In dit artikel lees je hoe een relatie-import bestand eruitziet en aan welke voorwaarden het moet voldoen. Dit helpt je om Relaties op een efficiënte manier te importeren.
Als je relatie-import onderdeel uitmaakt van een volledige datamigratie, lees dan eerst het artikel Getting started met data-migratie
Bij datamigratie heb je als doel om je volledige CRM-data vanuit een eerder systeem, of vanuit excel-bestanden, naar Procurios te verhuizen. Denk daarbij aan Facturen, Abonnementen, Incasso-afspraken, Donaties, Contactmomenten, etc.
Hoe verloopt een relatie-import?
Een relatie-import verloopt in een aantal stappen:
- Je maakt het bronbestand met relatiegegevens klaar in een spreadsheet programma zoals Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice, ...
- Als het bestand klaar is, converteer/exporteer je het bestand naar .csv formaat
- Het csv-bestand voer je in in de module 'Relaties Import' binnen CRM. Hier worden een aantal parameters gevraagd, zoals scheidingsteken, relatietype e.d.
- Daarna kun je velden configureren. Je geeft dan aan welk veld in het CRM gevuld moet worden door welke kolom in je csv-bestand.
- Vervolgens doe je eerst een test-import. Hier worden de eerste 199 regels getoetst. Als daar geen fouten uit komen kun je het bestand effectief importeren.
Zorg dat je, voordat je een import uitvoert, voldoende kennis hebt van het proces en de effecten daarvan in je CRM-omgeving. Als je je hier niet zeker bij voelt kun je een import van relaties ook door een Implementatie Consultant laten uitvoeren.
1. Je bronbestand inrichten
Het inrichten van je bronbestand kan best wat tijd kosten. Maar een goede voorbereiding helpt je wel om het uiteindelijke relatie-import een stuk makkelijker te laten verlopen.
Structuur van het bronbestand (kolommen)
Soms krijgen wij de vraag of we een standaard bestand hebben dat je in kunt vullen voor de data-import. Dat hebben we niet, want de structuur van dit bestand is afhankelijk van de velden die je wilt importeren. In een relatie-import kan je in principe zoveel of zo weinig velden importeren als je zelf wilt. Zo kun je alleen een mailinglijst importeren met de velden 'voornaam', 'achternaam', 'e-mail' en 'nieuwsbriefvoorkeur'. Maar een relatie-import kan net zo goed bestaan uit 50 kolommen met verschillende velden.
De exacte structuur hangt af van welke vrije velden je nodig hebt in je CRM. Deze zul je daarom eerst in moeten richten voordat je een relatie-import kunt doen. Als je weet welke velden je wilt importeren, dan kun je de structuur van het bestand bepalen.
Algemeen zijn er wel een aantal richtlijnen:
- Neem in elk bestand als eerste kolom een Unieke ID op (sleutelveld). Dit is een willekeurig alfanumerieke ID die uniek is over alle importbestanden heen. Dit ID heeft verschillende doeleinden. Een voorbeeld is het bijwerken van bestaande relaties bij een her-import. Of het aan elkaar koppelen van meerdere relaties.
- Het veld Naam is verplicht.
- Om de import te vereenvoudigen is het handig dat je dezelfde structuur hanteert voor de verschillende bestanden per relatietype. Ook al staan er kolommen in die niet gebruikt worden. Een kolom die niet van toepassing is voor een bepaald relatietype (bijvoorbeeld het veld Voornaam voor een organisatie) laat je leeg.
- Velden die in CRM als verplicht zijn gemarkeerd, moeten ook gevuld zijn bij de import.
- De volgorde van de kolommen maakt voor de relatie-import niet uit. Tijdens de relatie-import geef je handmatig aan welke kolom op welk veld in het CRM gemapt dient te worden.
De inhoud van je bronbestand(en)
Zorg als eerste dat je alle informatie die je wilt importeren, op één plek verzameld. Denk dan bijvoorbeeld aan adresgegevens of mailinglists.
Informatie over financiën, abonnementen/lidmaatschappen, functies, donaties, contactmomenten etc. mag je bewaren voor de overige imports van de datamigratie.
Lees daarvoor ook Getting started met data-migratie.
Algemeen
- Per import wordt er één Relatietype geïmporteerd. Wil je relaties importeren van meerdere relatietypen, dan gebeurt dat in verschillende import acties. Maak dus voor elk relatietype een apart bestand.
