Korte samenvatting:
Om een donatieformulier live te zetten, doorloop je vijf stappen: (1) kies of maak een fonds aan, (2) stel bedragsets en een configuratieset in, (3) richt een registratieformulier in met de juiste velden, (4) maak eventueel een campagne en actie aan in Engagement en (5) publiceer het formulier in het CMS en koppel alles aan elkaar.
Je organisatie wil online donaties ontvangen. Daarvoor moet je een donatieformulier inrichten en publiceren op je website. Dat klinkt eenvoudig, maar het raakt meerdere producten in Procurios. Je moet op verschillende plekken instellingen doen.
Dit artikel legt de volgorde uit en geeft je bij elke stap een korte toelichting. Voor de details verwijzen we naar aparte artikelen.
Voordat je begint
Zorg dat de basisinrichting is afgerond. Denk aan de koppeling met je betaaldienstverlener (PSP) en eventueel de incassant voor automatische incasso.
Zorg daarnaast dat je het volgende bij de hand hebt:
- De bedragen die je wilt aanbieden aan donateurs (bijvoorbeeld €5, €10, €25)
- De betalingsfrequenties die je wilt aanbieden (eenmalig, maandelijks, jaarlijks)
- De betaalmethodes die je wilt gebruiken (online bankbetaling, automatische incasso, overschrijving)
De stappen
Stap 1: Fonds kiezen of aanmaken
Controleer of het fonds waar de donaties naartoe moeten al bestaat. Zo niet, maak er een aan. Het fonds bepaalt op welke grootboekrekening de donatie terechtkomt in je boekhouding.
- Ga naar Donations > Fondsen.
- Controleer of het gewenste fonds er al bij staat.
- Staat het er niet bij? Klik op 'Nieuw fonds' en maak het aan.
Lees meer in het artikel 'Fondsen inrichten'.
Stap 2: Bedragsets en configuratieset instellen in Donations
Stel nu in welke bedragen een donateur kan kiezen en hoe de betaling verloopt.
- Bedragsets: controleer of de gewenste bedragsets al bestaan. Zo niet, maak voor elke betalingsfrequentie een aparte bedragset aan.
- Configuratieset: controleer of je een bestaande configuratieset kunt hergebruiken. Zo niet, maak een nieuwe aan. In de configuratieset koppel je het fonds, de betaalmethodes en de incassant aan elkaar.
Lees de stappen in detail in de artikelen 'Bedragsets instellen' en 'Configuratieset aanmaken'.
Stap 3: Registratieformulier inrichten in CRM
Het registratieformulier bepaalt welke velden de donateur te zien krijgt. Denk aan naam en e-mailadres, maar ook donatievelden zoals bedragsets en betaalmethode.
- Ga naar CRM > Profiel & Registratie > Registratieformulieren.
- Maak een nieuw registratieformulier aan (of pas een bestaand formulier aan).
- Deel het formulier eventueel op in pagina's.
- Voeg de gewenste relatievelden toe (naam, e-mail, adres).
- Voeg de donatievelden toe: bedragset(s), toezeggingsfrequentie, betaalmethode.
Bied je meerdere frequenties aan? Voeg dan het veld 'Toezeggingsfrequentie' toe. Bied je meerdere fondsen aan? Voeg dan het veld 'Fonds' toe.
Lees meer in het artikel 'Registratieformulier inrichten voor donaties'.
Stap 4 (optioneel): Campagne en actie aanmaken in Engagement
Wil je kunnen registreren hoe donateurs bij je formulier zijn terechtgekomen? Maak dan een campagne en actie aan in Engagement. Je kunt vervolgens met verschillende actiecodes in de URL naar je donatiepagina verwijzen. Die actiecode wordt automatisch gekoppeld aan de donatie. Heb je daar geen behoefte aan, dan kun je deze stap overslaan.
- Ga naar Engagement > Campagnes.
- Maak een nieuwe campagne aan of kies een bestaande campagne.
- Voeg een of meerdere acties toe aan de campagne.
- Kies bij iedere actie het juiste wervingskanaal.
Meer informatie over campagnes en acties vind je in de Engagement-artikelen: 'Campagnes opzetten en impact meten' en 'Actie koppelen aan een formulier'.
Stap 5: Donatieformulier publiceren in CMS
Nu maak je het formulier zichtbaar op je website en koppel je alles aan elkaar. Je richt hiervoor drie pagina's in het CMS in:
- Bedankpagina: de pagina die de donateur ziet na een geslaagde donatie.
- Betaling-mislukt-pagina: de pagina die verschijnt als de betaling niet lukt.
- Donatiepagina: de pagina met het donatieformulier erop.
Maak eerst de bedank- en betaling-mislukt-pagina aan. Maak daarna de donatiepagina aan en voeg een artikel toe van het type 'Donatieformulier'. In dat artikel koppel je:
- De configuratieset
- Het registratieformulier
- De bedank- en betaling-mislukt-pagina
- Eventueel de actie uit stap 4
Test het formulier voordat je het vindbaar maakt voor bezoekers. Doe een testdonatie en controleer of de bedragen, betaalmethodes, bevestigingsmails en succes- en foutpagina's correct werken.
Lees de stappen in het artikel 'Donatieformulier publiceren op je website'.
Wat gebeurt er na een donatie?
Zodra een donateur het formulier invult en de betaling afrondt, gebeuren er automatisch een aantal dingen:
- Er wordt een relatie aangemaakt in het CRM. Bestaat de relatie al? Dan wordt deze (afhankelijk van je instellingen) automatisch samengevoegd.
- Afhankelijk van je keuzes wordt een bevestigingsmail verstuurd of een bedank-journey gestart via Marketing Automation.
- Bij een directe online betaling (zoals iDEAL/Wero of Bancontact) wordt de donatie direct geregistreerd in Donations.
- Bij automatische incasso wordt een toezegging aangemaakt met een incasso-afspraak. De donateur ontvangt direct een prenotificatiemail over de aanstaande incasso.