Korte samenvatting:
Ga naar een relatielijst in het CRM en klik op 'Filter'. Met het standaardfilter 'Enkele donatie' zoek je relaties die een donatie hebben gedaan. Met rapportagefilters (aangemaakt door een SuperUser) zoek je op cumulatieve donaties, zoals het totaalbedrag of het aantal donaties over een periode. Sla de lijst op om deze te hergebruiken voor mailings, journeys of campagnes.
Je wilt relaties die in de afgelopen 18 maanden drie keer doneerden, uitnodigen om vaste donateur te worden. Of je zoekt alle donateurs die af en toe giften van minstens 1.500 euro geven, omdat je hen wilt betrekken bij een club met grote gevers.
Met de filters in het CRM stel je lijsten samen die passen bij de fondsenwervingsstrategie van jouw organisatie. Die lijsten kun je vervolgens gebruiken voor:
De relatielijsten in het CRM van Procurios zijn te gebruiken voor veel verschillende doeleinden:
- Een selectie voor een direct mail of digitale mailing
- Een trigger voor een Marketing Automation-journey
- Segmentatie van doelgroepen (major donors, middle donors, incidentele gevers)
- Toegang tot kennisartikelen, een community of een bijeenkomst
- Beschikbaarheid van goedkopere of gratis tickets voor een relatiebijeenkomst
Er zijn twee soorten filters: het standaardfilter 'Enkele donatie' en de rapportagefilters voor cumulatieve donaties.
1. Enkele donatie
Met het filter 'Enkele donatie' zoek je alle relaties die een donatie hebben gedaan. Je kunt dit filter specifieker maken met subfilters:
- Welke actie leidde tot de donatie
Iedereen die een gift gaf via de landingspagina die werd gecommuniceerd in een radiocommercial - Welke campagne leidde tot de donatie
Iedereen die gaf via een actie die gekoppeld was aan een specifieke wervingscampagne (of het nu de radiocommercial was of een post op Facebook) - Op welke moment de donatie gedaan werd
Iedereen met een gift in het huidige jaar - Welk bedrag de donatie had
Iedereen met een gift van minimaal 250 euro - In welk fiscaal jaar de donatie gedaan werd
Iedereen met een gift in het fiscale jaar 2024 - Aan welk fonds de donatie gegeven werd
Iedereen met een donatie in het fonds 'Betere leefgebieden voor leeuwen' - Of de donatie anoniem was
Iedereen met/zonder anonieme gift (omdat je de gegevens van deze relaties niet wil delen met de actievoerder of projectleider van het fonds) - Of de donatie fiscaal aftrekbaar was
Iedereen met een fiscaal aftrekbare gift - Of de donatie het kenmerk periodiek heeft
Iedereen met periodieke giften (op basis van een structurele toezegging) - Aan welk thema de gift verbonden werd
Iedereen die gaf naar aanleiding van een actie die de invalshoek 'dierenwelzijn' had - Van welk type de gift was
Iedereen die online doneerde, iedereen die via incasso doneerde, iedereen die met behulp van een betalingskenmerk doneerde, etc. - Via welk wervingskanaal de gift gegeven werd
Iedereen die gaf naar aanleiding van een bijsluiter bij een magazine
Voorbeeld: Alle donateurs van vorig jaar
Je wilt iedereen die in het vorige kalenderjaar minimaal n keer heeft gedoneerd een jaarverslag toesturen.
- Ga naar het CRM en klik op een relatielijst naar keuze, bijvoorbeeld de lijst met Alle relaties van de Weergave 'CRM'.
