Verschillende medewerkers binnen jouw organisatie werken met het CRM. Een servicedesk-medewerker heeft andere informatie nodig dan een vrijwilligerscoördinator. Een medewerker van het belteam weer andere gegevens dan iemand van de ledenadministratie.
Hoe zorg je ervoor dat iedereen precies die gegevens ziet die hij nodig heeft? En dat niemand per ongeluk gegevens kan wijzigen die hij niet mag aanpassen?
Met weergaven en relatieformulieren regel je dit. In dit artikel lees je hoe je deze inricht.
Het is belangrijk allereerst een totaalbeeld te hebben van het CRM. Lees daar meer over in Opbouw van Procurios CRM
Verschillende gebruikers, verschillende behoeften
Een relatie in je CRM bevat veel verschillende gegevens: adres, interesses, contactmomenten, financiële gegevens, en meer. Maar niet iedereen binnen je organisatie heeft alle gegevens nodig.
Voorbeeld:
- Een belteammedewerker heeft het telefoonnummer nodig en de donatie-historie (om de toon van het gesprek te bepalen)
- Een servicedesk-medewerker moet NAW-gegevens kunnen aanpassen en abonnementen kunnen inzien
- Een vrijwilligerscoördinator wil de skills, voorkeuren en ingeplande taken zien
- Een panelbeheerder wil informatie zien over beroep, gezinssituatie en interesses
Dezelfde relatie kan in meerdere weergaven bekeken worden. Iemand kan bijvoorbeeld én donor zijn én vrijwilliger.
Medewerkers met meerdere rollen kunnen eenvoudig tussen weergaven schakelen. Zo werk je overzichtelijk: in elke weergave zie je alleen de velden die je op dat moment nodig hebt.
Met weergaven en relatieformulieren regel je dit.
Maak een weergave voor elk type gebruiker
Een weergave is een (gefilterde) lijst met relaties. Je bepaalt welke relaties erin staan en wie de weergave mag zien. Alle relatielijsten die vervolgens in een weergave worden gemaakt zijn alleen zichtbaar voor deze gebruikers.
Voorbeeld: Je maakt een weergave 'Belteam' met alleen relaties die gebeld moeten worden. Medewerkers van het belteam zien alleen deze weergave, niet alle 10.000 relaties in jullie CRM. Ze zien bovendien alleen de gegevens die zij nodig hebben.
Met een weergave regel je:
- Welke relaties iemand ziet (bijvoorbeeld alleen panelleden, of alleen relaties met een openstaande factuur)
- Wie toegang heeft tot deze relaties
- Welke gegevens worden getoond op de relatiekaart
- Op welke eigenschappen een gebruiker kan filteren (bijvoorbeeld gegevens over abonnementen, donaties, facturatie en betrokkenheid bij bijeenkomsten, de online community en journeys)
- Wat iemand mag doen: toevoegen, wijzigen, exporteren, verwijderen
Je kunt meerdere weergaven maken. Een relatie kan in meerdere weergaven voorkomen.
Weergaven kun je inrichten onder CRM > Instellingen > Weergaven.
Relatielijsten binnen een weergave
Binnen een weergave (1) kun je de relaties verder opdelen in lijsten (2). Dit noemen we relatielijsten.
Voorbeeld: In de weergave CRM heb je:
- De lijst 'Alle relaties' (standaard)
- Een lijst 'Nieuwsbrief ontvangers' (eigen lijst)
Zo kun je snel naar een specifieke groep relaties navigeren.
Meer informatie: Relatielijst maken en Relaties filteren
Bepaal met relatieformulieren welke velden je toont
Een weergave maakt gebruik van één of meer relatieformulieren. Door middel van een relatieformulier bepaal je welke gegevens worden getoond op de Relatiekaart en hoe worden ze weergegeven. Een relatiekaart kent 4 gebruikersfuncties:
- Bekijken
- Toevoegen
- Bewerken
- Verwijderen
Het is mogelijk om bij elke gebruikersfunctie in een weergave een ander relatieformulier te kiezen. Op die manier kun je bijvoorbeeld:
- ervoor kiezen om de meest relevante gegevens bovenaan en in het eerste tabblad te plaatsen voor de functie Bekijken (1)
- het invoeren van een nieuwe relatie eenvoudig houden, door alleen de basisgegevens uit te vragen voor de functie Toevoegen (2)
- velden die gebruikers niet mogen wijzigen uit het formulier halen voor de functie Bewerken (3).
Lees hier hoe je een Relatieformulier kunt inrichten.
Bepaal wat gebruikers mogen doen
Binnen een weergave geef je tot slot ook aan van welke functionaliteiten iemand gebruik mag maken. Deze functionaliteiten zijn verdeeld in de volgende 3 secties:
- Acties op de relatiekaart
- Acties bij de relatielijst
- Velden uit andere modules
Acties op de relatiekaart
Onder deze optie geef je aan welke handelingen er uitgevoerd kunnen worden op een individuele relatiekaart. Denk bijvoorbeeld aan 'relatie bewerken', 'relatie printen' of 'samenvoegen met een andere relatie'.
Acties bij de relatielijst
Onder deze optie geef je aan welke handelingen er uitgevoerd mogen worden op een hele relatielijst. Denk dan aan 'exporteren', 'selectie maken' of 'relatie toevoegen'.
Velden uit andere modules
Hier geef je aan welke velden de gebruiker mag gebruiken bij:
- het maken van relatiefilters
- het tonen van gegevens in kolommen van een relatielijst
Bedenk bij al de bovenstaande instellingen goed wie je welke toegang of mogelijkheden geeft. Zorg dat je de inrichting kunt verantwoorden binnen onder andere de richtlijnen van de privacywetgeving (AVG/GDPR).