- Gebruik in je spreadsheet zo weinig mogelijk opmaak, dat vereenvoudigt de conversie achteraf
- Je mag velden leeglaten. Als je dus niet van al je relaties een adres hebt, is dat geen probleem.
- Vermijd het gebruik van formules. Je kan formules gebruiken tijdens de opbouw van je spreadsheet, maar converteer de formules na afloop naar tekst.
- Let er op dat er minimaal 1 sleutelveld aanwezig is.
- Zorg dat alle velden die je wilt importeren ook aanwezig zijn als velden in het CRM. Hiervoor zul je dus mogelijk eerst vrije velden aan moeten maken.
- Zorg dat je de instructies voor specifieke veldtypen volgt.
Instructies bij specifieke veldtypen
BTW-nummer
Het formaat moet voldoen aan de specificaties zoals geldig in het land waarvan het BTW-nummer afkomstig is. BTW nummers worden ingevoerd zonder spaties of andere niet alfanumerieke karakters.
Datum
Gebruik DD-MM-YYYY als datum formaat.
E-mailadres
E-mailadressen mogen geen karakters bevatten met accenten op (ë, é, õ, ...) en elk onderdeel van het email adres moet aanwezig zijn: het lokale gedeelte, een @-teken en een domein.
Bijvoorbeeld: [email protected]
- Lokaal gedeelte: john.doe
- @-teken
- Domein: test.com
IBAN
IBAN nummers worden ingevoerd zonder spatie. Enkel geldige IBAN nummers worden aanvaard. Kies in de configuratie alleen een iban/bic-functie.
De bic kan automatisch bepaald worden obv IBAN nummbers afkomstig uit AT, BE, CH, DE, ES en NL.
(Meer)keuzevelden
Voor (meer)keuzevelden moet in de cel de database waarde worden vermeld, en niet de titel zoals die zichtbaar is voor de gebruiker. Als we kijken naar het voorbeeld hieronder, moet het veld Taal nl bevatten in het geval van de Nederlandse taal.
Weet je niet welke database waarden je moet gebruiken voor (meer)keuzevelden? Zoek het veld op via CRM > Instellingen > Formulier vrije velden. Daar zie je de instellingen van het vrije veld.
In het geval van een meerkeuze veld kan de cel één of meerdere waarden bevatten. Deze moeten worden gescheiden door een puntkomma (;) zonder spaties voor of na de komma.
Naam
Het veld Naam is een verplicht veld voor elk relatietype. De lengte van dit veld bedraagt maximum 100 karakters.
Land
Gebruik de twee letterige ISO 3166-2 code en niet de volledige landnaam.
Voorkeurstaal
Welke opties je hier hebt, is afhankelijk van welke talen geactiveerd zijn in je Procurios Platform.
Je gebruikt hiervoor twee kleine letters. Bijvoorbeeld voor de talen Nederlands, Engels en Frans gebruik je respectievelijk nl, en, fr.
Lees meer over Wat doet het veld 'Voorkeurstaal'?
Website adres
Elke URL moet hieraan voldoen:
- Starten met het protocol (bv: http:// of https://)
- Enkel geldige karakters bevatten: het mag bijvoorbeeld geen komma (,) bevatten
- Er moet een domein extensie aanwezig zijn (bv: .com, .be of .nl)
- Enkel kleine letters gebruiken. Geen hoofdletters gebruiken
Wat is een sleutelveld?
Een sleutelveld is een uniek kenmerk van de te importeren relatie. Vaak is dit een numeriek ID. De waarde van het sleutelveld mag nooit op meer dan één relatie van toepassing zijn. Je kunt hiervoor het Procurios Systeem ID, een ID uit een extern systeem, of een zelf toegekend nummer gebruiken.
Het sleutelveld maakt het mogelijk om nu of in latere imports updates te doen op de betreffende relatiegegevens.
Ook een e-mailadres kan als sleutelveld dienen. Dan is het e-mailadres wel een verplicht veld en mag een adres niet bij meer relaties voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan gezinsleden die hetzelfde adres gebruiken.
Je kunt ook meerdere velden markeren als sleutelveld die samen het unieke kenmerk van de relatie vormen.
Wanneer de waarde van een of meer van deze sleutelvelden niet uniek is, kan deze niet samengevoegd worden met de bestaande relatie en zal er een nieuwe relatie aangemaakt worden.