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe'
- Typ 'Enkele donatie' om het filter snel te vinden of scroll in de lijst met beschikbare filters naar 'Enkele donatie' onder het kopje fondsenwerving
- Selecteer 'heeft een donatie'
- Klik op 'Maak een nieuwe' om het zoekfilter te specificeren
- Selecteer 'donatiedatum' of 'fiscaal jaar'
Bij Donatiedatum selecteer je 'vorig jaar' - Bij 'fiscaal jaar' typ je het jaartal in waarin de gift gedaan moet zijn - Klik op 'Pas filter toe'
Je ziet nu alle relaties die aan de criteria voldoen. Je kunt de lijst opslaan, een selectie maken of een mailmerge aanmaken.
Oei, je lijst is best wel groot. Dat is een goed teken, want er zijn veel mensen betrokken bij je doel. Het zou echter ook veel papier en verzendkosten betekenen wanneer je het jaarverslag fysiek verstuurt. Misschien kun je de doelgroep iets verkleinen? Bijvoorbeeld door verslag alleen fysiek te sturen naar mensen die in het afgelopen jaar in totaal meer dan 60 euro doneerden. Zo voorkom je dat je (meer dan) 100% van de gift aan overhead/werving besteedt.
2. Rapportagefilters voor cumulatieve donaties
Het filter 'Enkele donatie' kijkt naar individuele donaties. Maar soms wil je filteren op het totaal: alle donateurs die in een jaar in totaal meer dan 60 euro doneerden, inclusief mensen die maandelijks 5 euro geven. Daarvoor gebruik je rapportagefilters.
Rapportagefilters worden aangemaakt door een SuperUser in Donations > Instellingen > Rapportages. Meer hierover lees je in het artikel: 'Rapportagefilters voor donatiegedrag inrichten'.
Zodra een rapportagefilter is aangemaakt, verschijnt het als filteroptie in het CRM. Je gebruikt het op dezelfde manier als andere relatiefilters.
Voorbeeld: Donateurs die minimaal 60 euro doneerden
Je wilt het jaarverslag alleen sturen naar donateurs die in het vorige jaar in totaal meer dan 60 euro doneerden. Zo voorkom je dat je meer aan verzendkosten besteedt dan de donatie waard was.
Voorwaarde: een SuperUser heeft het rapportagefilter 'Een of meerdere donaties' aangemaakt.
- Ga naar een relatielijst in het CRM
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe' en zoek 'Fiscaal aftrekbare giften'
- Selecteer het filter en kies het huidige fiscale jaar
Je ziet nu alle relaties die in totaal meer dan 60 euro doneerden in het gekozen jaar.
Tip: Lees meer over het versturen van een direct mail in het stappenplan: 'Direct mail campagne opzetten'
Tip: Draai dezelfde zoekopdracht om met 'kleiner dan 60' euro. Die groep kun je het jaarverslag per e-mail sturen in plaats van per post.
Voorbeeld: Bijna fiscaal aftrekbaar (België)
Net voor het einde van het fiscale jaar wil je donateurs die tussen de 35 en 40 euro gaven aanmoedigen om een extra gift te doen, zodat ze voldoen aan de criteria voor een fiscaal attest.
Belgische donateurs die meer dan 40 euro gaven aan een erkende instelling, ontvangen hiervoor een fiscaal attest. Daarmee kunnen zij belastingvermindering vragen bij de aangifte voor de inkomstenbelasting.
Voorwaarde: een SuperUser heeft het rapportagefilter 'Fiscaal aftrekbare giften' aangemaakt (met het criterium 'Fiscaal aftrekbaar: Ja').
- Ga naar een relatielijst in het CRM
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe' en zoek 'Fiscaal aftrekbare giften'
- Selecteer het filter en kies het huidige fiscale jaar
- Klik op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte en selecteer 'Totaalbedrag'
- Kies 'groter of gelijk aan'
- Vul '35' in
- Klik nogmaals op 'Maak een nieuwe' en selecteer opnieuw 'Totaalbedrag'
- Kies 'kleiner dan'
- Vul '40' in
- Klik op 'Pas filter toe'
Je ziet nu alle donateurs die tussen de 35 en 40 euro aan fiscaal aftrekbare giften hebben gedaan. Deze kun je benaderen met een verzoek om een extra gift.
