Je voorkomt het bijna niet: dubbele relaties in je CRM. Dubbele relaties geven ruis op het volledige beeld op de individuele relatie:
- Een nieuwsbriefregistratie op relatie x
- Een lidmaatschap op relatie y
- En misschien nog gewijzigde adresgegevens op relatie z.
Dit wil je, dit 'moet' je, terugbrengen tot één relatie, zodat de relatie niet ten onrechte in verkeerde mailings wordt opgenomen, of een factuur naar een oud adres wordt gestuurd. Of, nog erger, dat je een verjaardagskaart naar een overleden lid stuurt.
Zo nu en dan moet je daarom de 'corvee-taak' uitvoeren om relaties te ontdubbelen / samen te voegen. In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt.
Iedere nacht vindt er altijd een aantal checks plaats. O.a. of een nieuwe relatie dat zich bijvoorbeeld via het lidmaatschaps-formulier heeft aangemeld al bekend is in het CRM. Komt de nieuw relatie al een keer voor, dan komt deze naar voren bij het ontdubbelen.
Waar vind je de te ontdubbelen relaties?
- Open CRM > Ontdubbelen > Dubbelen.
Procurios vindt relaties met overeenkomsten op bijvoorbeeld naam, bankrekening, adres, telefoon, etc. Procurios geeft vervolgens een waardering in de vorm van 'sterren' aan ieder paar relaties. Hoe meer sterren, hoe groter de kans dat het paar inderdaad één en dezelfde relatie is.
Door op de aantallen te klikken bij de aangegeven waarderingen wordt het overzicht gefilterd op de dubbel-paren met met die waardering.
Méér informatie over mogelijke duplicaten
Op het scherm met mogelijke duplicaten (menukeus 'Dubbelen') zie je aan de rechterkant van elke regel ook een geel knopje met een vraagteken erop. Als je daarop klikt, opent er een pop-up scherm waarop de Voors en Tegens (voor het samenvoegen) opsomt. Het aantal groene of rode stippen laat zien hoe zwaar het betreffende argument meeweegt.
Hoe werkt het ontdubbelen van relaties?
Achter elke mogelijke dubbele staat wat de overeenkomsten zijn en de verschillen.
Hebben twee mensen hetzelfde adres, e-mailadres en naam, dan is het bijna zeker een dubbele. Is alleen het e-mailadres hetzelfde en de naam is verschillend, dan zou het bijv. om man/vrouw kunnen gaan. Of vader en kind. Dit zijn dan twee verschillende personen.
Is het e-mailadres hetzelfde, maar het adres verschillend, dan zou het om een fout mailadres kunnen gaan bij een van de twee relaties.
Groen vinkje: ontdubbelen
Nadat je op het groene vinkje geklikt hebt, kom je in onderstaand scherm terecht, waarin de gegevens van beide relaties naast elkaar worden getoond. Procurios geeft voorstellen voor de samenvoeging: welke van de gegevens moeten worden behouden. Het ene gegeven wordt overgenomen van de ene relatie, een ander gegevens van de andere relatie, zodat zoveel mogelijk een klopend resultaat ontstaat.
Controleer de suggesties van Procrurios en corrigeer waar nodig.
Onderaan heb je drie opties.
- Als je zeker weet dat je kunt samenvoegen, klik je of op ‘Samenvoegen en terug naar overzicht’,
- of als je daarna de relatie wilt bekijken op ‘Samenvoegen en relatie bekijken’.
- Twijfel je, dan klik je op ‘Terug naar overzicht’.
Nadat je op een van de twee blauw knoppen geklikt hebt, verschijnt tenslotte de melding:
Rood kruisje: niet ontdubbelen
Als je in het overzicht met dubbelparen klikt op het rode kruisje, verschijnt de volgende melding:
Als de relaties inderdaad uniek zijn klik je op de blauwe knop: 'Deze relaties zijn uniek...'.
Twijfel je, klik dan op Annuleer. De relatie blijft dan nog op ontdubbelen staan.
Nadat je op de blauwe knop geklikt hebt verschijnt bovenaan in het scherm de volgende melding.
Overzicht samengevoegde relaties
In het submenu aan de linkerzijde zie je de optie 'Recent samengevoegd'. Als je dit opent zie je een overzicht met, wat de naam als zegt, de recent samengevoegde relatieparen. Je ziet de datum van samenvoeging, welke twee relaties je samengevoegd hebt en door wie het samengevoegd is.
