Korte samenvatting:
Een fonds bepaalt waarvoor het gedoneerde geld bestemd is. Maak fondsen aan via Donations > Fondsen. Geef elk fonds een titel, boekhoudcode en eventueel een transactieomschrijving.
Wanneer iemand doneert aan je organisatie, wil je vastleggen waarvoor het geld bedoeld is. Gaat het naar algemene middelen? Naar noodhulp? Naar een specifiek project? Dat leg je vast met fondsen.
Wat is een fonds?
Een fonds is de bestemming van een donatie. Het vertelt je boekhouder op welke grootboekrekening het bedrag thuishoort. Voorbeelden: 'Algemeen fonds', 'Noodhulpfonds', 'Leeuwenfonds' of 'Onderzoeksfonds'.
Een fonds is niet hetzelfde als een campagne, actie of donateurstype. Elk begrip heeft een eigen rol. Meer hierover lees je in het artikel 'Fondsen, campagnes, acties en donateurstypen: wat is het verschil?'.
Tip: Gebruik fondsen niet om soorten donateurs te onderscheiden. Daar zijn donateurstypen voor. Meer hierover lees je in het artikel 'Donateurstypen inrichten'.
Fonds aanmaken
Ga naar Donations > Fondsen.
- Klik op 'Nieuw fonds'.
- Geef het fonds een duidelijke titel.
- Kies de juiste administratie.
- Vul bij Boekhoudcode het grootboeknummer in dat je gebruikt in je financiële administratie.
- Vul een transactieomschrijving in. Deze tekst verschijnt op het bankafschrift van de donateur.
- Vul eventueel bij Inkomende bank transactie match trefwoorden in waarmee het platform binnenkomende betalingen automatisch aan dit fonds kan koppelen. Zet elk trefwoord op een nieuwe regel.
- Klik op 'Opslaan'.
Stem de boekhoudcode en de fondsnaam af met je boekhouder. Het fonds moet kloppen met hoe je boekhouder het gerapporteerd wilt hebben.
Bied je automatische incasso aan als betaalmethode? Controleer dan of er ook prenotificaties staan ingesteld voor het nieuwe fonds. Meer hierover lees je in het artikel 'Prenotificaties instellen voor donaties'.
Wanneer maak je een nieuw fonds aan?
Maak een nieuw fonds aan als je donaties boekhoudkundig wilt scheiden. Bijvoorbeeld:
- Je organisatie start een nieuw project waarvoor apart gerapporteerd moet worden.
- Je boekhouder wil donaties op een andere grootboekrekening boeken.
- Donateurs moeten op het formulier kunnen kiezen waarvoor ze geven.
Heb je geen behoefte aan boekhoudkundige scheiding? Dan volstaat één algemeen fonds.
Fonds wijzigen
Wil je een bestaand fonds aanpassen? Klik op het bewerkicoon (potlood) rechts naast het fonds in de lijst bij Donations > Fondsen.