Je bronbestand importeren via de relatie-import module
Als je bronbestand klaar is, exporteer je het naar een CSV-bestand en kun je de gegevens importeren in het Procurios Platform met de functie Relatie-import: deze start je via het menu CRM > Importeer relaties.
Als eerste stap kies je 1) of je Recente imports wil zien, 2) een Nieuwe import-configuratie wil starten, 3) een bestaande import-configuratie wil laden, of 4) verder wil gaan met de laatst opgeslagen import, d.w.z. verder wil gaan met hoe je de laatste keer de instellingen hebt achtergelaten.
Wanneer er nog niet eerder een import gedaan is, wordt alleen de optie Nieuwe import aangeboden.
Bij de volgende stap (1) kies en laad je het te importeren CSV-bestand. Via de link (2) kun je desgewenst uitleg inzien over hoe je ervoor zorgt dat je CSV-bestand klaar en geschikt is voor import.
De instellingen daaronder in dit scherm, zijn afhankelijk van jouw specifieke situatie. Bedenk goed welke keuze van toepassing is. Heb je vragen? Overleg dan met een consultant.
Als je de instellingen hebt gedaan, klik je op de knop CSV-kolommen toewijzen aan relatievelden ('Mapping' in Engelse taalmodus) naar de volgende stap te gaan.
CSV-kolommen toewijzen aan relatievelden
In dit scherm moet je elke CSV-kolom toewijzen aan het relatieveld waarin je de betreffende data wil importeren. Bij elke toewijzing, stel je met 'Functie' in hoe de data naar het veld gekopieerd moet worden (zie punt 3 hieronder)
1. Sleutelveld: Selecteer hiermee de CSV-kolom of een combinatie van CSV-kolommen waaraan het systeem de uniciteit van een importregel kan afleiden.
2. Relatieveld: Aan deze kant van het scherm worden alle beschikbare relatievelden uit CRM weergegeven. Een veld is beschikbaar als deze voor jouw als gebruiker toegankelijk is via minimaal één relatieformulier.
3. Functie: Geef hier aan óf en hóe de CSV-kolom naar het relatieveld moet worden gekopieerd.
Gebruik ' = ' als de data één-op-één moet worden overgenomen.
Of kies de meest passende alternatieve functie om eventueel de data te manipuleren vóórdat het in het relatieveld wordt gezet. Importeer je bijvoorbeeld de relatie Rembrandt van Rijn, maar ‘rijn’ staat met kleine letter in je importbestand, dan laat je dat automatisch corrigeren naar ‘Rijn’. Of 'RIJN' wordt gecorrigeerd naar 'Rijn'.
4. CSV-kolom: Kies hier de betreffende kolomnaam uit je CSV-bestand.
Staan de kolommen die je zou verwachten niet onder 'CSV-kolom'?
Controleer dan nogmaals de instellingen. Mogelijk heb je het verkeerde scheidingsteken gekozen of het verkeerde bestand ingeladen.
Ga je deze configuratie in de toekomst mogelijk vaker gebruiken? Sla dan de configuratie op met de knop Als nieuwe configuratie opslaan bovenaan de pagina.
Als je alle kolommen hebt toegewezen, is het tijd om de import te testen. Klik hiervoor op de knop Test de import onderaan de pagina. Het systeem gaat nu de eerste 199 regels van je bestand testen, om te kijken of er fouten worden gevonden. Eventuele fouten kun je downloaden in een CSV-bestand en corrigeren in je importbestand. Vervolgens doe je de test-import opnieuw met het aangepaste importbestand. Dit herhaal je tot er geen fouten meer gevonden worden. Let op: het systeem kan niet voorkomen dat álle fouten in een bestand worden gevonden.
Als de testimport foutloos is verlopen, is het tijd voor de echte import. Klik hiervoor op Importeer nu! Zoals gezegd worden bij de importtest alleen de eerst 199 regels getest. Dit geeft geen garantie dat in hogere regels geen fouten zullen kunnen voorkomen. Gedurende en ná de echte import geeft het systeem alle eventuele fouten weer aan je terug, en kun je ook die corrigeren en alsnog importeren.
Bij het 'mappen' van velden kunnen ook koppelingen afbeeldingskoppelingen ge-upload worden. Die verschijnen dan na de import automatisch op de relatiekaart!