Voorbeeld: Incidentele gevers omzetten naar structureel
Je wilt alle relaties die in de afgelopen 18 maanden drie keer of vaker doneerden aan een specifiek fonds, maar nog geen periodieke toezegging hebben, uitnodigen om structureel donateur te worden.
Voorwaarde: een SuperUser heeft het rapportagefilter 'Giften fonds X' aangemaakt (met criteria fonds).
- Ga naar een relatielijst in het CRM
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe' en zoek 'Giften fonds X'
- Selecteer het filter en kies 'In de laatste 18 maanden'
- Klik op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte
- Selecteer 'Aantal donaties'
- Kies 'groter of gelijk aan' en vul '3' in
- Klik op 'Maak een nieuwe' en kies 'Tenminste één van de volgende regels is waar'
- Klik binnen het nieuw verschenen donkerblauwe blok op 'Maak een nieuwe' en kies 'Toezegging'
- Kies 'heeft geen toezegging'
- Klik in het donkerblauwe blok opnieuw 'Maak een nieuwe' en kies opnieuw 'Toezegging'
- Kies 'heeft een toezegging'
- Klik op 'maak een nieuwe' onder het zojuist gekozen filter en kies 'Frequentie'
- Kies voor 'is niet gelijk aan'
- Kies 'jaarlijks'
- Herhaal stap 13 t/m 15 voor iedere frequentie behalve 'Eenmalige toezeggingen'
- Klik op 'Pas filter toe'
Je ziet nu alle donateurs die drie keer of vaker incidenteel hebben gedoneerd in de afgelopen 18 maanden, maar geen structurele toezegging hebben.
Voorbeeld: Grote gevers via kerstcampagne
Je wilt donateurs opvolgen die minimaal twee keer meer dan 250 euro doneerden via een e-mailjourney tijdens de kerstcampagne.
Voorwaarde: een SuperUser heeft het rapportagefilter 'Grote giften via kerstcampagne (Marketing Automation)' aangemaakt (met criteria campagne, wervingskanaal en minimumbedrag).
- Ga naar een relatielijst in het CRM
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe' en zoek 'Grote giften via kerstcampagne (Marketing Automation)'
- Klik op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte en selecteer 'Aantal donaties'
- Kies 'groter of gelijk aan'
- Vul '2' in
- Klik op 'Pas filter toe'
Je ziet nu alle donateurs die minimaal twee keer meer dan 250 euro doneerden via de kerstcampagne.
Lijst opslaan en gebruiken
Heb je een bruikbare lijst samengesteld? Sla de lijst op zodat je hem later opnieuw kunt gebruiken of kunt delen met collega's. Meer hierover lees je in het artikel: 'Een gefilterde relatielijst opslaan en instellen'
Met de opgeslagen lijst kun je vervolgens:
- Een selectie/databestand maken voor een direct mail campagne
- Een mailmerge aanmaken
- Een Marketing Automation-journey triggeren
- De lijst beschikbaar maken als toegangscriterium
Verwante artikelen
- 'Rapportagefilters voor donatiegedrag inrichten' - Rapportagefilters aanmaken (SuperUser)
- 'Databestand aanmaken voor direct mail' - Een bestand met betalingskenmerken en persoonlijke betaallinks (voor een qr-code) maken
- 'Hoe filter ik relaties op basis van toezegging?' - Filteren op actieve toezeggingen
- 'Een gefilterde relatielijst opslaan en instellen' - Relatielijsten opslaan en delen
- 'Eigenschappen maken op basis van filterregels'- Toon op relatiekaarten in één oogopslag de 'Financiële betrokkenheid' van een relatie. Met opties als Actieve donateur, Vaste donateur, Slapende donateur en Grote donateur. Je collega's kunnen hierna ng makkelijker filteren.
- 'Een nieuwe journey maken' Marketing Automation-journeys aanmaken