Dubbele relaties in je CRM: het overkomt elke organisatie. De ene keer meldt iemand zich aan via een formulier. De andere keer voer je zelf een nieuw contact in. En voor je het weet heb je dezelfde persoon er twee keer in staan.
Dat geeft problemen. Bijvoorbeeld: de nieuwsbriefinschrijving staat bij relatie A, maar het lidmaatschap bij relatie B. Of je stuurt een factuur naar een oud adres. Daarom is het belangrijk om regelmatig dubbele relaties samen te voegen tot één.
Procurios helpt je hierbij. Elke nacht controleert het systeem automatisch of er mogelijk dubbele relaties zijn. In dit artikel lees je hoe je deze dubbelen handmatig bekijkt en samenvoegt.
Tip: Je kunt Procurios ook zo instellen dat dubbelen automatisch worden samengevoegd. Lees meer in het artikel automatisch ontdubbelen in CRM.
Ontdubbelen vanaf de relatiekaart
Dubbelen herkennen
Heeft een relatie mogelijke dubbelen? Dan zie je een icoontje naast de naam. Ga met je muis op het icoontje staan om te zien hoeveel mogelijke duplicaten er zijn. Klik erop om ze te bekijken en samen te voegen.
Zelf een relatie samenvoegen
Je kunt ook zelf twee relaties samenvoegen, zelfs zonder dat Procurios ze als dubbel heeft herkend. Klik hiervoor op 'Samenvoegen' in de knoppenbalk bovenaan de relatiekaart. Selecteer vervolgens de relatie waarmee je wilt samenvoegen en klik op 'Ga naar samenvoegen'.
Waar vind je de te ontdubbelen relaties?
Open CRM > Ontdubbelen. Je ziet direct een lijst met de mogelijke dubbelen en hoe Procurios deze heeft ingeschat qua waarschijnlijkheid.
Procurios vindt relaties met overeenkomsten op bijvoorbeeld naam, bankrekening, adres of telefoon. Het systeem geeft een waardering in de vorm van sterren aan ieder paar relaties. Hoe meer sterren, hoe groter de kans dat het paar dezelfde persoon is.
Klik op het aantal bij een waardering om het overzicht te filteren op paren met die waardering.
Filteren: welke relaties wil je ontdubbelen?
Heb je veel dubbele relaties? Dan kun je de lijst filteren. Zo werk je bijvoorbeeld eerst alleen de leden af, of sla je een bepaalde groep over. Je vindt de filteropties aan de rechterzijde van het scherm.
Relatienaam: Zoek op een specifieke naam. Handig als je weet welke relatie je zoekt.
Beperk tot selectie (beide relaties): Toon alleen paren waarbij beide relaties in de gekozen selectie zitten. Gebruik dit als je een specifieke groep wilt opschonen, bijvoorbeeld alleen je actieve leden.
Selectie uitsluiten: Verberg paren waarbij minstens één van de relaties in de gekozen selectie zit. Handig om bepaalde relaties over te slaan, zoals relaties die al gecontroleerd zijn.
Beperk tot selectie (één van beide): Toon paren waarbij minstens één van de twee relaties in de selectie zit. Gebruik dit als je wilt controleren of relaties uit een bepaalde groep ergens anders in je CRM dubbel voorkomen.
Klik op 'Filteren' om het filter toe te passen. Met 'Leegmaken' zet je alle filters weer uit.
Let op: Gebruik je een Selectie? Controleer dan bij de Selectie-eigenschappen of deze automatisch wordt bijgewerkt.
Méér informatie over mogelijke duplicaten
In het overzicht met mogelijke duplicaten zie je aan de rechterkant van elke regel een knopje met een vraagteken. Klik hierop om de voors en tegens voor het samenvoegen te bekijken. Het aantal groene of rode stippen laat zien hoe zwaar elk argument meeweegt.
Hoe werkt het ontdubbelen van relaties?
Achter elke mogelijke dubbele zie je de overeenkomsten en de verschillen.
Hebben twee relaties hetzelfde adres, e-mailadres én naam? Dan is het bijna zeker een dubbele. Is alleen het e-mailadres hetzelfde maar de naam anders? Dan kan het om twee verschillende personen gaan, zoals een echtpaar of ouder en kind.
Is het e-mailadres hetzelfde maar het adres verschillend? Dan kan er een fout zitten in een van de twee relaties.
Samenvoegen
Klik op het samenvoeg-icoon om twee relaties samen te voegen. Je komt dan in een scherm waarin de gegevens van beide relaties naast elkaar staan.
Procurios geeft suggesties voor de samenvoeging: welke gegevens moeten worden behouden? Het ene gegeven komt van de ene relatie, een ander gegeven van de andere relatie. Zo ontstaat een zo compleet mogelijk resultaat.
Controleer de suggesties en pas ze aan waar nodig.
Onderaan het scherm heb je drie opties:
- 'Samenvoegen en terug naar overzicht' Kies dit als je zeker weet dat je kunt samenvoegen.
- 'Samenvoegen en relatie bekijken' Kies dit als je daarna de samengevoegde relatie wilt controleren.
- 'Terug naar overzicht' Kies dit als je twijfelt.
Markeren als uniek
Zijn de twee relaties geen dubbelen? Klik dan op het X-icoon om ze als uniek te markeren. Je krijgt dan een bevestigingsscherm.
Als de relaties inderdaad uniek zijn, klik je op 'Deze relaties zijn uniek...'. Twijfel je? Klik dan op 'Annuleer'. Het paar blijft dan in de lijst staan.
Overzicht samengevoegde relaties
In het menu aan de linkerzijde zie je de optie 'Recent samengevoegd'. Hier vind je een overzicht van recent samengevoegde relatieparen. Je ziet de datum van samenvoeging, welke twee relaties zijn samengevoegd en door wie.
Gebruik je Marketing Automation?
Soms komt een bestaand lid of donateur opnieuw je CRM binnen, bijvoorbeeld via een campagne. Je wilt deze persoon wel bedanken, maar niet uitnodigen voor iets waar hij al aan meedoet. Met de stap 'Wacht op ontdubbelen' voorkom je dat dubbele relaties verkeerde e-mails ontvangen. Lees meer in 'Communicatie naar mogelijk dubbele relaties voorkomen'.