Voor een goed 360 graden beeld van je relaties is het in veel gevallen nodig om een duidelijke scheiding te hebben tussen een Medewerker en een Organisatie, tussen Vrijwilliger en zijn Regio-afdeling, Organisaties en hun Holding. Dat richt je in met behulp van Functietoekenningen en in de module Organisatie & Personen.
Er vanuit gaande dat je dat goed hebt ingericht en je wilt nu data exporteren. Bijvoorbeeld: personen die een functie Medewerker hebben bij een organisatie. In de export wil je zowel persoonsgegevens als adresgegevens van de organisatie.
Ik laat je in dit artikel zien hoe je een dergelijke export maakt.
Exporteer de persoonsgegevens
Je maakt allereerst een relatiefilter of opent een bestaande relatielijst of selectie.
Houdt rekening met het volgende bij het filter dat je hier gebruikt:
Bij het voorbeeld van een Medewerker en een Organisatie spreken we in technische termen van een ouder-kind relatie. De Organisatie is de ouder en de Medewerker is het kind. De relatie die in hierarchie boven de ander staat is de ouder.
- Bij de Medewerker (het kind) zie je dan bij de functie: '...is medewerker van'
- Bij de Organisatie (de ouder) zie je bij de functie: '...heeft medewerker'
Deze technische benadering geldt voor elke andere combinatie van relaties (holding-organisatie, afdeling-vrijwilliger, etc).
Dit is belangrijk om te begrijpen, omdat je voor je export altijd moet filteren op de kind-relatie. In de export kun je data van de ouder-relatie toevoegen. Andersom kun je nooit de data van een kind-relatie toevoegen aan de export van een ouder-relatie
Heb je je filter, lijst of selectie in orde? Klik dan op 'Exporteren naar CSV-bestand'.
Je ziet nu een venster genaamd 'Export configuratie'. Lees hier mee over de verdere details over de werking van dit venster: Relaties exporteren
Scroll in de lijst met te exporteren kolommen naar beneden tot je de sectie 'Organisatie-velden' tegenkomt. Deze velden bevat de data van de organisatie waaraan de persoon gekoppeld is d.m.v. een functie.
Vind je deze velden hier niet, dan is de module Organisaties & Personen nog niet goed ingericht.
Controleer na het exporteren of de verwachtte data in je export-bestand zit. Is dat niet het geval, dan heb je mogelijk relaties gefilterd die geen organisatie gekoppeld hebben die overeenkomt met de inrichting van Organisaties & Personen
Zorg ervoor dat het veld Relatie ID altijd is opgenomen in de export. Dit veld kun je in een later stadium van je proces weer nodig hebben. Het is technisch gezien de 'unieke sleutel' waar aan systemen zoals Procurios begrijpen om welke relatie het in een specifiek geval gaat.
Mocht bovenstaande in jouw specifieke situatie geen uitkomst bieden, dan hebben we nog een artikel voor je waarin een work-around is beschreven om afzonderlijke bestanden van Organisaties en Personen (of vergelijkbare verbindingen) met behulp van Excel aan elkaar te verbinden.
Relaties exporteren met gecombineerde data van persoon en gekoppelde organisatie