Korte samenvatting:
Het donatieproces in Procurios bestaat uit drie stromen: de basisinrichting (eenmalig), het inrichten van donatieformulieren (per campagne) en het verwerken van binnengekomen donaties (doorlopend). Elke stroom raakt andere producten in het platform.
Werk je bij een goed doel of een organisatie die donaties ontvangt? Dan wil je dat het donatieproces soepel verloopt. Van het moment dat je een campagne bedenkt tot het verwerken van de laatste betaling in je boekhouding.
In Procurios raakt het donatieproces meerdere producten. Dat kan overweldigend voelen. Dit artikel geeft je een overzicht van het hele proces, zodat je weet welke stappen je moet doorlopen en waar je die vindt.
Wil je eerst begrijpen hoe fondsen, campagnes, acties en donateurstypen zich tot elkaar verhouden?
→ 'Fondsen, campagnes, acties en donateurstypen: wat is het verschil?'
Het donatieproces in drie stromen
Stroom 1: Basisinrichting (eenmalig)
Voordat je je eerste donatieformulier kunt maken, moet je een aantal zaken eenmalig instellen. Dit zijn instellingen die je daarna voor al je donatieformulieren kunt gebruiken.
Fondsen inrichten (Donations)
Maak de fondsen aan waaraan donaties gekoppeld worden. Een fonds bepaalt op welke grootboekrekening de donatie terechtkomt in je boekhouding.
→ Lees meer in het artikel: 'Fondsen inrichten'
Online betaalmethodes koppelen (Finance)
Om online betalingen te kunnen ontvangen, moet je eerst een koppeling maken met je betaaldienstverlener (PSP). Via deze koppeling kun je betaalmethodes aanbieden zoals iDEAL/Wero, Bancontact of creditcard. Dit doe je eenmalig in Finance.
→ Lees meer in het artikel: 'Getting started met online betaalmethodes'
Incassant aanmaken (Finance)
Wil je automatische incasso aanbieden? Dan heb je een incassant nodig. Hiervoor sluit je een overeenkomst met je bank en ontvang je een incassant-ID. Dit stel je eenmalig in bij Finance.
→ Lees meer in het artikel: 'Incassanten toevoegen en beheren'
Prenotificaties instellen (Donations)
Bij automatische incasso moet je donateurs vooraf informeren over de afschrijving. Dit heet een prenotificatie. De instellingen hiervoor doe je eenmalig in Donations.
→ Lees meer in het artikel: 'Prenotificeren voor donaties (automatische incasso)'
Stroom 2: Donatieformulier inrichten (per formulier)
Nadat de basisinrichting klaar is, kun je donatieformulieren aanmaken. Sommige organisaties hebben één algemeen formulier. Andere maken regelmatig nieuwe formulieren voor specifieke campagnes. Bij het inrichten van een formulier werk je in meerdere producten:
→ Volg het complete stappenplan in het artikel: 'Donatieformulier inrichten: het stappenplan'
Donations: bedragsets en configuratieset instellen
Stel de bedragsets en een configuratieset in. In de configuratieset koppel je het fonds, de betaalmethodes en de incassant aan elkaar.
CRM: registratieformulier maken
In het CRM maak je een registratieformulier aan. Dit formulier bepaalt welke velden de donateur te zien krijgt, zoals naam, e-mailadres en de donatievelden.
Engagement (optioneel): campagne en actie aanmaken
Wil je kunnen registreren hoe donateurs bij je formulier zijn terechtgekomen? Maak dan een campagne en actie aan. Je kunt vervolgens met actiecodes in de URL bijhouden via welk kanaal een donatie binnenkomt.
→ 'Campagnes opzetten en impact meten'
→ 'Actie koppelen aan een formulier'
CMS: formulier publiceren op je website
Tot slot publiceer je het donatieformulier op een pagina in je CMS. Je koppelt hier alles aan elkaar: de configuratieset, het registratieformulier, de succes- en foutpagina's en eventueel de actie.
→ 'Donatieformulier publiceren op je website'
Naast het standaard donatieformulier kun je ook een snel-donatieformulier opzetten met een gepersonaliseerde QR-code, bijvoorbeeld voor een direct mail campagne. Dat proces werkt anders.
→ 'Direct Mail Campagne met gepersonaliseerde QR-code voor online donatie'
Stroom 3: Verwerken van binnengekomen donaties (doorlopend)
Nadat een donateur het formulier heeft ingevuld en de betaling heeft afgerond, gebeurt er automatisch het volgende:
- Er wordt een relatie aangemaakt in het CRM. Bestaat de relatie al? Dan wordt deze (afhankelijk van je instellingen) automatisch samengevoegd.
- Afhankelijk van je keuzes wordt een bevestigingsmail verstuurd of een bedank-journey gestart via Marketing Automation.
- Bij een directe online betaling (zoals iDEAL/Wero of Bancontact) wordt de donatie direct geregistreerd in Donations.
- Bij automatische incasso wordt een toezegging aangemaakt met een incasso-afspraak. De donateur ontvangt een prenotificatiemail voordat het bedrag wordt afgeschreven.
Handmatige verwerking
- In Finance verstuur je incasso-batches en lees je bankbestanden in.
- In Donations controleer je openstaande toezeggingen en koppel je betalingen aan fondsen en acties.
- In Finance exporteer je de gegevens naar je boekhouding.
Hoe gebruik je dit overzicht?
Ga je voor het eerst aan de slag met donaties?
Begin dan bij stroom 1 (basisinrichting). Zodra die klaar is, hoef je die stappen niet meer te herhalen.
Wil je een nieuw donatieformulier inrichten?
Ga naar stroom 2 en volg het stappenplan.
Wil je weten hoe je binnengekomen donaties verwerkt?
Kijk bij de artikelen over toezeggingen, incasso's en het fondsdashboard in de categorieën Donations en Finance.