Korte samenvatting:
Het donatieproces in Procurios bestaat uit drie stromen: de basisinrichting (eenmalig), het inrichten van donatieformulieren (per campagne) en het verwerken van binnengekomen donaties (doorlopend). Elke stroom raakt andere producten in het platform.
Werk je bij een goed doel of een organisatie die donaties ontvangt? Dan wil je dat het donatieproces soepel verloopt. Van het moment dat je een campagne bedenkt tot het verwerken van de laatste betaling in je boekhouding.
In Procurios raakt het donatieproces meerdere producten. Dat kan overweldigend voelen. Dit artikel geeft je een overzicht van het hele proces, zodat je weet welke stappen je moet doorlopen en waar je die vindt.
Wil je eerst begrijpen hoe fondsen, campagnes, acties en donateurstypen zich tot elkaar verhouden?
→ 'Fondsen, campagnes, acties en donateurstypen: wat is het verschil?'
Het donatieproces in drie stromen
Stroom 1: Basisinrichting (eenmalig)
Voordat je je eerste donatieformulier kunt maken, moet je een aantal zaken eenmalig instellen. Dit zijn instellingen die je daarna voor al je donatieformulieren kunt gebruiken.
Fondsen inrichten (Donations)
Maak de fondsen aan waaraan donaties gekoppeld worden. Een fonds bepaalt op welke grootboekrekening de donatie terechtkomt in je boekhouding.
→ Lees meer in het artikel: 'Fondsen inrichten'
Online betaalmethodes koppelen (Finance)
Om online betalingen te kunnen ontvangen, moet je eerst een koppeling maken met je betaaldienstverlener (PSP). Via deze koppeling kun je betaalmethodes aanbieden zoals iDEAL/Wero, Bancontact of creditcard. Dit doe je eenmalig in Finance.
→ Lees meer in het artikel: 'Getting started met online betaalmethodes'
Incassant aanmaken (Finance)
Wil je automatische incasso aanbieden? Dan heb je een incassant nodig. Hiervoor sluit je een overeenkomst met je bank en ontvang je een incassant-ID. Dit stel je eenmalig in bij Finance.
→ Lees meer in het artikel: 'Incassanten toevoegen en beheren'
Prenotificaties instellen (Donations)
Bij automatische incasso moet je donateurs vooraf informeren over de afschrijving. Dit heet een prenotificatie. De instellingen hiervoor doe je eenmalig in Donations.
→ Lees meer in het artikel: 'Prenotificaties instellen voor donaties'
Fiscaal attest instellen (Donations)
Ontvang je donaties van Belgische donateurs? Dan kun je een fiscaal attest genereren. Stel de instellingen hiervoor eenmalig in bij Donations.
→ Lees meer in het artikel: 'Fiscaal attest instellen'
Stroom 2: Donatieformulier inrichten (per formulier/campagne)
Nadat de basisinrichting klaar is, kun je donaties gaan werven. Er zijn twee paden, afhankelijk van hoe je donateurs wilt bereiken.
Donatieformulier inrichten
Richt een online donatieformulier in op je website. Donateurs vinden het formulier zelf, bijvoorbeeld via een knop in het menu of een link in een e-mail. Stel bedragsets en een configuratieset in, maak een registratieformulier en publiceer het formulier op een pagina in het CMS.
Direct mail campagne opzetten
Stuur donateurs een gepersonaliseerde brief met een QR-code en betalingsomschrijving. Stel een doelgroep samen in CRM, richt een apart donatieformulier in, maak een campagne en actie aan, genereer een databestand met betalingskenmerken en stel verwerkingsregels in voor bankoverschrijvingen.
Actieplatform inrichten
Laat ambassadeurs online een eigen actiepagina opzetten waarmee zij donaties werven voor jouw campagne. Richt het actieplatform eenmalig in met formulieren en pagina's, en laat ambassadeurs daarna per campagne een nieuwe actie starten.
Stroom 3: Verwerken van binnengekomen donaties (doorlopend)
Nadat een donateur het formulier heeft ingevuld en de betaling heeft afgerond, begint het verwerkingsproces.
Wat gebeurt er automatisch?
Bij een directe online betaling (zoals iDEAL/Wero of Bancontact) wordt de donatie direct geregistreerd in Donations en gekoppeld aan de relatie.
Bij automatische incasso wordt een toezegging aangemaakt met een incassoafspraak. De donateur ontvangt een prenotificatie per e-mail voordat het bedrag wordt afgeschreven. Donateurs zonder e-mailadres prenotificeer je per post.
Afhankelijk van je instellingen wordt er een bevestigingsmail verstuurd of een bedank-journey gestart via Marketing Automation. Als de relatie al bestaat in het CRM, wordt deze (afhankelijk van je instellingen) automatisch samengevoegd.
→ 'Prenotificaties instellen voor donaties' - E-mailsjablonen en MailMerge-sjabloon inrichten (eenmalig)
→ 'Hoe verstuur ik prenotificaties per post?' - Prenotificaties per post versturen (terugkerend)
Banktransacties verwerken
Bankoverschrijvingen importeer je via een bankafschrift of via een automatische Ponto-koppeling. Procurios verwerkt een deel automatisch op basis van toezeggingen en verwerkingsregels. Wat niet automatisch herkend wordt, verwerk je handmatig.
→ 'Hoe worden bankoverschrijvingen verwerkt als donatie?' - Het volledige verwerkingsproces uitgelegd
→ 'Hoe importeer ik banktransacties?' - Bankafschriften importeren
→ 'Koppeling voor automatische verwerking banktransacties inrichten' - Ponto-koppeling instellen
Donaties en toezeggingen beheren
→ 'Hoe filter ik donaties?' - Donaties filteren, bekijken en exporteren
→ 'Hoe bewerk ik donaties in bulk?' - Fiscaal aftrekbaar of fiscaal jaar aanpassen voor een groep
→ 'Hoe voeg ik handmatig een donatie toe?' - Contante giften, natura en correcties vastleggen
→ 'Hoe maak ik een toezegging aan?' - Toezeggingen aanmaken, wijzigen en beëindigen
→ 'Hoe bewerk ik toezeggingen in bulk?' - Meerdere toezeggingen tegelijk aanpassen
→ 'Hoe controleer ik openstaande toezeggingen?' - Controleren waarom betalingen uitblijven
Rapporteren en boekhouding
Hoe gebruik je dit overzicht?
Begin bij stroom 1 (basisinrichting). Zodra die klaar is, hoef je die stappen niet meer te herhalen.
Ga naar stroom 2. Kies het pad dat bij je campagne past: een online donatieformulier of een direct mail campagne. Mogelijk wil je beide paden combineren.
→ 'Donatieformulier inrichten: het stappenplan'
→ 'Direct mail campagne opzetten: het stappenplan'
Volg het stappenplan voor direct mail. Dit proces loopt parallel aan het donatieformulier-stappenplan en raakt ook CRM en MailMerge.
Kijk bij stroom 3 hierboven.