven in het scherm gebruiken (het vergrootglas-icoon). Lees het artikel 'Een relatie opzoeken in het CRM' voor meer tips.
Ja. De weergave bepaalt welke velden je ziet. Vraag je functioneel beheerder om het relatieformulier aan te passen. Lees het artikel 'Weergaven en relatieformulieren inrichten' voor meer informatie.
Ja, veel repeterende taken kun je automatiseren. Denk aan:
- Nieuwe relaties automatisch in de juiste lijst plaatsen
- Knoppen maken voor snelle acties (bijvoorbeeld: een relatiemanager toewijzen met één klik)
- Dubbele relaties automatisch samenvoegen bij nieuwe registraties
Deze mogelijkheden moet een functioneel beheerder voor je instellen. Vraag je beheerder om de artikelen 'Acties op de relatiekaart automatiseren met aanpassingsregels' en 'Automatisch ontdubbelen in CRM' te lezen.
Volgende stappen
Nu je de basis kent, kun je verder. Hieronder staan artikelen die je helpen om het CRM beter te gebruiken.
Voor alle gebruikers:
- 'Een relatie opzoeken in het CRM' - leer alle zoekmogelijkheden kennen
- 'Relaties filteren en relatielijsten samenstellen' - leer hoe je gericht zoekt en filtert
- 'Een gefilterde relatielijst opslaan en instellen' - bewaar je filters voor later gebruik en stel in welke kolommen de lijst bevat
Voor functioneel beheerders:
- 'Weergaven en relatieformulieren inrichten' - pas het CRM aan voor verschillende gebruikers
- '(Vrije) velden en relatieformulier beheren' - voeg eigen velden toe en richt relatiekaarten in
- 'Relaties insluiten/uitsluiten in Weergaven' - bepaal wie welke relaties ziet
- 'Eigenschappen maken op basis van filterregels' - vereenvoudig complexe filters met gegenereerde eigenschappen